Personaliza las facturas que se envían desde Cobot a tus miembros.
Para personalizar tus facturas, ve a Configuración « Configuración de facturación. Cualquier detalle que añadas a esta sección aparecerá en las facturas que envíes a tus miembros o en cualquier factura de formato libre que crees.
Esta guía explica a qué se refieren los campos de esta sección:
Dirección del remitente de la factura
Añade los datos de facturación y el logotipo de tu empresa. Esto aparecerá en la parte superior de la factura.
💡 CONSEJO PROFESIONAL
Si también quieres añadir información adicional, como el NIF de tu empresa, añádelo al campo Dirección.
Formato de la factura
Por defecto, Cobot iniciará tu secuencia de facturación en el número 1:
La secuencia numérica seguirá su curso, de modo que la siguiente factura que crees será la factura 2 y luego la 3 y así sucesivamente.
Puedes ser creativo y cambiar este formato por el que quieras. Tal vez te gustaría que el nombre de tu espacio y el año aparecieran antes del número de factura. Aquí tienes un ejemplo de cómo quedaría:
Si no empiezas por el número 1, puedes comenzar tu facturación en Cobot con la misma secuencia que utilizas en otro programa. De esta forma, tu contabilidad será fluida.
Consulta la explicación de este campo en Cobot para más detalles sobre cómo hacerlo.
También puedes añadir un texto de factura. Aparecerá en la parte inferior de tus facturas, por lo que es un buen lugar para añadir un agradecimiento, tu correo electrónico o tus condiciones de pago.
Configuración de la factura
Para configurar tus nombres y tipos impositivos, ve a Configuración » Básico » Pagos.
Tipo de impuesto sobre el valor que cobras a tus miembros (p. ej., IVA)
NO aparecerá en tus facturas como tipo impositivo. Este campo es por si quieres recopilar la información del NIF de tus miembros.
Por ejemplo, en Alemania, cada persona tiene un número de identificación fiscal llamado Steuer-ID. Así que en este campo pondrías «Steuer-ID» .
Puedes elegir que este campo aparezca en tu formulario de registro activando «Mostrar NIF en el registro de miembros» en Personalizar » Funciones » Registro.
Si se proporciona, este número estará en el perfil del miembro y aparecerá en sus facturas.
Fecha de factura predeterminada
Este es el día del mes que el sistema utilizará por defecto cuando un miembro se registre (ya sea a través de la Página de Registro o manualmente por ti). Lo puedes configurar en Configurar » Configuración de facturación. Si estableces el valor en 1, se facturará a tus miembros el día 1 de cada mes. Su primera factura se prorrateará desde el día de alta hasta el día 1 del mes siguiente.
Nota: el ajuste de esta configuración no afecta a los miembros existentes. Si quieres cambiar el día de facturación predeterminado para tus miembros, puedes ejecutar un cambio de plan masivo para estos miembros a un nuevo plan con una nueva fecha de facturación que coincida con el día de facturación predeterminado.
Generar y enviar facturas:
Si añades un número a este campo, las facturas se generarán y enviarán el número de días indicado antes de la fecha de facturación.
Por ejemplo, si añades un 5 aquí, todas las facturas de tus miembros se enviarán 5 días antes de su fecha de facturación. NO se les cobrará.
Cuando se produzcan cambios, como que el miembro cancele una reserva que de otro modo se le habría cobrado, la factura NO se actualizará automáticamente entre la fecha en que se envía la vista previa de la factura y la fecha en que debe cobrarse. NO se enviará una factura anticipada adicional con los cambios.
Los cargos añadidos entre la vista previa de la factura y la factura real en la que se cobra al miembro se añadirán al siguiente ciclo de facturación de los miembros.
Si un miembro se inscribe entre la fecha de factura anticipada y la primera fecha de factura periódica, no recibirá una factura anticipada.
Por ejemplo: si tu fecha de facturación por defecto es el día 1 y quieres generar y enviar facturas con 5 días de antelación, cualquiera que se inscriba menos de 5 días antes del día 1 no recibirá una factura anticipada.
Los miembros que no tengan una cuenta activa, como los que se hayan inscrito, pero tengan una fecha de inicio en el futuro, no recibirán una factura anticipada. Sólo los miembros con cuentas activas recibirán una.
Por defecto, tus miembros pueden ver sus facturas a través de su portal de miembros. Si quieres ocultarlas, marca «Ocultar facturas a los miembros».
A los miembros NO se les envían facturas por correo electrónico, a menos que indiques que deseas que esto ocurra. Para ello, marca la casilla «Enviar facturas por correo electrónico». Una vez activada, todas las facturas creadas automáticamente, como las generadas en ciclos de facturación recurrentes, se enviarán por correo electrónico a tus miembros inmediatamente después de generarse.
Las facturas de formato libre o las facturas creadas antes de la fecha de facturación periódica de tus miembros NO se enviarán automáticamente por correo electrónico a tus miembros. Una vez creadas, da el paso adicional de hacer clic en «enviar».
Crear una nueva factura
Puedes crear facturas para tus colaboradores en cualquier momento yendo a Gestionar « Facturas y haciendo clic en el botón Nueva factura.
Ver las facturas de tus miembros
Para ver una lista de facturas de un miembro concreto, ve a su perfil de miembro y haz clic en Facturas anteriores en el menú desplegable Facturación.
Próximo Paso
Aquí te explicamos cómo configurar tus formas de pago.
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