Para personalizar tus facturas, ve a Configuración » Configuración de facturación. Cualquier detalle que añadas en esta sección aparecerá en las facturas enviadas a tus miembros o en cualquier factura de formato libre que crees.
Dirección del remitente de la factura:
Añade los datos de facturación de tu empresa y tu logotipo. Esto aparecerá en la parte superior de la factura.
Sugerencia: Si también deseas añadir información adicional, como el número de identificación fiscal de tu empresa, añádelo al campo Dirección.
Formato de la factura:
Por defecto, Cobot iniciará tu secuencia de facturación en el número 1:
La secuencia numérica seguirá su curso, por lo que la siguiente factura que crees será la factura 2 y luego la 3 y así sucesivamente.
Puedes ser creativ@ y cambiar este formato a lo que quieras. Tal vez quieras que el nombre de tu espacio y el año aparezcan antes del número de la factura. Este es un ejemplo de cómo quedaría:
Si no empiezas por el número 1, puedes comenzar tu facturación en Cobot con la misma secuencia que estás utilizando en otro programa. De esta manera, tu contabilidad será fluida.
Consulta la explicación de este campo en Cobot para saber cómo hacerlo.
También puedes añadir un texto de factura. Esto aparecerá en la parte inferior de tus facturas, por lo que es un gran lugar para añadir un agradecimiento, tu correo electrónico, o tus condiciones de pago.
Configuración de la factura:
Campo Impuesto sobre el valor:
Añade en este campo el nombre del impuesto sobre el valor que vas a cobrar a tus miembros.
Por ejemplo, "IVA" en Alemania o "Impuesto sobre las ventas" en Estados Unidos. Puedes establecer el tipo de impuesto en Configuración » Básico » Pagos » Tipo impositivo.
Si tienes varios tipos impositivos, como el "GST" y el "PST" en Canadá, ponte en contacto con el servicio de asistencia técnica y lo añadiremos por ti Los tipos impositivos adicionales se añadirán automáticamente a tus facturas.
Campo de identificación fiscal para l@s miembros:
Esto NO aparecerá en tus facturas como una tasa de impuestos. Este campo es por si quieres recoger la información de identificación fiscal de tus miembros.
Por ejemplo, en Alemania, cada individuo tiene un número de identificación fiscal llamado Steuer-ID. Por lo tanto, en este campo deberás poner "Steuer-ID".
Puedes elegir que este campo aparezca en tu formulario de registro activando "Mostrar identificador fiscal al registrarse como miembro" en Personalizar » Funciones » Registro.
Si se proporciona, este número estará en el perfil del miembro y aparecerá en sus facturas.
Fecha de factura predeterminada:
Este es el día del mes que el sistema tomará por defecto cuando un miembro se registre (ya sea a través de la página de registro o manualmente por ti). Si estableces el valor 1, l@s miembros serán facturad@s el día 1 de cada mes. Su primera factura se prorrateará desde el día de la inscripción hasta el día 1 del mes siguiente.
Generar y enviar facturas:
Añadiendo un número a este campo, las facturas se generan y se envían el número de días indicado antes de su vencimiento.
Por ejemplo, si añades un 5 aquí, todas las facturas de l@s miembros se enviarán 5 días antes de su vencimiento. NO se cobrarán.
Cuando se realicen cambios, como por ejemplo que el miembro cancele una reserva que se le habría cobrado, la factura se actualizará automáticamente entre la fecha de envío de la vista previa de la factura y la fecha en la que se debe cobrar. NO se enviará una factura anticipada adicional con los cambios.
Si un miembro se inscribe entre la fecha de la factura anticipada y la primera fecha de la factura periódica, no recibirá una factura anticipada.
Por ejemplo: si tu fecha de factura predeterminada es el día 1 y deseas generar y enviar facturas con 5 días de antelación, cualquier persona que se inscriba menos de 5 días antes del día 1 no recibirá una factura anticipada.
L@s miembros que no tienen una cuenta activa, como l@s que se han registrado, pero tienen una fecha de inicio en el futuro, no recibirán una factura anticipada. Sólo l@s miembros con cuentas activas recibirán una.
Por defecto, l@s miembros pueden ver sus facturas a través de su portal de miembros. Si deseas ocultarlas, marca la opción "Ocultar facturas de l@s miembros".
L@s miembros NO reciben las facturas por correo electrónico, a menos que indiques que deseas hacerlo. Para ello, marca la casilla "Enviar facturas por correo electrónico". Una vez activada, todas las facturas creadas automáticamente, como las generadas en los ciclos de facturación recurrentes, se enviarán por correo electrónico a tus miembros inmediatamente después de generarse.
Consejo profesional: Las facturas de forma libre o las generadas antes de la fecha de facturación periódica de l@s miembros NO se enviarán automáticamente por correo electrónico a tus miembros. Una vez creadas, da el paso adicional de hacer clic en "enviar".
Crear una nueva factura
Puedes crear facturas para tus miembros en cualquier momento yendo a Administrar » Facturas y haciendo clic en el botón Nueva factura:
Ver las facturas de l@s miembros
Para ver una lista de las facturas de un miembro individual, ve a su perfil de miembro y haz clic en Facturas anteriores en el menú desplegable de facturación:
Próximo Paso
Configurar tus métodos de pago