Las facturas desempeñan un papel esencial para mantener tus operaciones espaciales organizadas y transparentes. Proporcionan un registro claro de los cargos, ayudan a mantener prácticas de facturación coherentes y garantizan que tanto tú como tus miembros dispongáis de información financiera precisa y actualizada.
Personalizar tus facturas en Cobot
Todos los ajustes relacionados con las facturas se encuentran en Configuración » Configuración de facturación. Cualquier información que añadas aquí aparecerá en las facturas de los miembros, así como en las facturas de formato libre que crees manualmente.
Dirección del remitente de la factura
Añade los datos de facturación, el número de identificación fiscal y el logotipo de TU empresa en esta sección. Estos datos aparecerán en la parte superior de cada factura.
Cobot rellenará automáticamente los datos del miembro o miembros, por lo que no se rellenarán datos de miembros en esta sección.
Configuración de la factura
Número de identificación fiscal de los miembros.
Este campo no se utiliza para establecer tipos impositivos. En su lugar, se utiliza para recopilar los números de identificación fiscal de tus miembros.
Por ejemplo, en Alemania, todas las personas tienen un Steuer-ID. Para recopilar ese número, debes introducir «Steuer-ID» en este campo. Puedes elegir mostrar este campo en tu formulario de registro en Personalizar » Funciones » Registro. Cuando se proporcione, el número aparecerá en el perfil del miembro y en sus facturas. Para configurar tus nombres y tipos impositivos, ve a Configuración » Básico » Pagos.
Nota Importante: Para tus clientes residentes en España, el número de IVA es obligatorio y estará sujeto a verificación de acuerdo con las regulaciones de VERI*FACTU.
Día de facturación predeterminado
Esta configuración controla el día del mes que Cobot utiliza cuando comienza una nueva suscripción, tanto si el miembro se registra a través de la homepage como si tú creas la suscripción manualmente. Por ejemplo, si el día de facturación predeterminado se establece en 1, a los miembros se les facturará el primer día de cada mes. Tu primera factura se prorrateará desde la fecha de alta hasta la siguiente fecha de facturación.
💡 Cambiar el día de facturación en tu Configuración de facturación no actualiza los días para los miembros existentes.
Si necesitas cambiar el día de facturación de los miembros existentes, ejecuta un cambio masivo de plan a un plan con la fecha de facturación deseada.
Enviar facturas por adelantado
Si añades un número a este campo, Cobot generará y enviará las facturas tantos días antes de su día de facturación.
Por ejemplo, si introduces
5, se enviará a cada miembro una factura 5 días antes de su fecha de facturación. Estas facturas anticipadas son solo previsualizaciones y no se cobra a los miembros en ese momento.
NOTAS IMPORTANTES SOBRE EL ENVÍO DE FACTURAS POR ADELANTADO
Si se producen cambios entre la fecha de la factura anticipada y la fecha de facturación, como una reserva cancelada, la factura de vista previa no se actualizará. Cobot no envía facturas de vista previa adicionales.
Cualquier cargo adicional durante este periodo aparecerá en el siguiente ciclo de facturación.
Los miembros que se unan después de la fecha de la factura anticipada, pero antes de la fecha de facturación, no recibirán una factura anticipada.
Los miembros cuyas cuentas aún no estén activas (por ejemplo, alguien que tenga una fecha de inicio futura) tampoco recibirán facturas anticipadas.
Marcar la factura como atrasada
Cuántos días después de la fecha de facturación se marcarán las facturas como Atrasadas y se habilitarán los recordatorios de pago. Haz clic aquí para obtener más información sobre los recordatorios de pago.
Copiar correos electrónicos de facturas
Envía una copia de cada factura a las direcciones de correo electrónico que introduzcas. Aquí solo deben utilizarse direcciones de correo electrónico de administradores o de gestión de espacios. Si necesitas añadir más de un destinatario, separa cada dirección de correo electrónico con un espacio.
Conmutadores de funciones adicionales
Mejora aún más la configuración de tus facturas activando o desactivando estas funciones opcionales. Haz clic en cualquiera de los enlaces resaltados para obtener más información sobre lo que hace cada función y cómo puede ayudarte en tu flujo de trabajo de facturación.
Personalizar el formato de las facturas
Haz clic aquí para aprender a añadir imágenes, establecer números de factura personalizados e incluir texto personalizado en tus facturas.
Facturación automática
Haz clic aquí para aprender cómo Cobot genera y envía automáticamente facturas recurrentes a tus miembros, lo que garantiza que tu facturación sea coherente, precisa y sin estrés cada mes.
Haz clic aquí para leer cómo Cobot automatiza la facturación para los no-miembros, como los visitantes y los usuarios ocasionales, lo que facilita la gestión de los cargos sin trabajo manual adicional.
Siguiente paso
A continuación te explicamos cómo configurar tus formas de pago.
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