Esta guía te explica cómo configurar tus recursos específicamente para reservas de no-miembros – como turistas, visitantes y otros clientes ocasionales sin membresía recurrente. Cubre los ajustes propios de las Reservas Externas que aparecen una vez activada la función, incluyendo precios para visitantes, disponibilidad, extras de reserva y opciones de aprobación.
Antes de empezar, asegúrate de que las Reservas Externas estén activadas en Calendario » Reservas Externas. Si aún no lo has hecho, consulta Empezar con las Reservas Externas.
¿Qué es un recurso?
Los recursos son los elementos reservables de tu espacio: salas de reuniones, escritorios, espacios para eventos, equipamiento, o cualquier otra cosa que quieras que tus clientes reserven por horas o días.
Antes de poder poner un recurso a disposición de los no-miembros, este debe existir en Cobot. Si aún no has configurado tus recursos, ve a Productos » Recursos » Añadir Recurso para crearlos. Para una guía completa de los ajustes básicos de recursos, consulta Configurar recursos.
Una vez que tus recursos existan y las Reservas Externas estén activas, puedes configurar cada uno específicamente para visitantes.
Personalizar un recurso para visitantes
Ve a Productos » Recursos » Editar para el recurso que quieres hacer reservable públicamente.
Verás un desplegable 'Personalizar para recurso público' debajo de cada campo editable. Estos campos te permiten definir valores específicos para visitantes, completamente independientes de lo que ven tus miembros. Si dejas algún campo en blanco, los visitantes verán la misma configuración que tus miembros.
Los campos que puedes personalizar para visitantes son:
Description: Escribe una descripción del recurso orientada a visitantes. Es tu oportunidad de destacar las comodidades, las instrucciones de acceso, o cualquier información que un visitante novel necesite saber.
Precio: Establece una tarifa por hora diferente para visitantes. Útil si tu tarifa para miembros incluye descuentos del plan que no quieres extender al público general.
Disponibilidad: Restringe los días y horarios en que los visitantes pueden reservar, de forma independiente a tus ventanas de disponibilidad para miembros.
Duración mínima y máxima: Define límites de duración diferentes para las reservas de visitantes.
Pre-reserva: Establece con cuánta antelación deben reservar los visitantes, por separado del plazo para miembros.
Cancelación: Define un período de cancelación específico para visitantes.
Extras: Elige qué extras de reserva están disponibles para los visitantes al finalizar el pago. Consulta la sección de Extras de reserva más abajo.
Publicar un recurso
Una vez que hayas configurado los ajustes para visitantes, activa 'Haz público este recurso' en la parte superior de la página. Esto publica el recurso en tu Homepage y genera una URL de reserva pública.
Cada recurso público tiene su propia URL única, que puedes compartir directamente o incrustar en tu sitio web para que los visitantes lleguen directamente a ese recurso. Para encontrarla, ve a Productos » Recursos » Editar y copia la URL en la parte superior de la página.
Para publicar tu Homepage completa – que muestra todos los recursos públicos activos junto con tus planes de suscripción y los Pases Drop-in – ve a Calendario » Reservas Externas » Homepage y copia la URL principal.
Configurar extras
Los extras de reserva son complementos opcionales que los visitantes pueden seleccionar durante el proceso de pago, como catering, equipamiento audiovisual, tarifa de limpieza, o cualquier servicio adicional. Se añaden automáticamente a la factura del visitante cuando se seleccionan, generando ingresos adicionales para tu espacio.
Crear y organizar extras
Antes de habilitar los extras en un recurso, debes crearlos en Productos » Productos y servicios. También puedes agrupar los extras en categorías, como Alimentos y bebidas, Equipamiento o Limpieza, para mantener organizadas las listas más largas y ofrecer a los visitantes una visión más clara cuando elijan extras. Esto es especialmente útil si ofreces muchos servicios adicionales.
Para obtener más detalles sobre qué son los extras y cómo configurarlos, consulta Configuración de productos y servicios.
Habilitar extras en un recurso
Una vez que tengas los extras creados, ve a Productos » Recursos » Editar recurso y desplázate hacia abajo hasta Extras disponibles en la sección Personalizar para el recurso público. Selecciona los extras que quieres que vean los visitantes al finalizar la compra.
Si aparece «N/A» junto a un extra, significa que no se ha habilitado para reservas externas en la configuración de Productos y servicios. Haz clic en Gestionar productos y servicios para actualizarlo.
Cómo ven y eligen los visitantes los extras
Una vez que se activan los extras en un recurso, los visitantes los ven listados como Servicios opcionales en la página del recurso antes de elegir una fecha y una hora. Esto les permite ver qué complementos están disponibles y planificar según sus necesidades.
Una vez elegida la fecha y la hora, los visitantes seleccionan los extras que desean en un sencillo formulario durante el proceso de pago. Los extras seleccionados se añaden automáticamente a la factura y se cobran al finalizar la reserva.
Personalizar el proceso de aprobación y pago
En la parte inferior de cada página de edición de recursos, encontrarás dos opciones de configuración que te permiten controlar cómo se confirman y se pagan las reservas de visitantes.
Aprobación requerida para las reservas externas
Cuando esta opción está activada, las reservas de los visitantes no se confirman automáticamente.
En su lugar, el visitante ve una pantalla de confirmación pendiente y recibe un correo electrónico indicando que su solicitud está siendo revisada. No se le cobrará nada hasta que apruebes la reserva.
Para aprobar o rechazar reservas pendientes, ve al panel de control de las Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas.
⚠️ Nota importante Si usas Stripe, las autorizaciones de pago caducan después de unos días. Aprueba las reservas pendientes cuanto antes para evitar que la autorización caduque antes de que las confirmes.
Permitir a los visitantes pagar más tarde
Cuando esta opción está activada, los visitantes introducen un método de pago al finalizar la compra, pero no se les cobra de inmediato.
Tú procesas el pago manualmente contra su factura cuando quieras, ya sea antes de su visita o después de que esta haya tenido lugar.
Ambas opciones se configuran por recurso, por lo que puedes aplicar reglas diferentes a los distintos espacios de tu coworking.
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