Esta guía te explica cómo configurar tus recursos específicamente para reservas de no-miembros – como turistas, visitantes y otros clientes ocasionales sin membresía recurrente. Cubre los ajustes propios de las Reservas Externas que aparecen una vez activada la función, incluyendo precios para visitantes, disponibilidad, extras de reserva y opciones de aprobación.
Antes de empezar, asegúrate de que las Reservas Externas estén activadas en Calendario » Reservas Externas. Si aún no lo has hecho, consulta Empezar con las Reservas Externas.
¿Qué es un recurso?
Los recursos son los elementos reservables de tu espacio: salas de reuniones, escritorios, espacios para eventos, equipamiento, o cualquier otra cosa que quieras que tus clientes reserven por horas o días.
Antes de poder poner un recurso a disposición de los no-miembros, este debe existir en Cobot. Si aún no has configurado tus recursos, ve a Productos » Recursos » Añadir Recurso para crearlos. Para una guía completa de los ajustes básicos de recursos, consulta Configurar recursos.
Una vez que tus recursos existan y las Reservas Externas estén activas, puedes configurar cada uno específicamente para visitantes.
Personalizar un recurso para visitantes
Ve a Productos » Recursos » Editar para el recurso que quieres hacer reservable públicamente.
Verás un desplegable 'Personalizar para recurso público' debajo de cada campo editable. Estos campos te permiten definir valores específicos para visitantes, completamente independientes de lo que ven tus miembros. Si dejas algún campo en blanco, los visitantes verán la misma configuración que tus miembros.
Los campos que puedes personalizar para visitantes son:
Description: Escribe una descripción del recurso orientada a visitantes. Es tu oportunidad de destacar las comodidades, las instrucciones de acceso, o cualquier información que un visitante novel necesite saber.
Precio: Establece una tarifa por hora diferente para visitantes. Útil si tu tarifa para miembros incluye descuentos del plan que no quieres extender al público general.
Disponibilidad: Restringe los días y horarios en que los visitantes pueden reservar, de forma independiente a tus ventanas de disponibilidad para miembros.
Duración mínima y máxima: Define límites de duración diferentes para las reservas de visitantes.
Pre-reserva: Establece con cuánta antelación deben reservar los visitantes, por separado del plazo para miembros.
Cancelación: Define un período de cancelación específico para visitantes.
Extras: Elige qué extras de reserva están disponibles para los visitantes al finalizar el pago. Consulta la sección de Extras de reserva más abajo.
Publicar un recurso
Una vez que hayas configurado los ajustes para visitantes, activa 'Haz público' para el recurso. Esto publica el recurso en tu Homepage y genera una URL de reserva pública.
Cada recurso público tiene su propia URL única, que puedes compartir directamente o incrustar en tu sitio web para que los visitantes lleguen directamente a ese recurso. Para encontrarla, ve a Productos » Recursos » Editar y copia la URL en la parte superior de la página.
Para publicar tu Homepage completa – que muestra todos los recursos públicos activos junto con tus planes de suscripción y los Pases Drop-in – ve a Calendario » Reservas Externas » Homepage y copia la URL principal.
Extras opcionales
Los extras de reserva son complementos opcionales que los usuarios pueden seleccionar durante el proceso de pago, como catering, equipo audiovisual o una tarifa de limpieza. Se añaden automáticamente a la factura del visitante cuando se seleccionan.
Antes de habilitar los extras en un recurso, debes crearlos en Productos » Productos y servicios. Para obtener más detalles sobre qué son y cómo configurarlos, consulta Configuración de productos y servicios.
Una vez que tengas los extras, ve a Productos » Recursos » Editar recurso y desplázate hacia abajo hasta Extras disponibles en la sección Personalizar para el recurso público. Selecciona los extras que quieres que vean los visitantes al finalizar la compra.
Si aparece «N/A» junto a un extra, significa que no se ha habilitado para reservas externas en la configuración de Productos y servicios. Haz clic en Gestionar productos y servicios para actualizarlo.
Nota importante: Los extras destinados exclusivamente a uso interno o administrativo no deben habilitarse como extras de reserva.
Cómo ven y eligen los visitantes los extras
Una vez que se activan los extras en un recurso, los visitantes los ven en la lista de Servicios opcionales en la página del recurso antes de elegir una fecha y una hora.
Una vez elegida la fecha y la hora, los visitantes seleccionan los extras que desean en un sencillo formulario durante el proceso de pago. Los extras seleccionados se añaden automáticamente a la factura y se cobran al finalizar la reserva.
Configuración de aprobación y pago de visitantes
En la parte inferior de cada página de edición de recursos, encontrarás dos opciones de configuración para visitantes que te permiten controlar mejor cómo se confirman y se pagan las reservas.
Se requiere aprobación para los visitantes
Cuando esta opción está activada, las reservas de los visitantes no se confirman automáticamente. En su lugar, el visitante ve una pantalla de confirmación pendiente y recibe un correo electrónico en el que se le informa de que su solicitud está siendo revisada. No se le cobrará nada hasta que apruebes la reserva.
Para aprobar o rechazar reservas pendientes, ve al panel de control de las Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas.
Nota Importante: Si usas Stripe, las autorizaciones de pago caducan al cabo de unos días. Aprueba las reservas pendientes cuanto antes para evitar que la autorización caduque antes de que las confirmes.
Permitir a los visitantes pagar más tarde
Cuando esta opción está activada, los visitantes introducen un método de pago al finalizar la compra, pero no se les cobra de inmediato. Tú procesas el pago manualmente según su factura, ya sea antes de su visita o después de que esta haya tenido lugar.
Ambas opciones se configuran por recurso, por lo que puedes aplicar reglas diferentes a los distintos espacios de tu coworking.
Proceso de reservas para visitantes
Los visitantes pueden hacer una reserva fácilmente a través del proceso de pago en varias pantallas.
Este es el proceso de reserva:
Página de resumen: muestra los detalles del recurso, la capacidad y la disponibilidad. Los usuarios eligen la fecha y la hora que prefieran según la disponibilidad que hayas establecido. Pueden buscar por fecha o por recurso.
Visitantes y extras: los visitantes indican el número de invitados y añaden productos o servicios opcionales. El número de invitados se puede ajustar más tarde en el panel de control. Configura los productos en Productos » Productos y servicios.
Formulario de contacto: los visitantes introducen su nombre, correo electrónico y dirección de facturación, y deben aceptar tus Términos y condiciones y tu Política de privacidad (si están disponibles).
Pago – Los visitantes eligen un método de pago de entre los habilitados en Configuración » Formas de pago. La reserva solo se confirma tras hacer clic en Reservar y pagar ahora.
Confirmación – Muestra los detalles de la reserva con instrucciones para que comprueben su correo electrónico.
Las reservas externas se sincronizan con tu calendario de reservas para miembros y aparecen tanto en el panel de control de Reservas Externas como en el Calendario de reservas, claramente diferenciadas de las reservas de tus miembros.
¿Tienes alguna duda? Escríbenos a support@cobot.me.