El panel de reservas externas es tu vista central para gestionar todas las reservas de visitantes en Cobot. Lo encuentras en Calendario » Reservas Externas.
Las reservas de visitantes también aparecen en tu calendario de reservas principal (Calendario » Calendario), con un código de color que las distingue de las reservas de miembros. Pasa el cursor sobre una reserva para ver los datos del visitante, los extras seleccionados y la duración.
1. Crear una reserva externa en nombre de un visitante
Los visitantes pueden reservar por su cuenta desde tu homepage o tus páginas públicas. Pero hay casos en los que te conviene crear tú la reserva:
Consultas por teléfono o en persona – alguien llama o pasa por tu espacio y quiere reservar una sala de reuniones en ese momento.
Tarifas especiales o acuerdos negociados – has pactado con un visitante o socio un precio que no coincide con tu tarifa estándar.
Posibles clientes (leads) – una conversación de ventas termina con un "resérvamelo tú" y quieres cerrarla antes de que cambien de idea.
Visitantes habituales – un socio de negocios local reserva a menudo y prefiere que te encargues tú.
Eventos o reservas grupales – estás organizando la reserva de un taller o evento externo
Para crear la reserva:
Ve a Calendario » Reservas externas y haz clic en Nueva reserva externa.
Elige el recurso, la fecha y la hora.
Añade los datos del visitante o selecciona un contacto existente en el menú desplegable. Su nombre, correo electrónico y dirección de facturación se completan automáticamente.
Añade extras si los necesitas, como catering o equipamiento.
Haz clic en Crear reserva.
Cobot genera la factura y añade la reserva a tu calendario.
💡 Consejo: Selecciona una tarifa personalizada para aplicar un precio único que hayas acordado con el visitante en lugar de tu tarifa estándar.
Crear reservas en el pasado
Puedes crear una reserva con fecha pasada, por ejemplo si alguien ya está en tu espacio y quieres cobrarle una reserva que ya ha empezado. Sigue los mismos pasos y elige la fecha y hora de inicio correspondientes.
⚠️ Importante: Las reservas con fecha pasada no se pueden editar. Revisa todos los datos antes de guardar.
2. Aprobar o rechazar reservas externas
Si has activado Aprobación requerida para las reservas de visitantes en un recurso, las nuevas reservas aparecen en el panel como Pendientes. Desde ahí puedes aprobarlas o rechazarlas, y el visitante recibe un correo electrónico con tu decisión.
⚠️ Importante: Si cobras con Stripe, la autorización del pago caduca a los pocos días. Aprueba las reservas pendientes cuanto antes para que no expire.
3. Editar reservas externas y ofrecer tarifas personalizadas
Una vez hecha la reserva, puedes añadir o quitar extras, cambiar el recurso, actualizar los datos del visitante o modificar el precio. Es útil si el visitante eligió una fecha equivocada, si quieres ofrecerle una sala mejor o si quieres darle una tarifa que no está disponible en tu web.
En el panel de reservas externas, busca la reserva y haz clic en Editar.
Haz los cambios. El resumen de la derecha se actualiza a medida que editas.
Haz clic en Actualizar reserva.
Antes de confirmar, verás un aviso que resume qué va a pasar: si el precio sube o baja, y si se generará una nueva factura o una nota de crédito.
⚠️ Nota Importante: Si cambias un extra de reserva, Cobot aplica el precio que tenía ese extra cuando se hizo la reserva original.
Qué debes saber al editar una reserva
Reservas aprobadas: al hacer clic en Actualizar reserva, Cobot genera una nueva factura o nota de crédito y la envía al visitante por correo electrónico. Si no quieres que se envíe, desactiva Enviar facturas automáticamente por correo electrónico en Calendario » Reservas externas » Configuración de reservas externas.
Cobros y reembolsos: el importe actualizado no se cobra ni se reembolsa automáticamente. Si has activado Stripe o PayPal para reservas externas, el visitante encontrará un enlace de pago en la factura.
Reservas pendientes: editarlas no genera ninguna factura. La factura se envía cuando apruebas la reserva.
Códigos de descuento: los códigos de descuento no se aplican a reservas con precio personalizado.
Reservas pasadas: solo puedes editar reservas futuras, pendientes o aprobadas.
4. Cancelar reservas externas y emitir reembolsos
Para cancelar una reserva futura o pendiente, haz clic en Cancelar. El visitante recibe automáticamente un correo de cancelación.
ℹ️ Nota: El panel te indica si tienes que emitir un reembolso.
Solo puedes reembolsar desde Cobot los pagos hechos con Stripe. Los demás reembolsos se procesan en el panel de la pasarela de pago correspondiente. Después, crea una factura manual en Cobot para compensarlo y mantener tus datos de análisis correctos. Encontrarás más detalles en Facturación para no-miembros/visitantes.
Los visitantes también pueden cancelar sus reservas desde el enlace del correo de confirmación, siempre que no haya terminado el plazo de cancelación del recurso.
5. Convertir visitantes en miembros
Cobot añade automáticamente a cada visitante como contacto. Si un visitante quiere hacerse miembro, haz clic en Convertir en miembro en su reserva o en su ficha de contacto y asígnale un plan.
Sus datos se copian automáticamente al nuevo perfil de miembro. Para terminar el alta, consulta Añadir miembros.
Gestionar facturas de visitantes
Cobot genera automáticamente una factura para cada reserva externa aprobada. Puedes abrirla desde el panel o en Administrar » Facturas. Para ver el historial de facturas de un visitante habitual, ve a Administrar » Contactos, abre su ficha y entra en Facturas.
Encontrarás la guía completa en Facturación para no-miembros/visitantes.
Seguimiento de ingresos y reservas externas
Los ingresos de reservas externas aparecen en Análisis » Ingresos y Análisis » Reservas. Tu panel principal también muestra un resumen diario de las reservas externas, con el número de reservas pendientes de aprobación.
✨
¿Tienes alguna pregunta?