El panel de reservas externas es tu vista central para gestionar todas las reservas de visitantes en Cobot. Lo encuentras en Calendario » Reservas Externas.
Todas las reservas de visitantes también aparecen en tu Calendario de reservas principal en Calendario » Calendario, con un código de color para distinguirlas de las reservas de miembros.
Pasa el cursor sobre cualquier reserva para ver los datos del visitante, los extras seleccionados y la duración de la reserva de un vistazo.
Lo que puedes hacer desde el Panel
Reservar en nombre de un visitante
Los visitantes pueden reservar directamente desde tu homepage o tus páginas públicas. Sin embargo, en algunos casos puede que prefieras crear tú la reserva en su nombre:
Consultas por teléfono o en persona – un visitante llama o se acerca para pedir reservar una sala de reuniones en el momento.
Tarifas especiales o acuerdos negociados – has acordado un precio personalizado con un visitante o socio que no coincide con tu tarifa estándar.
Reservas en nombre de leads – una conversación de ventas termina con un "resérvamelo tú", y quieres cerrarlo antes de que cambie de opinión.
Visitantes externos recurrentes – un visitante habitual, como un socio de negocios local, que reserva a menudo pero prefiere que tú te encargues.
Eventos o reservas grupales – estás coordinando una reserva para un visitante que organiza un evento externo o un taller.
💡 Consejo Pro: Puedes seleccionar una tarifa personalizada si quieres introducir un precio único que hayas acordado con un visitante o socio, en lugar de tu tarifa estándar.
Al hacer una reserva en nombre de una persona visitante, puedes añadir sus datos manualmente o seleccionar un contacto ya existente en el menú desplegable: su nombre, correo electrónico y dirección de facturación se completarán automáticamente.
También puedes añadir extras, como catering o equipamiento, etc.
Haz clic en Crear reserva para finalizar. Cobot genera la factura y añade la reserva a tu calendario.
Aprobar o rechazar reservas
Si tienes activada la opción Aprobación requerida para las reservas de visitantes en un recurso, las nuevas reservas de visitantes aparecerán en el panel como Pendientes. Desde aquí puedes aprobarlas o rechazarlas. El visitante recibirá un email en cuanto tomes una decisión.
Nota Importante
Si usas Stripe, las autorizaciones de pago caducan al cabo de unos días. Aprueba las reservas pendientes con rapidez para evitar que la retención expire antes de que las confirmes.
Editar reservas y ofrecer tarifas personalizadas
Puedes editar la reserva de un visitante directamente desde el panel una vez realizada. Esto te permite añadir o quitar fácilmente extras, cambiar el recurso, actualizar los datos del visitante o modificar el precio.
Esto resulta muy útil cuando un visitante eligió la fecha equivocada, quieres ofrecerle una sala de reuniones mejor o quieres darle una tarifa personalizada que no está disponible en tu sitio web.
Para editar una reserva externa, ve a Calendario » Reservas Externas » Panel de Reservas Externas, busca la reserva y haz clic en Editar.
Se abrirá una página donde podrás hacer todos los cambios.
Nota importante: al actualizar un extra de reserva, Cobot usa el precio del extra que estaba vigente cuando se hizo la reserva original.
A medida que editas, el resumen de la reserva a la derecha se actualiza para mostrar tus cambios.
Verás un aviso con un breve resumen de lo que ocurrirá al hacer clic en Actualizar reserva – por ejemplo, si el precio subirá o bajará, y si se generará una nueva factura o una nota de crédito.
Notas importantes sobre la edición de reservas externas
Editar una reserva aprobada genera automáticamente una nueva factura o nota de crédito, que se envía por correo al visitante en cuanto haces clic en Actualizar reserva – a menos que hayas desactivado "Enviar facturas automáticamente por correo electrónico" en Calendario » Reservas Externas » Configuración de Reservas Externas.
El importe actualizado no se cobra ni se reembolsa automáticamente.
Si has activado Stripe o PayPal para reservas externas, los visitantes encontrarán un enlace de pago en su factura.
Editar una reserva externa pendiente no genera una factura de inmediato – puedes aprobarla más adelante, y en ese momento se enviará una factura normal.
Los códigos de descuento no se aplican a reservas con un precio personalizado.
Puedes editar reservas próximas pendientes o aprobadas en cualquier momento. Las reservas externas pasadas no se pueden editar.
Cancelar reservas
Puedes cancelar cualquier reserva futura o pendiente de visitante en cualquier momento haciendo clic en Cancelar. El visitante recibirá automáticamente un email de cancelación.
💡 El panel también te indica si hay que emitir un reembolso.
Reembolsar directamente desde Cobot solo es posible cuando el pago se ha realizado a través de Stripe. El resto de reembolsos deben procesarse directamente en el panel de la pasarela de pago correspondiente y luego compensarse en Cobot con una factura manual para mantener tus datos de análisis correctos. Consulta Facturación para no-miembros/visitantes para más información.
Los visitantes también pueden cancelar sus propias reservas usando el enlace del email de confirmación, siempre que no haya expirado la ventana de cancelación del recurso.
Convertir visitantes en miembros
Los visitantes se añaden automáticamente como Contactos. Si un visitante decide hacerse miembro, usa el botón Convertir en su reserva para asignarle un plan de suscripción. También puedes convertirlo desde su ficha de contacto.
Sus datos se rellenan automáticamente en el nuevo perfil de miembro. Consulta Añadir miembros para saber cómo dar de alta a un nuevo miembro una vez completada la conversión.
Gestionar facturas
Cada reserva externa completada genera una factura automáticamente. Puedes acceder a las facturas de los visitantes directamente desde el panel o en Administrar » Facturas. Para una guía completa sobre la facturación de visitantes, consulta Facturación para no-miembros/visitantes.
Si se trata de visitantes recurrentes, también puedes ver el historial de sus facturas en Administrar » Contactos » nombre del visitante » Facturas.
Rastrear ingresos y reservas
Todos los ingresos de reservas externas se reflejan en tu panel de analíticas. Consulta los datos de ingresos y reservas en Análisis » Ingresos y Análisis » Reservas. Tu panel principal también muestra un resumen diario de las reservas externas, incluido el número de reservas que están esperando tu aprobación.
¿Tienes alguna pregunta? Escríbenos a support@cobot.me.