Para vender suscripciones recurrentes, planes de oficina o puestos fijos en Cobot, es necesario añadir a tus clientes como miembros.
Los miembros tendrán acceso a un portal de miembros, donde podrán recibir facturas recurrentes, realizar reservas y gestionar mucho más.
Además, también podrán hacer reservas a través de la Cobot Members App.
Cómo añadir miembros
Para añadir miembros, debes tener configurado al menos un plan de suscripción.
Si no quieres asignar a una persona a un plan, pero sí deseas que forme parte de tu lista de contactos, puedes hacerlo siguiendo estos pasos (descúbrelo aquí).
Una vez que hayas creado tus planes, añadir miembros en Cobot es muy sencillo.
Puedes hacerlo de dos formas:
Añadiéndolos manualmente desde tu portal de administrador
Permitiendo que se registren ellos mismos a través de tu homepage
Añadir miembros manualmente desde el portal de administrador
Inicia sesión en tu portal de administrador, ve a Administrar » Miembros y haz clic en Añadir miembro.
Rellena el formulario con los datos relevantes de los miembros » elige el plan al que deseas añadirlos » selecciona la fecha de inicio y la fecha de facturación (Notas Importantes a continuación) » añade al miembro.
Se te redirigirá inmediatamente al perfil de los nuevos miembros, que aparecerán en la sección «Actuales» de tu Resumen de miembros. Desde aquí, envía al nuevo miembro una solicitud de conexión para que pueda completar el proceso de registro, establecer una contraseña y acceder a su portal de miembros.
Haz clic aquí para saber cómo enviar una solicitud de conexión a un nuevo miembro.
Notas Importantes: «Fecha de Inicio»
💡 La fecha de inicio es la fecha en la que deseas que la suscripción se active y que esa persona tenga acceso a tu espacio. También es la fecha en la que el miembro podrá acceder a su portal de miembro.
Se puede establecer una fecha de inicio futura o la fecha en la que se realiza el registro.
No es posible establecer una fecha pasada.
Notas Importantes: «Fecha de la primera factura periódica»
💡 La primera fecha de factura recurrente es la fecha en la que deseas que se genere la primera factura completa de los miembros. A continuación se presentan algunos posibles escenarios.
La fecha de facturación recurrente es el primer día de cada mes. Si un nuevo miembro se inscribe a mediados de mes, por ejemplo, el 15 de octubre, y deseas que reciba una factura prorrateada para ese mes, puedes hacer lo siguiente:
Establece la «Primera fecha de facturación recurrente» para el 1 de noviembre.
Marca la casilla «Enviar factura prorrateada en la fecha de inicio».
Esto genera una factura parcial para octubre y establece que la cuota completa de suscripción se cobre el 1 de noviembre. Las facturas futuras se generarán el día 1 de cada mes.
Alternativamente, si deseas que se le cobre al miembro el importe total en la fecha de inscripción:
Mantén la «Fecha de inicio» y la «Primera fecha de facturación recurrente» iguales.
Desmarca «Enviar factura prorrateada en la fecha de inicio».
Para establecer un día específico del mes como predeterminado para las facturas:
Ve a Configuración » Ajustes de facturación.
Establece el «día de facturación predeterminado».
Este día aparecerá automáticamente en el formulario de suscripción en «Primera fecha de factura recurrente».
Miembros que se registran a través de tu homepage
La otra forma de registrar miembros es permitir que las personas se inscriban a través de tu homepage.
Solo los planes que son visibles para el público aparecerán en esta página. Puedes editar la configuración de cada plan individual en Productos » Planes de suscripción » Editar plan » Configuración básica.
Puedes dar un paso más y marcar la casilla «Los nuevos miembros deben ser aprobados» si deseas revisar cada nuevo miembro antes de confirmarlo.
Para ocultar todos los planes de tu homepage a la vez, ve a Personalizar » Funciones » Ocultar funciones » Ocultar precios al público.
Para obtener más información sobre tu homepage y los formularios de registro específicos de tu plan, haz clic aquí. Para obtener más información sobre cómo incrustar cualquiera de estos en tu sitio web, haz clic aquí.
Proceso de registro
El cliente llega a tu homepage y elige el plan que desea.
Rellena el formulario específico del plan con sus datos.
Si está activado, rellena un cuestionario.
Llega al panel de control de su portal de miembro.
Se le pedirá que introduzca una forma de pago si «Todos los miembros deben configurar una forma de pago» (en Personalizar » Funciones » Pagos) está activo. El miembro solo podrá acceder al panel de control, y a ninguna otra página, hasta que haya elegido una forma de pago.
Para obtener más información sobre cómo funciona el portal de miembros, haz clic aquí.
Para obtener más información sobre cómo configurar las formas automáticas, haz clic aquí.
Una vez registrados y aprobados, todos los miembros aparecerán en la lista «Actuales» de tu Resumen de miembros.
No es necesario conectarlos a su portal de miembros, ya que ya están conectados. ¡Genial! Una cosa menos que hacer.
Importar tus miembros
💡 Si ya tienes una base de miembros, podemos importarlos directamente desde tu cuenta de Stripe o desde otro software.
Cómo importar miembros desde Stripe
Si tus miembros están en Stripe, conecta tu cuenta a Cobot yendo a Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago y, a continuación, envíanos tu solicitud por correo electrónico a support@cobot.me.
Si utilizas suscripciones de Stripe, indícanos si deseas que las cancelemos durante la importación, ya que Cobot no las necesita.
Importar miembros desde otro software
No podemos importar miembros existentes directamente desde otro software, primero deberás descargar tus miembros a un archivo .csv o .xlsx y, a partir de ahí, podremos importarlos.
Nota importante: Necesitamos esta información en un formato muy específico. La forma más fácil de enviarnos tus datos es rellenando esta plantilla: Cobot Member Import Template.xlsx
El nombre, el nombre del plan, la fecha de inicio y la fecha de la próxima factura deben rellenarse para cada miembro que se importe. Estos campos están marcados en amarillo para tu comodidad.
El campo «Nombre del plan» corresponde a los nombres de tus planes tal y como aparecen en Cobot en Productos » Planes de suscripción. No podremos importar a tus miembros a Cobot a menos que tengan un plan correspondiente al que asignarlos. Añade el nombre del plan a la hoja de cálculo exactamente como aparece en tu cuenta de Cobot.
Si añades nombres de empresas, hazlo de forma uniforme para cada miembro (sin abreviaturas ni cambios ortográficos), ya que, de lo contrario, la importación los identificará como empresas distintas.
Si añades un nombre o una empresa a la columna «pagado por», asegúrate de que también existan como «miembros» (también puedes añadirlos a la hoja) y de que el nombre esté escrito exactamente como aparece en su perfil de miembro.
Los campos personalizados pueden ser información adicional, como números de matrícula u otros datos personales que desees adjuntar al perfil del miembro. Añade una columna por cada campo personalizado.
Lo que no podemos importar son las facturas anteriores, las formas de pago o el historial de reservas de tus miembros.
Una vez completado, envíalo a support@cobot.me y nosotros nos encargaremos del resto.
No enviaremos ningún correo electrónico a tus miembros y tú podrás seguir utilizando todas las funciones de gestión. Cuando estés listo, podrás conectar a tus miembros a sus portales de miembros en una fecha posterior.
También podemos enviar un correo electrónico de conexión a todos los miembros para ahorrarte tiempo cuando realicemos la importación, así que solo tienes que indicarnos cuál prefieres.
Añadir visitantes como contactos en lugar de miembros
La función Contactos de Cobot te permite gestionar a los visitantes y no-miembros que acceden a tu espacio, lo que convierte a Cobot en un CRM básico.
Esta función almacena automáticamente los datos de contacto de las personas que compran Pases Drop-in o reservan un recurso público en tu homepage.
También puedes añadir contactos manualmente, descargar una lista de miembros o convertir contactos en miembros. Haz clic aquí para obtener más información al respecto.
💡 Si quieres que las personas puedan reservar una sala sin ser miembros, entonces nuestra sólida función de reservas externas es lo que necesitas. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo funciona.
Siguiente paso
Aprende a facturar a tus miembros aquí!
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