La infraestructura en la nube de Kisi te permite gestionar tu sistema de control de acceso de forma remota desde cualquier lugar.

Aquí tienes una guía sencilla paso a paso para conectar Cobot con tu cuenta de Kisi.

PASO 1: Configura tus planes y añade miembros en Cobot

Como conectarás a tus miembros con Kisi desde Cobot, primero debes crear los planes y añadir a tus miembros en Cobot. Piensa qué planes en Cobot deben estar asociados a qué cerraduras en Kisi.

Si utilizas pases temporales en tus planes de Cobot, se descontará un pase temporal cuando los miembros hagan check-in.

💡 Consejo profesional: Haz una lista de todos los planes y sus derechos de acceso antes de configurar tu cuenta de Kisi para facilitar el proceso.

Por ejemplo, podrías querer que los miembros del plan "Drop In" tengan acceso a la puerta principal de lunes a viernes, mientras que los miembros del plan "Full Time" tengan acceso a todas las puertas del espacio las 24 horas, los 7 días de la semana. Los planes de Cobot se definen como Grupos en Kisi.

PASO 2: Configura tu cuenta de Kisi

Antes de conectar ambas cuentas, debes tener lo siguiente configurado en tu cuenta de Kisi:

Al menos un "Place" (el nombre que le das a tu propiedad en Kisi)
Cerraduras físicas instaladas en tus puertas (configuradas por el equipo de Kisi)
Al menos un Grupo de acceso predeterminado
- Los Grupos te permiten establecer restricciones según puertas, horarios o días de la semana. Cuando sea posible, los nombres de los grupos deberían coincidir con los nombres de tus planes en Cobot.

Si no estás seguro de cómo realizar alguno de estos pasos, contacta con el soporte de Kisi desde tu panel de control de Kisi.

PASO 3: Conecta Cobot con Kisi

Una vez completado lo anterior, ya puedes conectar ambas cuentas:

1. Inicia sesión en la parte de administración de tu cuenta de Cobot

2. Haz clic en Extensiones » Extensiones disponibles » Kisi » Get Started.

3. Inicia sesión en tu cuenta de Kisi » haz clic en el menú » My Account » API » Add API key.

4. Copia y pega esa clave API en la pantalla de integración de Cobot:

Esta es una imagen de la página de integración de Cobot para conectarse con Kisi. Explica los pasos necesarios para obtener e introducir un token API de Kisi. Las instrucciones indican que el usuario debe iniciar sesión en su cuenta de Kisi, ir a "My Account", luego a la sección "API", hacer clic en "Add API Key", introducir un nombre, ingresar su contraseña de Kisi y hacer clic en "Add". Una vez generada la clave, se debe copiar y pegar en el campo "KISI API Token". En la parte inferior de la pantalla hay un gran botón azul "Next" para continuar con la integración.

5. Selecciona tu Place en el menú desplegable » Connect.

6. Selecciona tu grupo de acceso predeterminado y elige si deseas conectar a todos los miembros de inmediato o dejar la casilla sin marcar para conectarlos manualmente más tarde.

Esta es una imagen de una pantalla de configuración de la integración Cobot-Kisi. La sección explica cómo Cobot asigna miembros a distintos niveles de acceso mediante los Grupos de Kisi. Hay un menú desplegable con la etiqueta "Select your default group", donde está seleccionado "Contractors and Mail Providers". Debajo aparece una casilla de verificación con la opción "Add existing Cobot members to KISI", actualmente sin marcar. Una nota indica que los miembros con acceso recibirán un correo electrónico de KISI solicitándoles instalar la aplicación. En la parte inferior hay un botón azul "Add Account".

NOTA IMPORTANTE

Si decides conectar a tus miembros de inmediato, recibirán un correo electrónico de Kisi. Puedes ver ese correo de registro en tu cuenta de Kisi.

7. Después podrás personalizar el acceso adicional según el tipo de Grupo.

Interacción de los miembros

Una vez que la integración esté activa, los nuevos miembros solo se añadirán a Kisi cuando su suscripción esté confirmada en Cobot. Esto garantiza que las personas cuya suscripción aún no esté activada no puedan acceder al espacio antes de tiempo.

Para confirmar a un miembro, ve a Administrar » Miembros » Confirmar/Rechazar - junto a su nombre.

Una vez confirmado, se añadirá automáticamente a Kisi y se enviará su correo de registro.

¿Cómo saber si un miembro fue invitado a tu Place de Kisi?

Puedes comprobarlo en tu cuenta de Kisi. Haz clic en tu Place » selecciona el Grupo correspondiente » busca su nombre en la sección "Users".

Si aparece como pendiente, la integración está funcionando correctamente. Puedes pedirle al miembro que revise su correo electrónico en la fecha/hora correspondiente para encontrar el mensaje de registro.

Esta es una imagen de una tarjeta de miembro en Cobot con estado pendiente. Se muestran las iniciales "BO" dentro de un círculo gris y la dirección de correo electrónico está difuminada. Indica que el usuario está en estado pendiente desde el 8 de febrero a las 22:51 y está asignado al plan "DROP-IN".

Acceso para visitantes o no miembros

Kisi te permite enviar un "Access Link" a una dirección de correo electrónico sin necesidad de añadir a esa persona a Cobot o a Kisi. Los Access Links pueden incluir una fecha de inicio ("Valid From") y una fecha de finalización ("Valid To"), configuradas directamente desde tu panel de Kisi.

Esta es una imagen de un formulario "Send Access Link" utilizado para otorgar permisos de acceso. El formulario incluye campos para el nombre del destinatario, el método de envío del enlace (por ejemplo, correo electrónico o teléfono), la selección del grupo de acceso y campos de fecha y hora para la duración de validez ("Valid from" y "Valid until"). Una nota indica que, si se dejan los campos de fecha en blanco, el enlace será válido inmediatamente y no caducará. La zona horaria está configurada en UTC y puede modificarse. En la parte inferior hay dos botones: "Cancel" y "Send Link" (este último aparece deshabilitado). En la esquina superior derecha se encuentra un icono de ayuda.

Cuando el visitante reciba el correo, hará clic en el enlace y accederá a una aplicación web desde la que podrá desbloquear la puerta.

Informes de check-in y check-out:

Los check-ins de los miembros se registran tanto en Kisi como en Cobot.

En Cobot puedes verlos en el panel de administración en Analyze > Attendance, así como en el perfil individual del miembro en "Past check-ins".
En Kisi puedes verlos en "Event History" y "Reports" dentro de tu panel.

💡 Si quieres obtener informes más precisos sobre los check-outs, puede ser útil revisar cómo funcionan los lectores de salida (checkout readers) de Kisi.

Desactivar la integración

Si cancelas a un miembro en Cobot, perderá automáticamente todo acceso en Kisi. Si lo deseas, puedes volver a añadirlo directamente en Kisi.

También puedes eliminar los grupos asociados a tus planes de Cobot en Kisi, lo que interrumpirá la sincronización y evitará que se añadan nuevos miembros.

Si deseas modificar el acceso de un miembro a tu espacio, deberás hacerlo directamente desde tu panel de Kisi (moviéndolo a otro grupo o editando manualmente sus derechos de acceso).

✨

¿Quieres ayuda experta para aprender a configurar y mantener una experiencia fluida para tus miembros?

Ver Paquetes de Soporte

Conectar Cobot con Kisi