SALTO KS es una solución de cerraduras inteligentes para tu espacio. Salto ofrece un control de acceso basado en la nube para cualquier tipo o tamaño de empresa, perfecto para coworking y espacios de trabajo flexibles.
Da a tus miembros acceso a ciertas áreas de tu espacio, y configura tus salas de reuniones para que sólo sean accesibles cuando una reserva sea creada por sus miembros.
NOTA IMPORTANTE:
Esta integración solo funciona con SALTO KS y requiere el paquete PRO.
No funciona con otros productos SALTO, como SALTO SPACE.
PASO 1: Configurar tus planes y añade miembros en Cobot
Conectarás a tus miembros a SALTO KS desde Cobot, así que crea primero tus planes de suscripción y añade a tus miembros a Cobot. Piensa qué planes en Cobot deben asociarse a las cerraduras en SALTO KS.
💡CONSEJO PRO : Haz una lista de todos los planes y sus derechos de acceso antes de configurar tu cuenta SALTO KS para facilitar el proceso.
Por ejemplo, puede que quieras dar a los miembros de tu "Plan Básico" acceso a la puerta principal, de lunes a viernes, pero a los miembros de "Tiempo Completo" acceso a todas las puertas de tu espacio las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estos se definen como GRUPOS DE ACCESO en SALTO KS.
PASO 2: Configurar tu cuenta SALTO KS
Antes de conectar tus cuentas, necesitas tener configurado lo siguiente en tu cuenta SALTO KS:
Al menos un Site (Sitio): Es el nombre que das a tu propiedad en SALTO KS
Cerraduras físicas: Instaladas en tus puertas. Las configura el equipo de SALTO KS
Grupos de Acceso: Te permiten establecer restricciones basadas en puertas, horas o días de la semana. Deben coincidir con los nombres de tus planes de Cobot cuando proceda
Tags (Etiquetas) (opcionales) para asignar a tus miembros: Son llaveros físicos con números de identificación únicos. Los miembros pueden utilizarlos para entrar en tu espacio. (Estándar: acceso móvil mediante smartphone)
Si no estás segura de cómo hacer algo de lo anterior, ponte en contacto con el soporte de SALTO KS o consulta su centro de ayuda.
PASO 3: Conectar Cobot a SALTO KS
Una vez hecho lo anterior, ya puedes conectar tus dos cuentas:
1. Accede a la parte Admin de tu cuenta Cobot.
2. Haz clic en Complementos » Complementos disponibles » SALTO KS » Get Started » Connect to SALTO KS.
3. Se te redirigirá a la página de SALTO KS; inicia sesión con tus credenciales de SALTO KS.
4. Se te redirigirá a una pantalla de solicitud de permisos. Marca todas las casillas y haz clic en 'Yes, confirm'.
5. Haz clic en "Connect to Salto" y elige tu sitio SALTO KS en el menú desplegable.
6. Haz clic en "Configure Site". Se te redirigirá de nuevo a la nueva sección en tu menú de navegación de Cobot (en Administrar » Salto), donde podrás:
Mapear recursos
Conectar miembros
Asignar etiquetas
Configurar ajustes adicionales
Mapear recursos
Para dar acceso a tus miembros a los recursos reservados, necesitas mapear tus recursos. Esto sólo se aplica si tienes cerraduras instaladas en los recursos que aparecen en tu calendario de reservas de Cobot en Reservas » Recursos.
Para mantener las cosas claras, nombra tus cerraduras en SALTO KS igual que el recurso en el que están montadas en Cobot.
Marca los recursos que deseas conectar al calendario de reservas y haz clic en "Save".
Activar el acceso a los recursos para reservas externas
Si utilizas la función de las Reservas Externas y deseas conceder acceso automáticamente cuando un visitante haga una reserva, puedes activarla para cada recurso individualmente en tu cuenta de Salto.
Notas importantes sobre el acceso para reservas externas
De forma predeterminada, tus visitantes externos tendrán que descargar la aplicación Salto para poder acceder a tu espacio. Te recomendamos añadir una pista a tu plantilla de confirmación de reserva externa en Personalizar » correos electrónicos para informar a tus visitantes al respecto.
Si tus cerraduras Salto tienen teclados numéricos (Pin Pads), también puedes activar los CÓDIGOS PIN para que se envíen a tus visitantes una vez que se realice una reserva externa. Puedes configurarlo en Administrar » Salto » Settings. De esta manera, no necesitarán descargar la aplicación Salto y, en su lugar, podrán introducir el código en tu teclado numérico para obtener acceso. ¡Fácil!
Cualquier miembro o visitante que haga reservas en Cobot sólo podrá acceder a ese recurso en la fecha y hora de su reserva.
Por defecto, los cierres se abren hasta 5 minutos antes y después de una reserva para dejar tiempo de reserva para la preparación/limpieza.
💡 Consejo profesional: si deseas dar acceso a tus miembros o visitantes antes y después de su reserva, puedes configurar un tiempo preparación y de (seguimiento en Administrar » Salto » Settings.
Puedes ver las reservas de Cobot en tu cuenta de SALTO KS en "ACCESO". Se definen por "Cobot" seguido de una cadena de números. Son grupos de acceso temporales definidos por la reserva que el miembro hizo en Cobot.
Cuando hagas clic en el Grupo de Acceso, te mostrará el nombre del miembro que ha hecho una reserva, la cerradura a la que tiene acceso y la franja horaria asociada a la reserva en Cobot.
NOTAS IMPORTANTES
Si ELIMINAS la reserva en Cobot, el acceso del miembro también se eliminará en SALTO KS. La modificación de las reservas también modificará posteriormente la fecha y hora de acceso en SALTO KS.
La modificación de los "Time Frames" de las reservas en SALTO KS NO modificará la reserva en Cobot. Por lo tanto, es mejor hacer las modificaciones desde Cobot.
Activar ajustes adicionales
El siguiente paso es decidir cuáles de los ajustes adicionales te gustaría activar. Ve a Administrar » Salto » Settings y elige de la lista:
Conectar automáticamente a los nuevos miembros a Salto
Cuando está activado, los nuevos miembros se añaden a Salto tan pronto como se confirman en Cobot. De lo contrario, los miembros deben añadirse manualmente haciendo clic en el botón Conectar.
Registrar a los miembros cuando entren
Cuando está activado, los miembros que abran una cerradura Salto serán registrados (checked-in) en Cobot.
Restringir el acceso de los Pases Temporales
Cuando está activado, los miembros que se queden sin Pases Temporales pierden el acceso a las cerraduras Salto que se les han asignado a través de su plan. Una vez que un miembro ha comprado o se le han asignado nuevos Pases Temporales, el acceso se restablece inmediatamente. Esto no incluye las cerraduras asignadas específicamente a un miembro a través de la función asignar cerraduras.
Desactivar miembros inactivos en Salto
Cuando está activado, los miembros que no tienen acceso a Salto a través de su plan y no tienen reservas futuras serán desactivados en Salto. Una vez que se haga una reserva o se cambie su plan, el miembro será reactivado. Los usuarios desactivados no cuentan para tu suscripción a Salto, por lo que esta configuración te permite atender a más miembros con menos licencias de Salto 😎.
Enviar CÓDIGOS PIN a los miembros (solo para espacios con Pin Pads)
Cuando está activado, los miembros recibirán un código PIN por correo cuando realicen una reserva de recursos. Seguirán necesitando la aplicación Salto para el acceso general, pero el código PIN se puede introducir para los recursos para los que tengan una reserva.
Enviar CÓDIGOS PIN a los visitantes (solo para espacios con Pin Pads)
Cuando está activado, los visitantes recibirán un código PIN por correo cuando realicen una reserva externa.
PASO 4: Interaccionar con los miembros
Cuando hayas completado la configuración, verás una opción para conectar automáticamente a todos tus nuevos miembros a partir de ahora. Esto sólo se aplica a tus nuevos miembros que se registren después de activar la configuración. Tendrás que conectar manualmente a los miembros existentes.
Conectar manualmente miembros con etiquetas
Para permitir a tus miembros el acceso a las cerraduras, tienes que conectarlos a través de tu cuenta de Cobot. Ve a Gestionar » Salto:
Haz clic en "Connect members".
Junto al miembro al que deseas dar acceso, haz clic en "Connect to Salto".
3. Asigna una etiqueta a ese miembro
Tu miembro aparecerá ahora en tu panel de SALTO KS en "PEOPLE" y obtendrá automáticamente los derechos de acceso que hayas configurado. El nombre del plan de Cobot en el que se encuentre será el nombre del Grupo de Acceso al que se añada.
💡Consejo profesional: Añade instrucciones sobre cómo puede acceder el miembro a tus puertas en la plantilla de correo electrónico de confirmación de suscripción en Cobot, en Personalizar » Correos electrónicos.
Conectar a tus miembros con el acceso móvil
Tus miembros enviad@s desde Cobot a SALTO KS reciben automáticamente un correo electrónico de invitación adicional de SALTO KS, pidiéndoles que descarguen e instalen la aplicación Salto KS en su móvil. Una vez que lo hayan hecho, el miembro podrá utilizar la aplicación para acceder a tu espacio en lugar de Etiquetas o llaveros físicos.
⚠️ Actualmente no es posible desactivar la invitación móvil, así que asegúrate de incluir información adicional para tus miembros si deseas expedirles también etiquetas o llaveros físicos.
En SALTO KS puedes ver si tu miembro ha instalado esa app o no. Si no es así, puedes reenviar la invitación.
💡 Consejo Pro: Añade instrucciones sobre cómo el miembro puede descargar la aplicación y acceder a tus puertas en la plantilla de correo electrónico de confirmación de miembro en Cobot, en Personalizar » Correos electrónicos.
Informe de registro (check-in report)
Como las cerraduras SALTO KS reconocen cuando tu miembro entra en una sala, se realiza un seguimiento de los registros (check-ins). Estos se pueden ver tanto en SALTO KS como en Cobot.
Puedes verlos reflejados en Cobot en tu panel de administración en Analizar » Asistencia, así como en el perfil individual del miembro en Registros anteriores.
Puedes ver un informe a través de tu panel SALTO KS en "EVENTOS".
En este momento no es posible hacer un seguimiento de los datos de check-out.
Se debe al hecho de que las cerraduras de SALTO KS no rastrean a las personas cuando abandonan una sala.
Por lo tanto, Cobot no puede realizar un seguimiento preciso de la salida de un miembro.
Utilización de Pases Temporales
Cuando un miembro se registra, Cobot comprobará si tiene Pases Temporales en su cuenta. Si es así, se deducirá automáticamente un Pase Temporal.
Por defecto, Cobot busca el pase menos caro, como un pase de medio día o por horas, y lo deducirá primero. Si el tiempo de salida del miembro es mayor, el pase más corto se devolverá a la cuenta del miembro. En su lugar, se deducirá el más largo y caro.
El miembro sólo podrá registrarse con un pase cada vez y permanecerá registrado mientras dure el pase, aunque entre y salga de tu espacio varias veces.
Para restringir el acceso a tus miembros que se queden sin pases temporales, haz clic en "Settings" en el complemento SALTO KS y marca la casilla "Restrict Time Pass Access" (Restringir acceso a pases de tiempo). Cuando esta casilla esté activada, tus miembros que se queden sin pases temporales perderán el acceso a cualquier cerradura que se les haya asignado a través de su plan de suscripción. Una vez que tu miembro haya comprado o se le hayan asignado nuevos pases temporales, el acceso se restablecerá inmediatamente. Esto no incluye las cerraduras asignadas específicamente a un miembro mediante la función "assign locks".
Cambiar el acceso o los tokens:
Cuando se cambie el plan de tu miembro en Cobot, se le trasladará al Grupo de Acceso correspondiente en SALTO KS, lo que significa que sus derechos de acceso podrían cambiar. Es una buena idea informar a tus miembros con antelación para que no se confundan cuando no puedan acceder a una cerradura a la que podían tener derechos en el pasado.
Si añades un miembro en Cobot a un plan de suscripción que NO está presente en SALTO KS como Grupo de Acceso, se creará un nuevo Grupo de Acceso sin restricciones. Tendrás que editar manualmente sus derechos de acceso en SALTO KS.
Cobot envía información a SALTO KS, pero NO viceversa. Esto significa que es mejor gestionar el acceso de tus miembros desde Cobot siempre que sea posible. Eliminar el acceso de los miembros a través de tu panel de SALTO KS NO actualizará el emparejamiento en Cobot.
Revocar acceso/Acceso fallido:
El acceso de tu miembro se cancelará automáticamente en SALTO KS cuando canceles su suscripción en Cobot. De esta forma, nunca tendrás que preocuparte de que alguien acceda a tu espacio cuando no debe.
Si el acceso de tu miembro falla, o no estás seguro de cuál es su estado de acceso, haz clic en el nombre del miembro en la página de integración y los detalles se publicarán allí.
PASO 5: Desconectar tu cuenta o añadir un sitio nuevo
Supongamos que necesitas desconectar un sitio existente o conectar un sitio nuevo a tu cuenta de Cobot. En ese caso, puedes hacerlo yendo a Complementos » SALTO KS y siguiendo los pasos de configuración una vez más. Entonces verás esta pantalla:
