Buchungsguthaben ermöglicht es dir, deinen Mitgliedern ein gewisses Kontingent an Freistunden für das Buchen deiner Ressourcen (wie z.B. Meetingräume, Event-Spaces, Projektoren oder technisches Equipement) zu schenken, und/oder ihnen einen individuellen Preis pro Stunde anzubieten. Erfahre im Folgenden mehr darüber, wie du das Ganze einrichtest.

Du kannst in den Tarifen unter Einrichten » Tarife » Buchungen » Guthaben hinzufügen ein gewisses Kontingent an kostenlosen Stunden hinterlegen.

Neben den kostenlosen Freistunden kannst du auch einen individuellen Preis pro Stunde in den Tarifen deiner Mitglieder hinterlegen. Dieser überschreibt den Preis, den du in den Ressourceneinstellungen hinterlegt hast.

Deine Mitglieder erhalten standardmäßig einmal pro Monat eine Rechnung mit ihren gesammelten Buchungen. Wenn der Preis für den Meetingraum z.B. bei 10€/h liegt und ein Mitglied im Monat 10h gebucht hat, dann fallen für diese Mitglied 10h x 10€ = 100€ für den Meetingraum an.
Wenn dieses Mitglied jedoch 5h kostenlose Stunden für den Meetingraum (in Form von Buchungsguthaben) pro Monat erhält, dann wird das Ganze automatisch auf der Rechnung verrechnet und entsprechend angezeigt.

Diese Funktion ist nicht mehr verfügbar. Wenn du sie in deinen Tarifeinstellungen nicht siehst, schaue stattdessen unter Externe Buchungen oder Mitgliedsspezifischer Ressourcenzugang nach.

Wenn du Prepaid Buchungspässe in deinen Tarifeinstellungen siehst, kannst du diese weiterhin nutzen. Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie diese funktionieren.

Wenn ein Mitglied eine Ressource im Buchungskalender bucht, wird sie ihm mit der nächsten Rechnung in Rechnung gestellt. Mit Prepaid Buchungspässen können (bzw. müssen) sie Buchungen im Voraus bezahlen, was ideal für Nicht-Mitglieder ist, die nur einen Besprechungsraum nutzen möchten, oder für Besucher*innen, die du vielleicht nie wieder siehst.

Wenn das Feature im Tarif eines Mitgliedes aktiviert ist, muss das Mitglied einen Prepaid Buchungspass kaufen (und sofort bezahlen), um Buchungen vornehmen zu können. Jeder Pass gilt für eine von dir festgelegte Anzahl von Stunden und kann für einzelne oder mehrere Räume gültig sein. Wenn du z. B. einen Stundenpass anbietest, können deinen Mitglieder in kleineren Zeitabschnitten buchen, bis sie den Pass vollständig aufgebraucht haben. Das bedeutet, dass ein Buchungspass von einer Stunde nicht nur für eine einstündige Buchung verwendet werden kann, sondern auch für zwei 30-Minuten-Buchungen, vier 15-Minuten-Buchungen oder sechs 10-Minuten-Buchungen. Die kleinste von unserem Buchungskalender unterstützte Zeitspanne beträgt 5 Minuten.

Du kannst Buchungsguthaben und Prepaid Buchungspässe kombinieren, indem du beides in einen Tarif aufnimmst. Wenn ein Mitglied eine Buchung vornimmt, wird zuerst sein bzw. ihr Buchungsguthaben verwendet. Wenn das Guthaben aufgebraucht ist, wird das Mitglied aufgefordert, Prepaid Buchungspässe zu kaufen.

Das Mitglied muss mit seinem Mitgliederportal verbunden sein und eine automatische Zahlungsmethode wie eine Kredit- oder Debitkarte registriert haben, um Pässe zu kaufen.

WICHTIGE HINWEISE:

Um Prepaid Buchungspässe einzurichten, gehe zu Einrichten » Tarife und füge entweder einen neuen Tarif hinzu oder bearbeite einen bestehenden. Klicke nun auf den Bereich Buchungen.

Klicke auf "Buchungspässe hinzufügen" und gib dort den Preis für einen Pass, die Zeitspanne, für die der Pass gültig ist (Du kannst hier Dezimalpunkte verwenden, um Zeitspannen von weniger als einer Stunde anzugeben), und die Ressourcen ein, für die der Pass gültig ist.

Wichtiger Hinweis: Wenn du einen bestehenden Tarif aktualisierst, wirken sich die Änderungen nicht auf die Mitglieder aus, die bereits auf diesem Tarif registriert sind, sondern nur auf diejenigen, die sich nach den Änderungen anmelden. Wenn du möchtest, dass Änderungen an einem Tarif auf bestehende Mitglieder angewendet werden, musst du ein Bulk-Tarifupdate durchführen.
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Es gibt zwei Wege, wie Mitglieder Prepaid Buchungspässe erhalten: Entweder kaufen sie sich die Prepaid Buchungspässe selbst in ihrem Profil, oder Admins teilen sie ihnen manuell zu. Erfahre im Folgenden mehr darüber.

Damit Mitglieder Prepaid Buchungspässe kaufen können, muss dein Space entweder Paypal oder Kartenzahlungen eingerichtet haben, sonst gibt es für deine Mitglieder keine Möglichkeit, die Pässe sofort zu bezahlen.

Mitglieder, in deren Tarif Prepaid Buchungspässe eingerichtet sind, sehen eine Schaltfläche mit "Prepaid Buchungspässe kaufen" in ihrem Dashboard. Wenn in ihrem Konto keine Zahlungsmethode hinterlegt ist, werden sie aufgefordert, vor dem Kauf von Pässen eine hinzuzufügen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass du die Zahlung vor den Buchungen erhältst.

Es wird eine Rechnung mit dem Vermerk "Bereits bezahlt" erstellt, die sofort auf dem Konto des Kunden verbucht wird, sobald ein Pass erfolgreich erworben wurde. Auf der Rechnung werden keine Zahlungsbelege vermerkt, da der Vorgang technisch gesehen bereits abgeschlossen ist.

Wichtiger Hinweis: Prepaid Buchungspässe laufen NICHT ab. Das Mitglied wird also so lange über sie verfügen, bis es diese einsetzt, oder bis ein Admin diese manuell von ihrem Account entfernt.
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Wenn du einem Mitglied Prepaid Buchungspässe zuweisen möchtest, kannst du dies tun, indem du auf den Namen des Mitglieds in der Mitgliederliste klickst.

Öffne anschließend das Dropdown-Menü im Feld "Buchungen" und wähle "Buchungspässe zuweisen" aus. Damit diese Option verfügbar ist, müssen jedoch in den Tarifeinstellungen des Mitglieds Prepaid Buchungspässe eingerichtet sein.

Wichtiger Hinweis: Wenn du Pässe manuell hinzufügst, werden sie dem Mitglied nicht automatisch in Rechnung gestellt, wie es beim Kauf über das Mitgliederportal der Fall wäre, und sie erscheinen auch nicht auf einer zukünftigen Rechnung. Wenn du deinem Mitglied die von dir zugewiesenen Pässe in Rechnung stellen möchtest, kannst du entweder eine einmalige Gebühr auf die nächste Rechnung hinzufügen oder eine separate Rechnung für diese Gebühr erstellen.

Wenn sie eine Buchung durchführen möchten, sehen die Mitglieder, wie viele Stunden sie noch zur Verfügung haben. Wenn du (oder ein anderer Admin) eine Buchung für ein Mitglied vornimmst, siehst du dieselben Informationen. Wenn keine Pässe mehr vorhanden sind, erscheint diese Meldung für das Mitglied mit einem Link zurück zum Dashboard, um weitere Pässe zu kaufen:

Am Ende des Monats erhalten Mitglieder, die Prepaid Buchungspässe gekauft haben, eine Rechnung, in der die Buchungspässe als "bereits bezahlt" aufgeführt sind, so dass sie eine Quittung für ihren Kauf haben.

Wichtiger Hinweis: Wenn du in einer Ressource eine Stornierungsfrist eingerichtet hast, gilt diese auch für Mitglieder, die Buchungen mit Prepaid Buchungspässen vornehmen:

Wenn sie versuchen, die Buchung innerhalb dieses Zeitrahmens, z. B. innerhalb von 24 Stunden, zu stornieren, ist dies nicht möglich und sie erhalten keine Rückerstattung oder Gutschrift auf ihrem Konto für den für diese Buchung verwendeten Prepaid Buchungspass. Sie müssen dann entweder einen anderen, bereits vorhandenen Pass verwenden oder weitere Pässe kaufen, um eine weitere Buchung vorzunehmen.

Hier ist ein Beispiel für den Bildschirm, den das Mitglied beim Versuch der Stornierung sehen würde:

Lass uns nun anschauen, wie Buchungen im Buchungskalender vorgenommen werden.