Die DATEV-Buchhaltungssoftware ist eine der führenden Lösungen für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Erfahre in diesem Guide, wie du in nur wenigen Schritten Cobot mit DATEV verbindest, um deine Rechnungen monatlich von Cobot zu DATEV zu synchronisieren.
WICHTIGER HINWEIS
Bevor du mit der Integration beginnen kannst, musst du Rechnungsdatenservice 1.0. in deinem DATEV Arbeitsplatz aktivieren.
Wenn mehrere Mitarbeitende in deinem Space mit DATEV arbeiten, dann muss Rechnungsdatenservice für jeden Mitarbeiter-SmartLogin individuell freigeschaltet werden (i.d.R. von deiner/deinem Steuerberater:in).
Das Produkt Rechnungsdatenservice 1.0. ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Weitere Informationen und eine detaillierte Kostenaufstellung findest du hier auf der Website von DATEV.
Die Integration einrichten
Sobald du Rechnungsdatenservice 1.0. aktiviert hast, kann es nun losgehen!
Logge dich (hier) zuerst in deinem Cobot-Account ein.
Klicke auf Add-Ons » DATEV » Mit Cobot anmelden und wähle den Space aus, für den du die Integration einrichten möchtest.
Eingabe der Client ID
3. Im nächsten Schritt wirst du aufgefordert, deine Client ID einzugeben. Diese kann unterschiedliche Entitäten darstellen (z.B. ein Mandat eines Steuerberaters, etc.) und wird zur Identifizierung bzw. Authentifizierung bei DATEV benötigt.
Wo du deine Client ID findest
Du findest deine Client ID, wenn du dich in dein DATEV Unternehmen Online Konto einloggst (oben rechts im Bildschirm).
Sie setzt sich aus folgendem Format zusammen: “Beraternummer” “-” “Mandantennummer” (z.B. 123456-12345).
Wenn du keine Client ID hast, wende dich bitte an deine Steuerkanzlei.
4. Nach der Eingabe deiner Client ID wirst du zu einem Kontrollbildschirm weitergeleitet. Hier kannst du all deine Daten überprüfen und im Anschluss auf “Verbinden mit DATEV” klicken.
Eingabe des Kunden- und Erlöskontos
5. Anschließend wirst du aufgefordert, die Nummer deines Erlöskontos und deines Kundenkontos einzugeben.
Bitte wende dich an deine:n Steuerberater:in, wenn du deine Erlöskontonummer nicht kennst.
Die Kundenkontonummer findest du in deinem DATEV-Account unter Stammdaten » Verwalten » Kundenkonto:
In der Regel gibt es zwei Use Cases:
Use Case 1: Dein Space nutzt nur ein einzelnes (oder kein) Kundenkonto.
Use Case 2: Dein Space nutzt auf DATEV "Kunden", d.h. in dem obigen Screenshot wäre eine lange Liste deiner Kunden zu sehen – jede:r mit einer eigenen Kundenkontonummer.
WICHTIGER HINWEIS
Falls dein Space "Kunden" auf DATEV nutzt (Use Case 2), so müssen die Kundenkontonummern als eigenes Feld in den Profilen der Mitglieder in Cobot angelegt werden.
Wenn eine Rechnung an dieses Mitglied an DATEV gesendet wird, wird die cobot_membership.custom_fields.kundenkontonummer als "Kundenkonto" an DATEV geschickt. So kann die Rechnung dem "Kunden" zugeordnet werden.
Den Namen, dem du dem eigenen Feld in Cobot gegeben hast (z.B. "DATEV-Kundenkontonummer") , trägst du im "Feld für Kundenkunto" ein:
Rechnungen von Cobot zu DATEV synchronisieren
Sobald die Integration zwischen Cobot und DATEV erfolgreich eingerichtet wurde, werden deine Rechnungen monatlich und im korrekten Format aus Cobot zu DATEV übertragen.
Die Übertragung findet 1x im Monat gesammelt statt (aktuell: am 05. jeden Monats)
Sobald eine Rechnung von Cobot zu DATEV synchronisiert wurde, wird sie automatisch in Cobot zur Bearbeitung gesperrt, da DATEV eine doppelte Erfassung ein- und derselben Rechnung nicht erlaubt. Die Rechnung kann in Cobot also nicht mehr geändert bzw. bearbeitet werden.
Wenn ein Fehler bei der Übertragung von Cobot zu DATEV auftritt (z.B. wegen eines fehlerhaften Zeichens oder Überschreitung der Dateigröße), kann die Rechnung manuell via eines "Erneut hochladen"-Buttons erneut synchronisiert werden.
Wichtiger Hinweis: Falls du Buchungscodes und/oder Kostenstellen in Cobot nutzt, werden diese ebenfalls zu DATEV übertragen.
Buchungscodes (accounting codes) werden zu DATEV als Feld “KOST1”übertragen.
Kostenstellen (cost centers) bzw. die Nummer der Kostenstelle wird an DATEV als Feld “KOST2”übertragen.
Um Buchungscodes und Kostenstellen zu aktivieren, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen.
Bitte beachte:
Wenn die DATEV-Integration aktiviert wird, werden automatisch folgende Funktionen für deinen Space aktiviert:
1. Keine 0€-Rechnungen generieren
2. Separate Adressfelder aktivieren*
*Die Aktivierung separater Adressfelder führt dazu, dass die Adressen deiner Mitglieder von dir oder den Mitgliedern selbst einmalig neu hinterlegt werden.
Nächster Schritt
Lerne mehr über Cobots offene API.