Las asignaciones te permiten alquilar recursos a inquilinos, miembros o equipos, lo que las hace ideales para el alquiler de oficinas a largo plazo, contratos de arrendamiento mensuales o puestos de trabajo dedicados.

Al configurar asignaciones, puedes ver fácilmente quién ocupa cada espacio, durante cuánto tiempo y cuándo volverá a estar disponible para un nuevo inquilino.

Para crear una asignación, primero debes configurar recursos asignables.

Cuando un recurso se configura como Reservable, se trata como un recurso regular que tus miembros pueden reservar (a través del portal de miembro y la la aplicación Cobot Members) o que los visitantes externos pueden reservar directamente en tu homepage.

Cuando un recurso se configura como Asignable, no aparecerá como opción reservable para miembros, inquilinos o visitantes externos y, por tanto, no podrá reservarse de forma independiente.

Y nada está escrito en piedra. Puedes cambiar un recurso de Asignable a Reservable en cualquier momento.

Una vez que hayas creado tu primer recurso asignable, puedes alquilarlo y asignarlo a inquilinos, miembros o equipos. ¡Hay varias formas de hacerlo!

Una forma de asignar un recurso a un inquilino, miembro o equipo es desde la vista general de asignaciones. Ve a Calendario » Asignaciones » Nueva asignación.

En el siguiente paso podrás:
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• Elegir el recurso y el inquilino/miembro al que debe alquilarse

• Establecer la fecha de inicio y la fecha de fin del alquiler
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Por defecto, se transfieren los ajustes configurados para cada recurso asignable (p. ej., precio de alquiler, compromiso mínimo, etc.). Sin embargo, estos datos predeterminados pueden modificarse al crear una asignación.

Una vez que hagas clic en Asignar recurso, la asignación se creará y aparecerá en el panel de asignaciones.

Si añades una fecha de fin a la asignación (p. ej., 31 de diciembre de 2026), el recurso asignado aparecerá automáticamente como Cancelado hasta el 31/12/2026.

Otra forma de alquilar un recurso a un inquilino/miembro es hacerlo directamente desde su perfil:

¡Listo! La asignación para el alquiler ha sido creada. Aparecerá en el perfil del miembro bajo Recursos asignados y se añadirá a tu vista general de asignaciones.

Si gestionas equipos o empresas inquilinas, puedes asignar un recurso directamente desde la página del equipo

En el siguiente paso podrás

Por defecto, se transfieren los ajustes configurados para cada recurso asignable. Sin embargo, estos datos predeterminados pueden personalizarse al crear una asignación.

Una vez asignado el recurso al equipo, lo verás en la página del equipo bajo Recursos asignados y también en el resumen del equipo en la parte superior.

Todas las asignaciones aparecen listadas en Calendario » Asignaciones. Puedes ver fácilmente los siguientes detalles de un vistazo:

También puedes editar asignaciones existentes o añadir un nuevo recurso a un inquilino o equipo desde esta pantalla.

Las asignaciones también aparecen junto a las reservas de recursos habituales en tu timeline en Calendario » Timeline. Esto te proporciona una visión clara de la disponibilidad de oficinas y escritorios en tu espacio de coworking.

Filtrar por uso (Asignable frente a Reservable), capacidad o etiquetas te permite encontrar rápidamente espacios disponibles para nuevos inquilinos o clientes, por ejemplo, cuando hablas con ellos por teléfono o en recepción.

Al igual que los cargos de los planes de suscripción, las asignaciones se añaden automáticamente a las facturas recurrentes de tus inquilinos, miembros o equipos.

Para una facturación más limpia, establece la fecha de inicio de la asignación de modo que coincida con la próxima fecha de renovación de la suscripción.

Si la fecha de inicio de la asignación no coincide con la próxima fecha de renovación de la suscripción, se añadirá a la factura mensual con un ciclo de facturación diferente.

Ejemplo: una suscripción se renueva el 1 de mayo, pero el alquiler de la oficina comienza el 21 de abril. Así es como aparecerá en la factura:

¿Los planes han cambiado y un inquilino o miembro se marcha antes de lo previsto? ¡No pasa nada! Simplemente elimina la asignación para liberar el espacio para un nuevo inquilino.

Opción 1: Desde la vista general de asignaciones

Opción 2: Desde el perfil del miembro o inquilino

Opción 3: Desde la página del equipo

El recurso quedará libre de inmediato y aparecerá como Disponible para un nuevo inquilino en tu vista general de asignaciones.

Puedes hacer seguimiento de métricas clave como la ocupación global de tu espacio, los ingresos totales por alquiler y los ingresos u ocupación por recurso en Analizar » Asignaciones.

Esto te permite obtener una imagen clara del rendimiento de tus alquileres – y detectar rápidamente qué oficinas o escritorios están generando más ingresos y cuáles están infrautilizados.

Utiliza estos datos para tomar decisiones inteligentes, ya sea ajustando precios de alquiler, renovando la distribución de tu espacio de coworking o perfeccionando tu estrategia de captación de nuevos inquilinos.

Ahora que ya dominas la gestión de alquileres a largo plazo con asignaciones, descubre cómo aumentar tus ingresos permitiendo que visitantes externos reserven salas de reuniones y otros recursos directamente en tu homepage.