¿Quieres dar a tus miembros un contingente de horas gratuitas para las reservas de tus salas de reuniones? ¿O quieres que compren un "bono" de horas antes de poder hacer reservas?
Esta guía te explicará todo sobre los créditos de reserva y los pases de reserva pagados por adelantado.
Créditos de reserva
Los créditos de reserva te permiten ofrecer a tus miembros un cierto número de horas gratuitas para tus recursos. También te permiten darles un precio reducido (o aumentado) por hora para los recursos.
Por ejemplo, un miembro podría obtener 10h para la Sala de Junta de forma gratuita. Una vez agotadas las 10h, puedes optar por ofrecer un precio con descuento a l@s miembros de este plan o dejar el precio/hora en blanco para que se apliquen los precios normales (tal y como se rellena en la configuración de recursos).
También puedes añadir una cantidad monetaria que l@s miembros pueden aplicar a uno o varios recursos.
Éstos caducan/se recargan con esa cantidad al final de cada ciclo de facturación mensual.
Configuración
Para configurar los créditos de reserva, ve a Configuración » Planes y añade un nuevo plan o edita uno existente. Ahora ve a la pestaña de Reservas » Créditos de reserva » Añadir créditos:
Aquí puedes establecer créditos de reserva de manera flexible:
Por ejemplo, ¿el crédito debe ser válido para todos los recursos para que el miembro pueda elegir cómo utilizarlos? ¿O quieres dar sólo una hora para la Sala de Junta 1, por ejemplo, mientras das un total de 10 horas para las salas de Junta 2 y 3?
Hacer reservas con los créditos de reserva
L@s miembros que tengan planes con créditos de reserva verán el precio en créditos de reserva (y no en euros):
También pueden ver cuántos créditos de reserva les quedan para el recurso:
Los créditos de reserva se tienen en cuenta automáticamente en la factura mensual.
Pases de reserva pagados por adelantado (discontinuado)
Esta función ha sido descontinuada. Si no la ves en la configuración de tu plan, consulta las Reservas Externas o el acceso a recursos específicos para miembros.
Si ves los pases de reserva pagados por adelantado en la configuración de tu plan, todavía puedes utilizarlos. Sigue leyendo para saber más sobre su funcionamiento.
Cuando un miembro reserva una sala en el calendario de reservas, se le cobra en su próxima factura. Con los pases de reserva pagados por adelantado puedes hacer que la gente pague por adelantado las reservas, lo que es ideal para quienes no son miembros y sólo quieren usar una sala de reuniones o para personas que no se presentan y a las que tal vez no vuelvas a ver.
Cuando se activa, el miembro tiene que comprar (y pagar inmediatamente) un pase de reserva pagado por adelantado. Cada pase tiene un número de horas fijado por tí y puede ser válido para una o varias salas. Si ofreces un pase de una hora, por ejemplo, tus miembros pueden hacer reservas en incrementos de tiempo más pequeños hasta que hayan agotado el pase por completo. Esto significa que un pase de reserva de una hora puede utilizarse no sólo para hacer una reserva de una hora, sino también dos reservas de 30 minutos, cuatro reservas de 15 minutos o seis reservas de 10 minutos. El menor incremento de tiempo que admite nuestro calendario de reservas es de 5 minutos.
Configuración
Para configurar los pases de reserva, ve a Configuración » Planes y añade un nuevo plan o edita uno existente. Ahora ve a la pestaña de Reservas:
Haz clic en "Añadir pases de reserva" e introduce el precio de un pase, la cantidad de tiempo para la que el pase es válido (puedes utilizar puntos decimales aquí para indicar espacios de menos de una hora) y los recursos para los que es válido.
Nota importante:
Si estás actualizando un plan existente, los cambios no afectarán a l@s miembros ya inscrit@s en este plan, sino sólo a los que se inscriban en él después de haber realizado los cambios. Si deseas que los cambios en un plan maestro se apliquen a l@s miembros existentes, deberás realizar un cambio de plan masivo.
Hay dos maneras de que l@s miembros obtengan pases de reservas pagados por adelantado: Comprarlos a través de Cobot o que un administrador se los asigne.
Miembros comprando pases de reserva
Para que esto funcione, tu espacio debe haber configurado los pagos con Paypal o con tarjeta, de lo contrario no hay manera de que paguen inmediatamente los pases.
L@s miembros cuyo plan incluye pases de reserva tendrán un botón de compra de pases de reserva en su página de inicio. Si no hay ningún método de pago en su cuenta, se les pedirá que añadan uno antes de comprar los pases. De este modo se garantiza que tú recibas el pago antes de realizar las reservas.
Se generará una factura, marcada como "Ya pagada" y se contabilizará inmediatamente en su cuenta una vez que se haya comprado el pase con éxito. En la factura no se registra ningún registro de pago porque, técnicamente, el proceso ya ha sido completado.
Nota importante: Los pases de reserva pagados por adelantado NO caducan. El miembro tendrá acceso a ellos hasta que los haya utilizado o tú los hayas eliminado manualmente de su cuenta.
Asignar pases de reserva como administrador
Si deseas asignar pases a un miembro, puedes hacerlo haciendo clic en su nombre en la lista de miembros.
A continuación, abre el menú desplegable del cuadro de Reservas y selecciona Asignar pases de reserva. Su plan debe tener pases pagados por adelantado para que esta opción esté disponible:
NOTA IMPORTANTE: Cuando añadas pases manualmente, no se cobrarán automáticamente al miembro como cuando los compra desde su portal de miembros, ni aparecerán en una futura factura. Si deseas cobrar a tu miembro los pases que le hayas asignado, crea una factura de forma libre.
Hacer reservas con pases de reserva pagados por adeltantado
Al hacer una reserva, l@s miembros verán cuántas horas les quedan. Si tú haces una reserva para un miembro, verás la misma información. Si se les acaban los pases, aparecerá este mensaje con un enlace a su tablero para comprar más pases:
A final de mes, l@s miembros que hayan comprado pases de reserva recibirán una factura en la que figuran los pases de reserva como ya pagados, de modo que tienen un recibo de su compra. Si quieres que reciban la factura inmediatamente, puedes generar una factura con cargo.
NOTA IMPORTANTE:
Si tienes un aviso de cancelación rellenado dentro de un recurso, también se aplicará a l@s miembros que hagan reservas con pases de reserva pagados por adelantado.
Si intentan cancelar la reserva dentro de ese plazo, 24 horas por ejemplo, no podrán hacerlo y no recibirán un reembolso o crédito en su cuenta por el pase aplicado a esa reserva. Tendrán que utilizar otro pase existente o comprar más pases para hacer otra reserva.
Este es un ejemplo de la pantalla que vería el usuario al intentar cancelar:
Combinar créditos de reserva y pases de reserva pagados por adelantado
Puedes combinar los créditos de reserva y los pases de reserva pagados por adelantado incluyendo ambos en un plan. Cuando un miembro hace una reserva, sus créditos de reserva se utilizarán primero. Cuando se hayan agotado los créditos, se les pedirá que compren pases de reserva pagados por adelantado.
El miembro debe estar conectad@ a su portal de miembros y tener registrado un método de pago automático, como una tarjeta de crédito o débito, para poder comprar pases.
Notas importantes:
Si has activado los pases de reserva pagados por adelantado en un plan, l@s miembros de este plan no pueden reservar ningún recurso que no tenga un crédito de reserva o un pase pagado por adelantado aplicado.
Si los créditos de reserva y los pases de reserva pagados por adelantado se han rellenado para un recurso, asegúrate de dejar en blanco el campo "precio/hora" del crédito de reserva. Cuando se añade un crédito de reserva con un precio adjunto, así como un pase de reserva pagado por adelantado, el sistema siempre se inclinará por los pases de reserva pagados por adelantado.
Próximo Paso
Ahora vamos a ver cómo se hacen las reservas en el calendario de reservas.