Con los pases de reserva prepago, tus miembros pagan sus reservas por adelantado: compran paquetes de horas/créditos y los canjean para hacer reservas. Sin pases válidos, no es posible realizar ninguna reserva.
Ten en cuenta: esta función ya no se desarrolla activamente. Si no la ves en la configuración de tus tarifas, puede que las reservas externas o el acceso a recursos específicos por miembro sean la alternativa adecuada para ti.
Configurar los pases de reserva prepago
Ve a Productos » Planes de suscripción » Añadir plan [o editar uno existente] » Reservas » Añadir pases de reserva.
2. Introduce el precio por pase, la duración de validez del pase y los recursos para los que se puede usar.
Los miembros pueden usar un pase en tramos más cortos hasta agotar el tiempo total.
💡 Ejemplo: Un pase de 1 hora puede usarse para dos reservas de 30 minutos. El tramo mínimo de reserva es de cinco minutos.
Nota Importante: Para poder comprar pases, los miembros deben:
haber iniciado sesión en su portal de miembros, y
tener configurado un método de pago automático.
Combinar pases de reserva prepago con créditos de reserva
💡 Puedes ofrecer tanto créditos de reserva como pases de reserva prepago en el mismo plan. Si ambos están configurados para un recurso, los créditos de reserva se usan siempre primero.
Una vez que un miembro agota todos sus créditos de reserva, se le pedirá que compre un pase de reserva prepago antes de poder hacer otra reserva.
Notas importantes
Cuando los pases de reserva prepago están activados en un plan, los miembros no pueden reservar recursos a menos que se cumpla una de las siguientes condiciones:
Hay un crédito de reserva o un pase de reserva prepago asignado al recurso.
El recurso tiene un precio por hora de 0.
Si tanto los créditos de reserva como los pases de reserva prepago están configurados para el mismo recurso, asegúrate de que el campo Precio por hora en los créditos de reserva esté vacío.
Si añades un precio a los créditos de reserva y también ofreces pases de reserva prepago, Cobot usará siempre los pases de reserva prepago por defecto.
💡
Si los créditos de reserva no tienen precio, se usan primero los créditos.
Una vez agotados los créditos, los miembros deben comprar un pase de reserva prepago.
Actualizar planes existentes
Cuando actualizas una plantilla de un plan en Productos » Planes de suscripción, los cambios solo afectan a los nuevos miembros que se registren después de esa actualización.
Los miembros existentes mantienen su configuración de plan actual. Para que los cambios se apliquen también a ellos, debes realizar un cambio de plan masivo.
Cómo tus miembros compran sus pases
Procesamiento de pagos
Sin forma pago automática, los miembros no pueden comprar pases.
💡 Para que tus miembros puedan comprar pases de reserva prepago, debes ofrecer formas de pago automáticas en tu espacio.
Paso 1: Iniciar sesión en el portal de miembros de Cobot
Los miembros cuyo plan incluya pases de reserva verán en la página de inicio de su portal de miembros un resumen de sus pases y la opción de comprar más.
Si aún no tienen una forma de pago guardada, se les pedirá que añadan uno antes de comprar.
Paso 2: Comprar pases
Tras hacer clic en Comprar pase en el portal de miembros, el miembro selecciona la cantidad de pases que desea.
💡 Si el plan del miembro incluye varios pases (p. ej., "Pack 10 sala pequeña" y "1h sala de conferencias"), el miembro verá todas las opciones disponibles y podrá elegir el pase que necesita.
Paso 3: Facturación
Tras comprar un pase:
Se genera automáticamente una factura marcada como ya pagada.
La factura queda disponible de inmediato en la cuenta del miembro.
No aparece ningún comprobante de pago en la factura, ya que el pago se procesa en el momento de la compra.
Los pases de reserva prepago no caducan. Los miembros pueden usarlos hasta agotar todas las horas o hasta que los elimines manualmente de la cuenta.
Paso 4: Usar los pases de reserva prepago
Los miembros pueden ver cuántos pases les quedan directamente en el panel de su portal de miembros.
Al hacer una reserva, el precio se muestra en pases de reserva, no en importes monetarios.
Si un miembro no tiene pases disponibles, recibirá un aviso y deberá comprar nuevos pases antes de poder reservar.
Facturas y recibos mensuales
Al final de cada mes, los miembros que hayan comprado pases recibirán una factura con esos pases listados como ya pagados. Esta sirve como recibo.
Si el miembro necesita la factura de inmediato, crea manualmente una factura basada en costes.
Cancelaciones
Los plazos de cancelación establecidos para un recurso también se aplican a las reservas realizadas con pases prepago.
Si un miembro intenta cancelar fuera del plazo permitido, no podrá hacerlo y no recibirá ningún reembolso ni crédito por el pase utilizado. Se mostrará el siguiente mensaje emergente.
Para hacer una nueva reserva, deberá usar otro pase disponible o comprar pases adicionales.
Asignar y eliminar pases como administrador
Por defecto, los miembros compran sus pases directamente desde el portal de miembros - la facturación, el pago y la asignación del pase se procesan automáticamente.
Como administrador, también puedes asignar pases manualmente. Esto es útil si un miembro no tiene una forma de pago automática configurada o si quieres regalarle un pase.
Paso 1: Asignar pases manualmente
Para asignar pases a un miembro, ve a Administrar » Miembros » Selecciona el miembro » Reservas y acceso » Asignar/eliminar pases de reserva.
💡 Para poder asignar pases a un miembro, su plan debe tener pases prepago configurados.
Introduce la cantidad de pases que quieres asignar. Si tienes varios tipos de pases, puedes seleccionarlos desde el menú desplegable.
Paso 2: Facturar los pases asignados manualmente
Notas importantes sobre la asignación manual de pases
Los pases asignados manualmente no generan ninguna factura automática ni ningún cobro automático.
Si quieres facturar los pases asignados manualmente, debes crear una factura manualmente para el miembro o añadir un cargo único a su cuenta.
[Opcional] Paso 3: Eliminar pases
Para eliminar pases de un miembro:
Ve a Administrar » Miembros » Reservas y acceso » Asignar/eliminar pases de reserva.
Selecciona la cantidad de pases y el tipo de pase en el menú desplegable, y haz clic en Eliminar pases de reserva.
💡 Para que esta opción esté disponible, el plan del miembro debe incluir al menos un pase prepago.
Nota importante: Eliminar un pase no reembolsa ni acredita al miembro el importe pagado.
Puedes añadir un crédito manual a la cuenta del miembro o realizar un reembolso manualmente.