Cuándo utilizar una factura de rectificación
Utiliza una factura de rectificación para corregir errores en facturas emitidas anteriormente sin eliminar ni editar directamente el original. Este método te ayuda a mantener la precisión de tus registros contables.
Crea una factura de rectificación cuando:
Has introducido un importe, un tipo impositivo o un servicio incorrectos en la factura original.
Necesitas cancelar o ajustar una factura, independientemente de si se ha pagado o no.
Deseas registrar un cambio sin afectar al historial de conciliación.
Corregir una factura frente a anular una factura
Anular una factura significa que ya no esperas el pago. El estado de la factura cambia de abierta a anulada.
Rectificar una factura significa que sigues esperando el pago, pero por un importe o una partida diferente. La factura original permanece en tus registros y Cobot crea una factura de rectificación adicional para reflejar los cambios.
Cómo crear una factura de rectificación
Para rectificar una factura ya emitida en Cobot:
Ve a Administrar » Facturas.
Haz clic en la factura que deseas rectificar.
Haz clic en Rectificar factura.
Se abrirá una nueva plantilla de factura de rectificación con los datos de la factura original ya rellenados. El importe de la factura aparecerá como un valor negativo, lo que revertirá el importe original.
Anular la factura original
Si deseas anular por completo la factura original, por ejemplo, si olvidaste cancelar la suscripción de un miembro a tiempo, marca la casilla Anular factura original en la parte inferior de la plantilla de factura de corrección. A continuación, haz clic en Guardar factura para finalizar la corrección.
⚠️ La opción de anular la factura original solo está disponible si la factura original no ha sido pagada.
Después de hacer clic en Guardar factura, Cobot crea una nueva factura que es idéntica a la original. Las únicas diferencias son que se etiqueta como Nota de crédito y el importe aparece como un valor negativo.
Cobot también actualiza tu feed de actividad con un comentario que indica que se ha generado una factura de retificación. El comentario incluye un enlace a la factura original.
Cuando abras la factura de rectificación en formato PDF, verás una nota de referencia que apunta a la factura original que corrige.
Rectificar partes de la factura original
Para rectificar solo una parte de una factura original, actualiza los importes directamente en la plantilla de factura de corrección.
Ejemplo: Un miembro recibe la factura n.º 123 correspondiente a un mes completo de cuotas de suscripción (600€), pero solo se le debería haber cobrado dos tercios del mes.
Para corregirlo:
Abre la factura n.º 123.
Haz clic en Rectificar factura.
En la plantilla de factura de rectificación, cuyo valor predeterminado es -600€, cambia el importe a -200€ que es el importe cobrado en exceso.
Guarda y envía la factura de rectificación al miembro.
Si la factura original ya se ha pagado, reembolsa los 200€ al miembro.
Marca la factura de rectificación como pagada.
El miembro recibirá la factura de rectificación con una referencia a la original, que aparecerá en la parte inferior del PDF. Si emites varias rectificaciones, cada nueva factura de rectificación hará referencia a la factura original o a la rectificación más reciente.
☝️ Cuando creas una factura de rectificación, puedes añadir notas internas para que los administradores expliquen qué se ha cambiado y por qué. Estas notas no son visibles para los miembros.
Cómo aparecen las facturas de rectificación en tu cuenta de Cobot
En tu lista de facturas
Encontrarás las facturas de rectificación en Administrar » Facturas, junto con las facturas normales. El feed de actividad las marca como facturas de rectificación e incluye un enlace a la factura original que corrigen.
Cuando abres una factura de corrección en formato PDF, verás una nota de referencia que apunta a la factura original.
En tu análisis
Las facturas de rectificación aparecen como facturas normales en tu análisis. Puedes verlas en Analizar » Ingresos, donde se incluyen en los datos de ingresos.