Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est plus disponible pour les nouveaux espaces et qu ce guide est uniquement destiné aux espaces qui utilisent déjà cette fonctionnalité.
Les tickets de réservation prépayés vous permettent de créer des tickets individuels ou des packs que vos membres doivent acheter et payer immédiatement avant de pouvoir effectuer une réservation dans le calendrier.
Configurer les tickets de réservation prépayés
Pour configurer les tickets de réservation prépayés, veuillez suivre les étapes suivantes :
Accédez à Produits » Forfaits d'adhésion et ajoutez un nouveau forfait ou modifiez-en un existant. Accédez ensuite à l'onglet Réservations.
Cliquez sur Ajouter des tickets de réservation
3. Saisissez le prix d'un ticket de réservation, sa durée de validité et la ressource pour laquelle il est valable.
Combiner tickets de réservation prépayés et crédits de réservation.
Vous pouvez combiner des crédits de réservation et des tickets de réservation prépayés en les incluant tous les deux dans un forfait d'adhésion. Lorsqu'un membre effectue une réservation, ses crédits de réservation sont utilisés en premier.
Lorsque votre membre n'a plus de crédits, il ou elle est invité·e à acheter des tickets de réservation prépayés.
Comment obtenir des tickets de réservation prépayés
Vos membres doivent être connecté·e·s à leur portail membre et avoir enregistré un mode de paiement automatique, tel qu'une carte de crédit ou de débit, pour pouvoir acheter des tickets de réservation.
REMARQUES IMPORTANTES
Si vous avez activé les tickets de réservation prépayés pour un forfait, Cobot empêchera le membre de réserver toute ressource qui ne dispose pas d'un crédit de réservation ou d'un ticket de réservation prépayé, sauf si le prix normal par heure de la ressource est de 0.
Si des crédits de réservation et des tickets de réservation prépayés sont tous deux renseignés pour une ressource, veuillez vous assurer de laisser le champ « prix/heure » du crédit de réservation vide. Lorsque vous ajoutez un crédit de réservation avec un prix associé, ainsi qu'un ticket de réservation prépayé, Cobot utilisera toujours les tickets de réservation prépayés par défaut.
Sans prix, les crédits seront utilisés en premier, puis l'option ticket de réservation sera requise (et les membres seront invité·e·s à acheter le ticket de réservation au préalable).
Les membres peuvent obtenir des tickets de réservation de deux manières : en les achetant via leur portail membre dans Cobot ou en demandant à un administrateur de les leur attribuer.
Membres achetant des tickets de réservation dans leur portail
Pour que vos membres puissent acheter des tickets de réservation dans leur portails de membre, votre espace doit avoir configuré un mode de paiement automatisé, soit Paypal ou les paiements par carte, sinon il n'y a aucun moyen pour eux de payer immédiatement les tickets de réservations.
Les membres dont le forfait comprend les tickets de réservation auront un bouton « Acheter des tickets de réservation » sur leur page d'accueil.
Si aucun mode de paiement n'est enregistré sur leur compte, ils seront invités à en ajouter un avant d'acheter des pass.
Cela vous garantit de recevoir le paiement avant toute réservation.
Une facture sera générée, marquée comme « Déjà payée » et immédiatement enregistrée sur leur compte une fois qu'un ticket aura été acheté avec succès. Aucun enregistrement de paiement n'apparaîtra sur la facture, car techniquement, le processus est déjà terminé.
Les tickets de réservation prépayés n'ont PAS de date d'expiration. Le membre y aura accès jusqu'à ce qu'il les ait utilisés ou que vous les supprimiez manuellement de son compte.
Administrateurs attribuant des tickets de réservation
Si vous souhaitez attribuer des tickets de réservation à un membre, vous pouvez le faire en cliquant sur son nom dans la liste des membres » Réservations & accès » Sélectionner "Attribuer des tickets de réservation'.
Le forfait du membre doit inclure des tickets de réservation prépayés pour que cette option soit disponible.
Vous pouvez ensuite décider du nombre de tickets de réservation que vous souhaitez attribuer.
REMARQUE IMPORTANTE :
Lorsque vous ajoutez manuellement des tickets de réservation prépayés, le membre ne sera pas automatiquement facturé·e comme il ou elle le serait s'il ou elle les avait achetés sur son portail membre.
Les tickets de réservation n'apparaîtront donc non plus sur une facture ultérieure.
Si vous souhaitez facturer à votre membre les tickets que vous lui avez attribués, vous pouvez soit ajouter des frais uniques à sa prochaine facture, soit créer une facture libre distincte pour ces frais.
Effectuer des réservations avec des tickets de réservation
Si vos membres souhaitent réserver une ressource pour laquelle ils doivent disposer de tickets de réservation prépayés, ils verront le prix indiqué dans « tickets de réservation prépayés » plutôt qu'en euros.
Lorsqu'ils effectuent la réservation, les membres voient le nombre d'heures qu'il leur reste. Si vous effectuez une réservation pour un membre, vous verrez les mêmes informations.
S'ils n'ont plus de ticket de réservation, le message suivant s'affichera avec un lien vers leur tableau de bord pour acheter d'autres tickets :
À la fin du mois, les membres qui ont acheté des tickets de réservation prépayés recevront une facture indiquant que les tickets de réservation ont déjà été payés, afin qu'ils disposent d'un reçu de leur achat. Si vous souhaitez qu'ils reçoivent la facture immédiatement, vous pouvez générer une facture payante.
Si vous avez configuré une notification d'annulation renseignée dans une ressource, celle-ci s'appliquera également aux membres qui effectuent des réservations avec des tickets de réservation prépayés.
Si les membres tentent d'annuler la réservation dans ce délai, par exemple 24 heures, ils ne pourront pas le faire et ne recevront aucun remboursement ni crédit sur leur compte pour le ticket utilisé pour cette réservation. Ils devront soit utiliser un autre pass existant, soit acheter d'autres pass pour effectuer une nouvelle réservation.
Voici un exemple de l'écran qui s'affichera lorsque les membres tenteront d'annuler :