La función Equipos de Cobot te ayuda a gestionar grupos de miembros de la misma empresa, organización o asociación.
Asigna un plan de equipo personalizado o existente a un grupo y designa uno o varios gerentes de equipo en unos sencillos pasos. Los gerentes de equipo añaden y eliminan miembros, gestionan los datos de facturación y ven o editan la configuración del plan por sí mismos, lo que reduce tu carga de trabajo administrativo.
Configurar equipos
Los equipos funcionan de manera diferente a los miembros individuales y los planes de suscripción estándar. La forma de configurarlos depende de tus objetivos.
Opción 1: Utilizar un plan de equipo compartido
Crea un plan de equipo y asígnalo a varios equipos. Esto funciona mejor cuando varios equipos comparten los mismos precios, reglas de acceso y restricciones, como varias oficinas privadas con condiciones idénticas.
Para ello, primero configura el plan de equipo en Productos » Planes de suscripción » Añadir plan » Selecciona «Plan de equipo» en la parte superior de la página.
Rellena todos los campos igual que lo harías con un plan de suscripción. Haz clic aquí para obtener más información al respecto.
Una vez que hayas configurado tu plan, añade a tu equipo. Consulta esta sección para obtener más instrucciones sobre cómo hacerlo.
Opción 2: Crear un plan personalizado para un equipo
Crea un nuevo plan con ajustes únicos para un equipo específico. Utiliza esta opción cuando un equipo necesite precios, accesos o funciones diferentes. Sigue los pasos que se indican en Añadir equipos para esta opción.
Añadir equipos
Ve a Administrar » Equipos » Añadir equipo.
Nombre del equipo
Es el nombre asignado al equipo. Puede representar una empresa (por ejemplo, «Acme, Inc»), un departamento (por ejemplo, «Marketing») o cualquier otro identificador relevante.
Detalles de facturación
El Contacto de facturación y el Correo electrónico de facturación deben ser el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que deseas que reciba las facturas.
💡 Estos datos aparecerán en todas las facturas generadas para este equipo.
Este contacto no se añadirá automáticamente como miembro, ni se tendrá en cuenta para el límite de suscripción mensual.
⚠️ NOTAS IMPORTANTES ⚠️
No dejes el campo «Contacto de facturación» vacío, ya que, de lo contrario, no se enviarán correos electrónicos ni facturas a tu equipo.
Fecha de inicio y fecha de la primera factura periódica
Estos campos funcionan igual que las fechas de inicio de la suscripción y de facturación habituales.
Fecha de inicio: la fecha en la que el equipo comienza a utilizar tu espacio.
Fecha de la primera factura periódica: la fecha en la que se genera la primera factura periódica. Puedes elegir si deseas enviar una factura prorrateada al momento de la inscripción.
💡 Puedes editar toda la información anterior en el perfil del equipo más adelante.
Seleccionar un plan
Elige un plan de equipo creado anteriormente o crea uno nuevo desde cero.
Si seleccionas «Nuevo plan», configurarás los ajustes básicos y todas las demás secciones de este nuevo plan.
Al añadir planes de esta forma, no se añadirán a tu lista de planes en Productos » Planes de suscripción.
Ajustes básicos
Plazas incluidas
Este campo establece el número máximo de miembros permitidos en el equipo. Cada plan cuenta para el total de plazas incluidas en tu suscripción mensual y limita el número de miembros que puede añadir un gerente de equipo.
Puedes actualizar este número en cualquier momento si el equipo crece, o habilitar la opción «Permitir a los gerrentes del equipo comprar plazas adicionales». Cuando esta opción está habilitada, los administradores del equipo pueden añadir plazas más allá de la cantidad incluida. Establece un precio por plaza adicional o déjalo en blanco para permitir plazas adicionales sin coste alguno.
Nombre del plan
En la sección Nombre del plan, puedes añadir el nombre único del plan para este equipo, así como una descripción del plan que se mostrará a los nuevos miembros del equipo que se inscriban en él.
Pases temporales
Los pases temporales para equipos funcionan igual que los pases temporales normales de Cobot, con algunas diferencias importantes para los administradores del espacio, los gerentes de equipo y los miembros del equipo.
Los administradores pueden:
Crear planes de equipo con pases temporales (tanto incluidos en el plan como adquiribles por los gerentes de equipo).
Asignar pases temporales a un equipo.
Eliminar pases temporales de un equipo.
Registrar a los miembros del equipo.
Ver los registros anteriores de miembros individuales (utilizando el complemento «Miembros registrados»).
Los gerentes de equipo pueden:
Comprar pases temporales para su equipo.
Los miembros del equipo pueden:
Ver los pases temporales restantes para el equipo.
Registrarse utilizando un pase temporal.
A continuación, ¡añadamos miembros!
Añadir miembros a un equipo
Hay dos formas de añadir un miembro a un equipo:
Enviando una invitación a los miembros
Indicando a los gerentes del equipo que inviten tú mismos a los nuevos miembros
⚠️ No hay forma de añadir directamente a tus miembros actuales a un equipo. Tendrás que cancelar su membresía y enviarles una nueva invitación.
Una vez que hayas creado tu equipo, puedes añadir nuevos miembros desde la página de resumen del equipo enviándoles una invitación.
Haz clic en Añadir miembro al equipo e introduce sus datos de contacto.
3. Elige si este miembro debe ser o no gerente de equipo.
4. Haz clic en Guardar para enviar al miembro un enlace de registro para que pueda conectarse a tu portal de miembros.
Gerente de equipo
Cuando a un miembro se le asigna el rol de gerente de equipo, obtiene permisos extraordinarios para administrar la cuenta de su equipo.
A diferencia de los miembros normales, los gerentes de equipo pueden:
Añadir miembros a su equipo.
Eliminar miembros de su equipo.
Añadir más plazas al plan
Cambiar la información de facturación de su equipo.
Cambiar la forma de pago de su equipo.
Ver los detalles del plan de su equipo.
Página de resumen del equipo
Una vez que se hayan añadido miembros al equipo, los encontrarás en la página de resumen del equipo, donde podrás ver la siguiente información de un vistazo:
Nombre del equipo, gasto mensual y fecha de renovación
Detalles de los miembros del equipo, su dirección de correo electrónico y «activo desde»
Feed de actividad que muestra un resumen de todas las acciones que se realizan con el equipo (reservas, facturación, cancelaciones, etc.)
También puedes enviar mensajes a los miembros del equipo, editar sus datos o cancelar su suscripción.
Perfil de los miembros del equipo
Los perfiles de los miembros del equipo son similares a los de los miembros habituales. También podrás ver a qué equipo pertenecen.
Sin embargo, notarás que se muestra menos información, ya que no tienen secciones de Facturación o Reservas, por ejemplo.
☝🏼 Al igual que los miembros habituales, los miembros del equipo deben estar conectados a su cuenta de usuario para acceder al portal de miembros de Cobot. Tanto tú como el gerente del equipo pueden enviar un enlace de registro.
Miembros del equipo en tu lista de miembros
Los miembros del equipo aparecerán en tu lista de miembros, al igual que los miembros habituales.
Sin embargo, no aparecerá el nombre del plan junto a ellos. En su lugar, encontrarás la columna Equipo, que te permitirá identificar fácilmente a qué equipo pertenecen.
☝🏼 El perfil de los miembros del equipo también muestra el nombre del equipo al que pertenecen.
Facturar a los miembros del equipo
💡 A diferencia de los miembros habituales, a los miembros del equipo no se les factura individualmente.
En lugar de facturas individuales, se envía una única factura para todos los miembros del equipo, dirigida a la persona designada como contacto de facturación del equipo.
Esta factura incluirá la cuota mensual de suscripción que hayas establecido, así como los cargos generados por cada miembro por el uso de reservas, pases temporales, extras mensuales o cargos por servicios puntuales y créditos que puedas evaluar.
Puedes editar el contacto de facturación o la forma de pago en la página de resumen del equipo en Administrar » Equipos » haciendo clic en el nombre del equipo.
⚠️ Actualmente, no es posible crear facturas individuales y únicas para los miembros del equipo. Sin embargo, sí es posible añadir cargos y créditos individuales al equipo.
Crear facturas de formato libre para un equipo
Cobot te permite crear facturas únicas (de formato libre) para equipos, al igual que para miembros individuales. Esto resulta útil para cobrar servicios especiales, complementos o ajustes manuales que no están incluidos en la facturación automatizada.
Para crear una factura:
Ve a Administrar » Facturas » Nueva factura » Selecciona el equipo en el menú desplegable.
El formulario de factura se rellenará automáticamente con la información del equipo.
Añade los datos necesarios (descripción, importe, impuestos, etc.).
Haz clic en Guardar factura.
Una vez guardada, puedes enviar la factura al gerente del equipo o procesar el pago manualmente. Nota: No se aplicará ningún cargo automáticamente.
La factura se almacenará en el historial de facturas del equipo para futuras consultas.
Gestionar equipos
Añadir miembros existentes a un equipo
A menos que un miembro existente ya haya sido pagado por otra persona, no es posible transferirlo a un equipo.
⚠️ Consulta nuestra guía sobre cómo convertir miembros existentes «pagados» para obtener más información sobre cómo convertir un equipo.
Para conectar a alguien a un equipo que ya es miembro de tu espacio, sigue estos pasos:
Informa al miembro de que perderá el acceso a su portal de miembro existente y que recibirá un correo electrónico de reconexión para unirse a su nueva cuenta.
Cancela la suscripción.
Añádelo como miembro del equipo y envíale la nueva solicitud de conexión.
Cancelar equipos y sus miembros
Tú y el gerente del equipo pueden cancelar a miembros individuales del equipo en cualquier momento. Los miembros del equipo también recibirán el correo electrónico de cancelación de suscripción que Cobot envía en Personalizar » Correos electrónicos.
Cancelar miembros del equipo
Al cancelar a un miembro del equipo, se liberará inmediatamente una plaza en el equipo.
Ve a la página de resumen de tu equipo y haz clic en los tres puntos situados junto al miembro del equipo » Cancelar suscripción. ¡Listo!
Los miembros cancelados aparecerán en tu lista de miembros bajo Cancelados.
Cancelar un equipo
Si deseas cancelar todo el equipo, puedes hacerlo yendo a Administrar » Equipos » Suscripción del equipo » Cancelar equipo. A continuación, podrás elegir una fecha de cancelación.
💡 También puedes eliminar un equipo si lo prefieres, aunque suene tan... definitivo.
Próximas funciones
Si después de leer esta aventura de Equipos sigues con nosotros, quizá también te interese estar atento a estas próximas funciones:
Logotipo del equipo mostrado en el perfil del equipo y en los perfiles de los miembros del equipo
Facturas finales
Planes públicos
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