Acerca de los equipos
La función Equipos de Cobot es una excelente manera de agregar a tu espacio un grupo de personas que forman parte de la misma empresa, organización o asociación.
Los equipos te permiten crear y asignar un plan de equipo personalizado (o existente) a un grupo de miembros, al tiempo que designas uno o más gerentes de equipo para este grupo, todo en un solo paso.
Los gerentes de equipo pueden añadir y eliminar miembros ellos mismos, cambiar los detalles de facturación y ver y editar los detalles del plan, lo que te ahorra tiempo.
Los equipos funcionan de forma un poco diferente a los miembros individuales y a los planes de suscripción. En lugar de añadir primero un miembro, primero configuras el equipo y el plan antes de añadirle miembros
Configurar un equipo
Para empezar a trabajar con equipos, ve a Administrar » Equipos y haz clic en el botón azul «+ Añadir equipo».
En la página siguiente, rellena los campos con todos los datos de nombre y facturación relevantes para el equipo.
💡 Los planes de equipo también se pueden crear en Productos » Planes de suscripción + Añadir plan. Hazlo cuando quieras crear un plan sin crear un equipo.
Nombre del equipo
Este es el nombre asignado al equipo. Puede representar a una empresa (por ejemplo, «Acme, Inc»), un departamento (por ejemplo, «Marketing») o cualquier otro identificador relevante.
Datos de facturación
El contacto de facturación y el correo electrónico de facturación deben ser el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que desea recibir las facturas. Estos datos aparecerán en todas las facturas generadas para este equipo.
Este contacto no se añadirá automáticamente como miembro, ni contará para tu límite de suscripción mensual.
⚠️ Importante: No dejes vacío el campo de contacto de facturación; de lo contrario, no se enviarán correos electrónicos de facturación a tu equipo. ¡También tuvimos que escribir eso con un signo de exclamación!
Fecha de inicio y primera fecha de factura recurrente
Estos campos funcionan igual que las fechas habituales de inicio de la suscripción y de facturación.
Fecha de inicio: la fecha en la que el equipo comienza a utilizar tu espacio.
Primera fecha de factura recurrente: la fecha en la que se genera la primera factura recurrente. Puedes elegir si quieres enviar una factura prorrateada al registrarte.
Nota: puedes editar toda la información anterior en el perfil del equipo más adelante.
Planes del equipo
En esta sección puedes seleccionar un plan creado previamente en Productos » Planes de suscripción o crear un plan nuevo desde cero.
Una vez que hayas seleccionado un plan, haz clic en el botón azul «Siguiente» para configurar las configuraciones básicos.
Configuración básica
Número de miembros del equipo incluidos
El número que introduzcas en este campo determina cuántos miembros pueden unirse al equipo.
Esta cantidad se deducirá del total de asientos que tienes disponibles como parte de tu suscripción mensual con nosotros, al tiempo que establece un límite al número de nuevos miembros del equipo que un gerente de equipo puede añadir.
Siempre puedes editarlo más adelante si más miembros quieren unirse al equipo.
Nombre del plan
En la sección Nombre del plan, puedes añadir el nombre único del plan para este equipo, así como una descripción del plan que se mostrará a los nuevos miembros del equipo que se inscriban en él.
A continuación, ¡añadamos miembros!
Añadir miembros a un equipo
Hay dos formas de añadir un miembro a un equipo:
Enviando una invitación a los miembros.
Dando instrucciones a los gestores de equipo para que ellos mismos inviten a los nuevos miembros.
⚠️ Actualmente no hay forma de añadir directamente a un equipo a los miembros actuales (ya registrados en tu espacio Cobot).
Si quieres añadirlos a un equipo, tendrás que cancelar su suscripción y enviarles una nueva invitación o convertirlos en un equipo, y solo si son pagados por otra persona. Esta conversión romperá ciertas integraciones, así que lee atentamente nuestra guía sobre la conversión de miembros a un plan de equipo.
Una vez que hayas creado tu equipo, puedes añadir nuevos miembros del equipo desde la página de visión general del equipo enviando una invitación.
Haz clic en «Añadir miembro del equipo» e introduce sus datos de contacto.
Elige si este miembro debe ser o no un gerente de equipo.
Haz clic en Guardar para enviar al miembro un enlace de registro para que pueda conectarse a su portal de miembros.
Gerente de equipo
Cuando se asigna a un miembro a un rol de gerente de equipo, obtiene permisos maravillosamente imperturbables para gestionar la cuenta de su equipo.
A diferencia de los miembros normales, los gerentes de equipo pueden:
Añadir miembros a su equipo.
Eliminar miembros de su equipo.
Cambiar la información de facturación de su equipo.
Cambiar la forma de pago de su equipo.
Ver los detalles del plan de su equipo.
Nos hemos inclinado a añadir un signo de exclamación al final de estas viñetas, pero, por desgracia, puedes empezar a añadir más miembros al equipo o hacer que el gerente del equipo lo haga por su parte. Te mereces un descanso. ¡Con un signo de exclamación!
Los miembros del equipo también aparecerán en tu panel de información general de miembros.
Página de resumen del equipo
Una vez que se hayan añadido miembros a un equipo, los encontrarás en la página de resumen del equipo, donde podrás ver la siguiente información de un vistazo:
Nombre del equipo, gasto mensual y fecha de renovación.
Detalles de los miembros del equipo, su dirección de correo electrónico y «activo desde».
En esa página, también puedes enviar mensajes a los miembros del equipo, editar sus detalles o cancelar su suscripción.
Perfil de miembro del equipo
Los perfiles de los miembros del equipo son similares a los de tus miembros habituales. También verás de qué equipo son miembros.
Sin embargo, observarás que hay menos información, ya que no tienen secciones de facturación o reserva, por ejemplo.
Al igual que los miembros habituales, los miembros del equipo tendrán que estar conectados a su cuenta de usuario para acceder a su Portal de miembros de Cobot. Tanto tú como el gerente de equipo podéis enviar el enlace de registro.
Miembros del equipo en tu lista de miembros
Los miembros del equipo aparecerán en tu lista de miembros, al igual que tus miembros habituales.
Sin embargo, no tendrán un nombre de plan que aparezca junto a ellos. En su lugar, encontrarás la columna Equipo, que te permitirá identificar fácilmente de qué equipo forman parte.
El perfil del miembro del equipo también muestra el nombre del equipo al que pertenece.
Facturación de miembros del equipo
A diferencia de los miembros normales, a los miembros del equipo no se les factura. En su lugar, se envía una sola factura para todos los miembros del equipo y se dirige a la persona designada como contacto de facturación del equipo.
Esta factura contendrá la cuota mensual de suscripción que hayas establecido, así como los cargos generados por miembros individuales por el uso de reservas, extras mensuales o cargos por servicio únicos y créditos que puedas evaluar.
Puedes editar el contacto de facturación o la forma de pago en la página de resumen del equipo en Administrar » Equipos » Haciendo clic en el nombre del equipo.
⚠️Actualmente, no es posible crear facturas individuales y únicas para los miembros del equipo. Sin embargo, es posible añadir cargos y créditos individuales al equipo.
Gestionar equipos
Añadir miembros existentes a un equipo
A menos que un miembro existente ya esté pagado por otra persona, no es posible transferirlo a un equipo. Para conectar a un equipo a alguien que ya es miembro en tu espacio, sigue estos pasos:
Informa al miembro de que perderá el acceso a su portal de miembro existente y recibirá un correo electrónico de reconexión para unirse a su nueva cuenta.
Cancela al miembro.
Añádelo como miembro del equipo y envíale la nueva solicitud de conexión.
Cancelar equipos y sus miembros
Tanto tú como el gerente de equipo podéis cancelar a miembros individuales del equipo en cualquier momento. Los miembros del equipo también recibirán el correo electrónico de cancelación de miembros que envía Cobot en Personalizar » Correos electrónicos.
You and the Team Manager can cancel individual team members at any point. Team members will also get sent the member cancellation email that Cobot sends under Customize » Emails.
Cancelar miembros del equipo
Al cancelar un miembro del equipo, se liberará de inmediato una plaza en el equipo.
Ve a la página de resumen de tu equipo y haz clic en los tres puntos junto al miembro del equipo » Cancelar suscripción. ¡Listo!
Los miembros del equipo cancelados aparecerán en tu lista de miembros bajo Cancelado.
Cancelar un equipo
Si deseas cancelar todo el equipo, puedes hacerlo yendo a Administrar » Equipos » Miembros del equipo » Cancelar equipo. A continuación, podrás elegir una fecha de cancelación.
Nota: también puedes eliminar un equipo si lo prefieres, aunque suene tan... permanente.
Próximas funciones
Si sigues con nosotros después de leer esta aventura de equipos, también puedes estar atento a estas próximas funciones:
Pases Temporales: compartidos entre los miembros del equipo.
Cargos de registro aplicados cuando se registra un nuevo equipo (depósito, tarifas clave, etc.)
Actividades publicadas en el perfil del equipo (al igual que las actividades en los perfiles de los miembros).
Logotipo del equipo mostrado en el perfil del equipo y en los perfiles de los miembros del equipo.
Facturas finales
Planes públicos
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