La función Equipos es una herramienta poderosa que te permite crear y gestionar diferentes equipos u organizaciones dentro de tu espacio. Agiliza la facturación, permite a los equipos auto-gestionarse y te permite asignar gerentes de equipo.
Crear un equipo
Para crear un equipo, ve a Administrar » Equipos » Añadir equipo y proporciona los siguientes datos:
1. Nombre del equipo
Este es el nombre asignado al equipo. Puede representar a una empresa (por ejemplo, «Acme Inc»), un departamento (por ejemplo, «Marketing») o cualquier otro identificador relevante.
2. Contacto de facturación
El Contacto de facturación es donde se almacena la información de facturación. No es un miembro ni un usuario, sino que determina qué información debe aparecer en las facturas del equipo.
3. Fecha de inicio y primera fecha de factura recurrente
Fecha de inicio: la fecha en la que el equipo comienza a utilizar tu espacio.
Primera fecha de factura recurrente: la fecha en la que se genera la primera factura recurrente. Puedes elegir si enviar una factura prorrateada al registrarte.
Crear un plan de equipo
Una vez que hayas configurado correctamente tu equipo y sus datos de facturación, ¡es hora de crear un plan de equipo para ellos! Al hacer clic en Siguiente, se te dirigirá a la pantalla Plan de equipo. Primer paso:
1. Número de miembros del equipo
Esto determina cuántos miembros pueden unirse al plan.
Notas importantes:
Para evitar conflictos con las suscripciones individuales, el número de suscripciones de equipo está reservado y «bloqueado» para el equipo
Esto es especialmente importante porque los gerentes de equipo también pueden añadir y eliminar miembros, por lo que necesitan una asignación definida de plazas para utilizarlas
Por lo tanto, el número que añadas en ese campo contará automáticamente para tu suscripción a Cobot
Siempre puedes editar el número
Añadir miembros a un equipo
El siguiente paso es añadir miembros del equipo al plan. Solo tienes que hacer clic en Añadir miembro del equipo y seguir los pasos.
Al añadir un miembro del equipo, puedes elegir si este miembro debe ser o no el Gerente de equipo:
Gerente de equipo
Convertir a un miembro del equipo en gerente de equipo le asigna un rol especial con derechos de administrador para gestionar la configuración del equipo.
Los gerentes de equipo pueden:
Añadir miembros al equipo
Eliminar miembros del equipo
Cambiar la información de facturación del equipo
Cambiar la forma de pago del equipo
Esto significa que el equipo tiene total flexibilidad y poder sobre su propio plan, lo que reduce el coste y el tiempo tanto para ellos como para ti.
A continuación, puedes empezar a añadir más miembros al equipo o hacer que el gerente de equipo lo haga por su parte. ¡Fácil!
Convertir miembros existentes de la función «pagar por» en nuevos equipos
Es posible que hayas estado utilizando nuestra antigua función «pagar por otros miembros» como solución alternativa para gestionar equipos. Ahora, puedes convertir fácilmente a esos miembros en un equipo. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el botón Convertir a equipo en el perfil del miembro de pago.
NOTA IMPORTANTE
Es posible que no veas la función «pagar por», ya que ya no está disponible. Solo la verán los espacios que la hayan estado utilizando en el pasado.
Por lo tanto, no podrás convertir a los miembros existentes en miembros del equipo si nunca has utilizado la función.
El miembro que anteriormente era de pago se convertirá automáticamente en gerente de equipo.
Los miembros de pago no cancelados pasarán automáticamente al equipo.
Las fechas de cancelación futuras se copian a los nuevos miembros del equipo.
Los antiguos miembros de pago se cancelan inmediatamente.
Los datos de facturación (dirección, correo electrónico, identificación fiscal, número de cliente) del miembro de pago se asignan al equipo.
Todos los extras de los planes de suscripción de pago de todos los planes de los miembros se añaden al nuevo plan de equipo.
El plan de equipo se puede personalizar durante el proceso de migración.
Las reservas que aún no se han facturado se migran a los nuevos miembros del equipo.
Al iniciar sesión, los usuarios ven ahora sus nuevos miembros de equipo y ya no los antiguos.
Se mantiene la fecha de la factura.
Las fotos y los perfiles de la comunidad se trasladan a los nuevos miembros.
El número máximo de miembros del plan de equipo se establece en el número actual de miembros.
Las facturas de los miembros de pago se migran al equipo.
Ten en cuenta que: los miembros «pagados» en planes gratuitos y/i los extras mensuales gratuitos no se moverán ni convertirán.
Página de resumen del equipo
Una vez que los miembros se hayan añadido a un equipo, los encontrarás en la página de resumen del equipo, donde podrás ver la siguiente información de un vistazo:
Nombre del equipo, gasto mensual y fecha de renovación.
Miembros del equipo, su dirección de correo electrónico y «activo desde».
En esa página, también puedes enviar mensajes a los miembros del equipo, editarlos o cancelar su suscripción.
Perfil de miembro del equipo
Los perfiles de los miembros del equipo son similares a los de tus miembros habituales. Sin embargo, observarás que hay menos información, ya que no tienen ninguna sección de facturación o de reservas, por ejemplo.
El perfil de cada miembro del equipo también incluye un enlace a su equipo
Al igual que los miembros normales, los miembros del equipo tendrán que estar conectados a su cuenta de usuario para entrar en su Portal de miembros de Cobot. Tanto tú como el gerente de equipo podéis enviar el enlace de registro.
Miembros del equipo en tu lista de miembros
Los miembros del equipo aparecerán en tu lista de miembros, al igual que tus miembros regulares. Sin embargo, no tendrán un nombre de plan que aparezca junto a ellos. En su lugar, encontrarás la nueva columna Equipo, que te permitirá identificar fácilmente de qué equipo forman parte.
El perfil del miembro del equipo también muestra el nombre del equipo al que pertenecen.
Facturación del equipo
A diferencia de tus miembros regulares, los miembros del equipo no recibirán su propia factura individual. En su lugar, se envía una sola factura para todos los miembros del equipo y se dirige a la persona establecida como contacto de facturación del equipo.
Puedes editar el contacto de facturación o la forma de pago en la página de resumen del equipo en Administrar » Equipos » haciendo clic en el nombre del equipo.
NOTAS IMPORTANTES
Actualmente, no es posible crear facturas individuales y únicas para los miembros del equipo.
Cancelar miembros del equipo o de todo un equipo
Tú y el gerente de equipo podéis cancelar a miembros individuales del equipo en cualquier momento.
Cancelar miembros individuales del equipo
La cancelación de un miembro del equipo liberará una plaza en el equipo de inmediato.
Ve a la página de resumen del equipo » Haz clic en los tres puntos junto al miembro del equipo » Cancelar suscripción. ¡Listo!
Los miembros del equipo cancelados aparecerán en tu lista de miembros bajo Cancelado.
Cancelar un equipo
Si deseas cancelar todo el equipo, puedes hacerlo yendo a Administrar » Equipos » Suscripción del equipo » Cancelar equipo. A continuación, podrás elegir una fecha de cancelación.
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