Cobot vereinfacht deine administrativen Aufgaben, indem es den Rechnungsstellungsprozess für deine Mitgliedschaften, Mitgliederbuchungen und einmaligen Mitgliedergebühren automatisiert.

Durch die automatisierte Rechnungsstellung kannst du dich auf andere Aspekte der Verwaltung deines Spaces konzentrieren und so eine effizientere und problemlosere Erfahrung gewährleisten. Verbessere die Benutzerfreundlichkeit noch weiter, indem du automatisierte Zahlungsmethoden hinzufügst. So werden deine Rechnungen nicht nur automatisch erstellt, sondern auch bezahlt!

Du kannst auch Rechnungen für Nicht-Mitglieder erstellen, z.B. für Besucher:innen, die einen Meeting Room buchen oder einen Tagespass auf deiner Homepage kaufen. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren.

Cobot erstellt und versendet standardmäßig in zwei Zyklen Rechnungen an deine Mitglieder:

Das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft ist das Datum, an dem die Mitgliedsbeiträge berechnet werden. Das monatliche Rechnungsdatum ist das Datum, an dem zusätzliche Gebühren, wie z. B. einmalige Gebühren und Buchungen, verarbeitet werden.

Wenn eine Rechnung in einem der beiden Abrechnungszyklen erstellt wird, wird Cobot:

Wenn sich jemand für eine Mitgliedschaft in deinem Space registriert, wird dieser Person automatisch ein Verlängerungsdatum zugewiesen. Das Verlängerungsdatum basiert auf dem Zyklus, der im Feld "Pro" in den "Grundeinstellungen" des Mitgliedschaftstarifes festgelegt wurde.

Du kannst das Verlängerungsdatum deines Mitglieds ändern, indem du zu Verwalten » Mitglieder » auf den Namen des Mitglieds » Mitgliedschaft » Verlängerungsdatum ändern gehst.

Neben den automatischen Rechnungen, die zum Verlängerungsdatum deines Mitglieds erstellt werden, sucht Cobot auch nach zusätzlichen Gebühren auf dem Konto des Mitglieds, wie z. B. Buchungsgebühren oder einmalige Gebühren/Gutschriften, und erstellt eine monatlich wiederkehrende Rechnung für diese.

Wenn die Mitgliedsbeiträge ebenfalls monatlich anfallen, wird nur eine einzige Rechnung für alle Gebühren erstellt.

Das monatliche Rechnungsdatum ist auch an das Datum der Registrierung des Mitglieds gebunden, aber NICHT an die Häufigkeit der Erneuerung der Mitgliedsgebühr.
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Beispiel:

Ein neues Mitglied registriert sich und beginnt am 1. August. Der Mitgliedsbeitrag wird vierteljährlich (alle 3 Monate) abgebucht.

Es empfiehlt sich, die kommenden Rechnungen deiner Mitglieder zu überprüfen, wenn du Änderungen an ihren Accounts vornimmst, z. B. das Verlängerungsdatum änderst oder eine einmalige Gebühr hinzufügst.

Gehe zu ihrem Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau um zu sehen, was dort erscheint.

Verwende manuelle Rechnungen, wenn du deinem Mitglied die Kosten sofort in Rechnung stellen möchtest, anstatt sie auf dem Konto des Mitglieds zu verbuchen, damit sie zu seiner nächsten wiederkehrenden Rechnung hinzugefügt werden.

Um eine manuelle Rechnung zu erstellen, gehe zum Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Manuelle Rechnung oder Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung.

Nachdem du die Rechnung erstellt hast, wird sie im Profil des Mitglieds und im Mitgliederportal veröffentlicht. Du kannst die Rechnung belasten (wenn eine automatische Zahlungsmethode vorhanden ist) und sie per E-Mail versenden. Diese beiden Aktionen sind in der Rechnungsübersicht zu sehen.

Die Funktion Zahlungserinnerungen von Cobot hilft bei der effektiveren Verwaltung verspäteter Zahlungen. Mit diesem Tool können Mitglieder per E-Mail über verspätete Zahlungen benachrichtigt werden. Außerdem können Erinnerungsnachrichten für eine bessere Kommunikation angepasst werden.
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Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie diese eingerichtet werden und wie sie funktionieren.

Du möchtest deine Rechnungen überprüfen, bevor du die Zahlungsmethoden deiner Mitglieder belastest? Das ist kein Problem.

Gehe zu Anpassen » Funktionen » Zahlungen und aktiviere 'Rechnungen nicht automatisch belasten'. Mit dieser Funktion werden alle Rechnungen erstellt und im Profil deines Mitglieds veröffentlicht, aber NICHT automatisch belastet, selbst wenn eine automatische Zahlungsmethode vorhanden ist.

Du kannst alle erstellten Rechnungen im Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Vergangene Rechnungen und deinen allgemeinen Rechnungsabschnitt unter Verwalten » Rechnungen einsehen.

Für deine Rechnungen müssen die Zahlungen nun manuell erfasst werden.

Um Zahlungen manuell zu erfassen, gehe zum Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Vergangene Rechnungen oder zu deinem Rechnungsabschnitt unter Verwalten » Rechnungen. Klicke auf das Overflow Menü und auf "Zahlung erfassen".

Wähle die Zahlungsmethode und speichere den Zahlungsdatensatz. Es können auch Teilzahlungen vorgenommen werden.

Klicke auf "Zahlung speichern". In der allgemeinen Rechnungsübersicht wird die Rechnung nun als "bezahlt" angezeigt.

Jetzt, wo deine Rechnungen schnell eingehen, musst du vielleicht kleine Korrekturen vornehmen, versehentlich erstellte Duplikate löschen und dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden. Aber was solltest du wann genau wie tun?

Bestehende Rechnungen bearbeiten, löschen und abschreiben

In Fällen, in denen du kleine Korrekturen vornehmen, Duplikate berichtigen oder dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden musst, ist das Bearbeiten, Löschen oder Abschreiben deiner Rechnungen die Lösung. Aber wie funktioniert das?

Wenn Fehler oder Ungenauigkeiten festgestellt werden, kannst du in Erwägung ziehen, die Rechnung zu bearbeiten. Dies ist besonders nützlich, um Details wie Gebühren oder Rechnungsinformationen zu verfeinern. Die Genauigkeit deiner Rechnungen ist entscheidend, um deinen Kunden zuverlässige Informationen zu liefern.

Bearbeite eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Overflow Menü auf "Bearbeiten" klickst.

Du kannst die folgenden Felder bearbeiten:

Wenn du eine Rechnung bearbeitest, wird sie NICHT automatisch erneut an die von dir eingegebene Rechnungs-E-Mail gesendet. Sobald du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "erneut senden". Dadurch wird eine neue Rechnung verschickt. Wenn du PayPal aktiviert hast, wird der Zahlungslink auf die neue Rechnung verweisen.

Im Allgemeinen ist die Löschung den Fällen vorbehalten, in denen eine Korrektur durch Bearbeitung nicht möglich ist oder wenn fälschlicherweise ein doppelter Eintrag erstellt wurde. Eine regelmäßige Überprüfung der Rechnungen hilft, solche Situationen zu erkennen, in denen eine Löschung erforderlich sein könnte.

Beim Löschen von Rechnungen ist Vorsicht geboten, da dieser Vorgang den Datensatz dauerhaft löscht.

Lösche eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst. Scrolle bis zum Ende der Seite, um die Option Löschen zu finden.

Anders als bei der Löschung einer Rechnung wird bei der Abschreibung die Forderung anerkannt und aus den aktiven Konten entfernt, sodass die Aufzeichnung der versuchten Transaktion erhalten bleibt. Daher solltest du eine Rechnung nur dann abschreiben, wenn klar ist, dass der Betrag aufgrund der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit eines Kunden nicht eingezogen werden kann. Damit wird der finanzielle Verlust anerkannt und eine korrekte Buchführung gewährleistet.

Befolge bei der Abschreibung einer Rechnung stets die in deiner Region geltenden Verfahren, da sich dies auf deinen Jahresabschluss und dein steuerpflichtiges Einkommen auswirkt.

Um eine Rechnung abzuschreiben, gehe zu Verwalten » Rechnungen und klicke im Overflow Menü auf "Abschreiben".

Nach der Abschreibung werden die Einnahmen aus deinen unbezahlten Konten in deiner Auswertung entfernt und als verlorene Einnahmen angezeigt.

Es werden keine zusätzlichen E-Mails oder Benachrichtigungen an die Rechnungs-E-Mail gesendet, wenn diese Aktion durchgeführt wird.

Wenn du eine Zahlung über eine automatisierte Zahlungsmethode erhalten hast, können Rückerstattungen für diese Rechnungen nicht über Cobot bearbeitet werden.

Um eine Rückerstattung zu beantragen, musst du dich direkt bei der Plattform deines Zahlungsanbieters anmelden. Hier kannst du Transaktionen verwalten und Rückerstattungsanträge gemäß den spezifischen Verfahren und Richtlinien des Anbieters einreichen.

Erstelle anschließend eine neue Rechnung mit dem gebuchten Rückerstattungsbetrag, damit deine Auswertungen korrekt sind.

Als Alternative zu Rückerstattungen kannst du einem Mitglied eine Gutschrift ausstellen, die auf die nächste Rechnung angerechnet wird. Hier erfährst du mehr darüber, wie das geht.

Aber was macht man mit der bereits erstellten Rechnung?

Umgang mit überbezahlten Rechnungen: Überbezahlte Rechnungen werden als „unbezahlt“ gekennzeichnet, obwohl sie offiziell bezahlt wurden. Diese Kennzeichnung dient als Erinnerung für notwendige Folgeaktionen, wie z. B. die Ausstellung einer Rückerstattung oder die Gutschrift auf dem Mitgliedskonto.

Hinzufügen von Gutschriften: Um eine Gutschrift zu einer bestehenden Rechnung hinzuzufügen, klicke auf „Bearbeiten“ und füge eine neue Position hinzu. Gib die Details wie bei einem Standardartikel ein, aber mit einem negativen Betrag. Durch das Bearbeiten von Rechnungen wird dem Mitglied nicht automatisch eine Gebühr berechnet, eine Rückerstattung oder eine Gutschrift gewährt. Es werden lediglich die Informationen auf der Rechnung geändert.

Wenn du möchtest, dass Cobot überhaupt keine Rechnungen automatisch erstellt, wende dich an den Support und wir werden die Funktion für dich deaktivieren.