Langfristige Vermietung mit Zuweisungen in Cobot
Zuweisungen sind eine Möglichkeit für dich, deine stundenweise buchbaren Ressourcen in langfristige Büromieten oder fest zugewiesene monatliche Schreibtische umzuwandeln.
Durch die Einrichtung von Zuweisungen kannst du auf einen Blick erkennen, wer welchen Raum nutzt, wie lange und wann der Raum wieder verfügbar sein wird.
Schritt 1: Zuweisbare Ressourcen einrichten
Um eine Zuweisung zu erstellen, legst du zunächst zuweisbare Ressourcen an:
Gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource hinzufügen
Wähle den Art von Ressource: Raum, Schreibtisch, Sonstiges
Wähle Zuweisbar aus
Bevor wir fortfahren, lass uns kurz den Unterschied zwischen zuweisbaren und buchbaren Ressourcen erläutern.
Zuweisbare vs. buchbare Ressourcen
Buchbare Ressourcen
Wenn du eine Ressource als 'Buchbar' festlegst, wird sie als reguläre Ressource behandelt, die von deinen Mitgliedern (über das Mitgliederportal und die Cobot Members App) oder von externen Besuchern über deine Homepage gebucht werden kann.
💡 Der Unterschied zwischen Buchbar und Zuweisbar:
Buchbar → Ein Mitglied wählt eine Ressource aus, legt einen Zeitpunkt fest und nimmt eine Buchung vor.
Zuweisbar → Ein Admin weist einem bestimmten Mitglied eine Ressource für eine dauerhaftere, exklusive Nutzung zu.
Zuweisbare Ressourcen
Für Ressourcen, die von einem Admin ausschließlich bestimmten Mitgliedern oder Teams zugewiesen werden sollen, wähle 'Zuweisbar' aus. Das ist ideal für langfristige Nutzungen, wie beispielsweise die Vermietung von Büros oder die Zuweisung fester monatlicher Arbeitsplätze an bestimmte Mitglieder oder Mieter.
💡 Gut zu wissen: Wenn eine Ressource, die mit Buchungsguthaben verknüpft ist, auf zuweisbar umgestellt wird, bleibt sie in deinen Buchungsguthaben-Einstellungen weiterhin sichtbar, sodass du die Verknüpfung verwalten kannst, ohne von vorne beginnen zu müssen.
Und keine Sorge - nichts ist in Stein gemeisselt! Du kannst eine Ressource jederzeit von 'Zuweisbar' auf 'Buchbar' zurück ändern. Weitere Infos findest du in unserem Guide zur Einrichtung von Ressourcen.
Schritt 2: Eine Zuweisung erstellen
Sobald du deine erste zuweisbare Ressource erstellt hast, kannst du sie Mitgliedern oder Teams zuweisen. Und dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten!
Option 1: Zuweisung direkt in der Zuweisungs-Übersicht erstellen
Eine Möglichkeit, eine Ressource einem Mitglied oder Team zuzuweisen, ist die Zuweisungs-Übersicht. Gehe zu Kalender » Zuweisungen » Neue Zuweisung.
Im nächsten Schritt kannst du:
Die Ressource und den Mieter auswählen, dem sie zugewiesen werden soll
Das Start- und Enddatum der Vermietung festlegen
Standardmäßig werden die für jede zuweisbare Ressource festgelegten Einstellungen (z. B. monatlicher Miet-Preis, Kündigungsfrist usw.) übernommen – Sie können beim Erstellen einer Zuweisung jedoch individuell angepasst werden.
💡 Pro Tipp: Entscheiden flexibel, ob du deinen Mitgliedern für die Zuweisung zusätzlich zu ihrem regulären Mitgliedschaftstarif eine Gebühr berechnen möchtest oder nicht.
Sobald du auf Ressource zuweisen klickst, wird die Zuweisung erstellt und in der Zuweisungs-Übersicht angezeigt.
💡 Gut zu wissen: Die zugewiesenen Ressourcen werden auch im Profil des Mitglieds oder des Teams unter Zugewiesene Ressourcen aufgeführt.
Wenn du ein Enddatum für die Zuweisung angibst (z. B. 31. Dezember 2026), wird die zugewiesene Ressource automatisch als Gekündigt zum: 31. Dezember 2026 angezeigt.
Option 2: Zuweisung direkt über das Mitgliederprofil erstellen
Ressourcen lassen sich auch direkt über das Mitgliederprofil zuweisen – ideal für eine schnelle Verwaltung einzelner Mieter:
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Mitgliedsnamen wählen
Scrolle nach unten zu Zugewiesene Ressourcen
Klicke auf +
Und das war’s schon! Die Zuweisung für das Mitglied ist erstellt. Sie wird im Profil des Mitglieds unter „Zugewiesene Ressourcen“ angezeigt und zusätzlich zu deiner Zuweisungs-Übersicht hinzugefügt.
Wenn du ein Enddatum für die Zuweisung angibst (z. B. 31. Dezember 2026), wird die zugewiesene Ressource automatisch als Gekündigt zum: 31. Dezember 2026 angezeigt.
Option 3: Zuweisung direkt auf die Team-Seite erstellen
Für die Verwaltung von Teams kannst du Ressourcen direkt auf der Team-Seite zuweisen:
Gehe zu Verwalten » Teams » Teamnamen auswählen
Gehe zu Zugewiesene Ressourcen
Klicke auf +
Im nächsten Schritt kannst du:
Die Ressource auswählen, die das Team mieten möchte
Start- und Enddatum der Vermietung festlegen
Standardmäßig werden die für jede zuweisbare Ressource festgelegten Einstellungen (z. B. monatlicher Miet-Preis, Kündigungsfrist usw.) übernommen – Sie können beim Erstellen einer Zuweisung jedoch individuell angepasst werden.
💡 Pro-Tipp: Entscheide flexibel, ob du deinem Team die Zuweisung zusätzlich zu seinem regulären Team-Tarif in Rechnung stellen möchtest oder nicht.
Sobald die Ressource dem Team zugewiesen ist, siehst du sie auf der Team-Seite unter Zugewiesene Ressourcen sowie in der Team-Zusammenfassung oben.
Wenn du ein Enddatum hinzufügst (z. B. 1. Juni 2026), wird die zugewiesene Ressource automatisch als Gekündigt zum 1. Jun 2026 angezeigt.
💡 Pro-Tipp: Einem Mitglied oder Team können gleichzeitig mehrere Ressourcen zugewiesen werden – z. B. wenn ein Team mehrere Büros oder Räume gleichzeitig mietet.
Alle vermieteten Ressourcen zentral verwalten
Alle aktuellen und anstehenden Zuweisungen unter Kalender » Zuweisungen einsehen
Alle aktuellen und bevorstehenden Zuweisungen sind unter Kalender » Zuweisungen aufgelistet. Auf einen Blick siehst du:
Status jeder Zuweisung (Zugewiesen, Frei oder Bevorstehend)
An wen sie zugewiesen ist
Start- und Enddatum
Preis
Kapazität und Größe
Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit
Tags
Du kannst bestehende Zuweisungen jederzeit bearbeiten oder einem Mitglied eine weitere Zuweisung hinzufügen.
💡 Pro-Tipp: Behalte alle aktuellen und bevorstehenden Zuweisungen im Blick – so weißt du immer, welches Büro für einen Einzug vorbereitet oder wann eine Reinigung nach einem Auszug geplant werden muss.
Freie Zeitfenster in Kalender » Timeline finden
Zuweisungen erscheinen neben den regulären Ressourcen-Buchungen in der Timeline unter Kalender » Timeline. für einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit deines Coworking Spaces. So behältst du einen klaren Überblick über die Auslastung – ideal, um freie Termine schnell zu erkennen oder Fragen wie „Sind im Mai noch Büros verfügbar?“ zu beantworten.
Durch das Filtern nach Nutzung (zuweisbar vs. buchbar), Kapazität oder Tags lassen sich schnell geeignete Optionen für deine Kunden finden, beispielsweise wenn du mit ihnen telefonierst oder sie an der Rezeption bedienst.
Vermietete Ressourcen abrechnen
Wie Mitgliedschaftsgebühren werden langfristig gemietete Ressourcen automatisch zu den wiederkehrenden Rechnungen deiner Mitglieder oder Teams hinzugefügt.
Um eine möglichst übersichtliche Rechnungsstellung zu gewährleisten, lege das Startdatum der Zuweisung so fest, dass es mit dem nächsten Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft übereinstimmt – auf diese Weise werden beide Posten im selben Abrechnungszyklus in Rechnung gestellt.
💡 Wenn das Datum der Mitgliedschaftsverlängerung und das Datum des Leistungsbeginns identisch sind – z. B. beide am 1. Mai –, stimmen die Abrechnungszyklen perfekt überein, und alles wird in einem einzigen, übersichtlichen Zyklus in Rechnung gestellt.
Wenn die Daten nicht übereinstimmen, wird die Zuweisung in einem separaten Abrechnungszyklus abgerechnet.
Beispiel: Eine Mitgliedschaft verlängert sich am 1. Juni, die Zuweisung beginnt aber am 12. Mai. So würde das auf der Rechnung erscheinen:
Mitgliedschaftsgebühr: 1. Juni - 30. Juni
Zugewiesenes Büro: 12. Mai - 11. Juni
Eine Zuweisung löschen
Haben sich die Pläne geändert und zieht ein Team oder ein Mitglied früher als erwartet aus? Kein Problem! Löschen Sie einfach die Zuweisung, um die Ressource für jemand anderen freizugeben.
Option 1: In der Zuweisungs-Übersicht löschen
Gehe zu Kalender » Zuweisungen » Bearbeiten
Scrolle nach unten und klicke auf Diese Zuweisung löschen » Löschen
Option 2: Im Mitgliederprofil löschen
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Mitgliedsnamen auswählen
Scrolle zu Zugewiesene Ressourcen » Bearbeiten
Scrolle nach unten und klicke auf Löschen
Option 3: Auf Team-Seite löschen
Gehe zu Verwalten » Teams » Teamnamen auswählen
Scrolle zu Zugewiesene Ressourcen » Bearbeiten
3crolle nach unten und klicke auf Löschen
Die zuweisbare Ressource wird sofort freigegeben und in der Übersicht als Frei angezeigt.
💡 Pro-Tipp: Sollten sich die Pläne ändern – sei es ein anderes Büro oder ein neuer Starttermin, den das Mitglied oder das Team wünscht –, kannst du die Zuweisung einfach bearbeiten, anstatt sie zu löschen und neu anzulegen.
Zuweisungs-Daten auswerten & Auslastung optimieren
Unter Auswertung » Zuweisungen kannst du wichtige Metriken wie die Gesamtbelegung, den Gesamtumsatz sowie den Umsatz oder die Belegung pro Ressource verfolgen.
So erhältst du einen klaren Überblick über die Leistung deiner Zuweisungen – und kannst schnell erkennen, welche Ressourcen gut ausgelastet sind und welche nicht ausreichend genutzt werden.
Nutze diese Erkenntnisse, um fundiertere Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Anpassung der Preise, der Neugestaltung eines Raums oder der Optimierung deiner Marketingmaßnahmen.
Das Ergebnis: ein klareres Verständnis dafür, was funktioniert und wo noch Verbesserungspotenzial besteht.
💡 Pro-Tipp: Nutze Buchungscodes für eine noch detailliertere Auswertung.
Nächster Schritt:
Da du nun mit langfristigen Zuweisungen vertraut bist, wollen wir uns nun damit befassen, wie du deinen Umsatz steigern kannst, indem du Nicht-Mitgliedern ermöglichst, Besprechungsräume und andere Ressourcen direkt auf deiner Homepage zu buchen.
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