Langfristige Vermietung mit Zuweisungen in Cobot

Mit Zuweisungen in Cobot kannst du konkrete Ressourcen – wie Büros, Schreibtische oder andere Bereiche – langfristig an deine Mieter, Mitglieder oder Teams vermieten. Ideal für langfristige Bürovermietungen oder feste monatliche Schreibtische in deinem Coworking Space.

Durch die Einrichtung von Zuweisungen behältst du jederzeit den Überblick, wer welchen Bereich wie lange mietet – und wann die Ressource wieder verfügbar sein wird.

💡 Kurz zusammengefasst: Zuweisungen sind die direkte Verbindung zwischen einem Mitglied oder Team und einer konkreten Ressource in Cobot.

Schritt 1: Zuweisbare Ressourcen einrichten

Um eine Zuweisung zu erstellen, legst du zunächst zuweisbare Ressourcen an:

Gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource hinzufügen
Wähle den Typ: Raum, Schreibtisch, Sonstiges
Wähle Zuweisbar

Zuweisbare vs. buchbare Ressourcen

Buchbare Ressourcen

Wenn eine Ressource auf Buchbar gesetzt ist, wird sie als reguläre Ressource behandelt, die von deinen Mitgliedern (über das Mitgliederportal und die Cobot Members App) oder von externen Besuchern über deine Homepage gebucht werden kann.

💡 Wähle Buchbar für Ressourcen, die deine Mitglieder selbst buchen – z. B. Meetingräume, Telefonkabinen, Flex-Desks oder andere kurzfristig buchbare Ressourcen in deinem Coworking Space.

Zuweisbare Ressourcen

Wenn eine Ressource auf Zuweisbar gesetzt ist, erscheint sie nicht als buchbare Option für Mitglieder oder Teams. Sie kann weder über das Mitgliederportal noch die Cobot Members App oder von externen Gästen gebucht werden – nur Admins können sie gezielt zuweisen.

💡 Wähle Zuweisbar für Ressourcen, die ein Admin bestimmten Mitgliedern oder Teams langfristig zuteilt – ideal für die Vermietung von Büros, die Zuweisung fester Schreibtische oder monatliche Mietmodelle in deinem Coworking Space.

Und keine Sorge - nichts ist in Stein gemeisselt! Du kannst eine Ressource jederzeit von Zuweisbar auf Buchbar zurück ändern. Weitere Infos findest du in unserem Guide zur Einrichtung von Ressourcen.

Schritt 2: Eine Zuweisung in Cobot erstellen – Büros & Ressourcen zuweisen

Sobald du deine erste zuweisbare Ressource erstellt hast, kannst du sie Mitgliedern oder Teams in deinem Coworking Space zuweisen – schnell, flexibel und zentral verwaltet.

Option 1: Zuweisung direkt in der Zuweisungs-Übersicht erstellen

Eine Möglichkeit, eine Ressource einem Mitglied oder Team zuzuweisen, ist die Zuweisungs-Übersicht. Gehe zu Kalender » Zuweisungen » Neue Zuweisung.

Im nächsten Schritt kannst du:

Die Ressource und den Mieter auswählen, dem sie zugewiesen werden soll
Das Start- und Enddatum der Vermietung festlegen

Standardmäßig werden die für jede zuweisbare Ressource festgelegten Einstellungen (z. B. monatlicher Miet-Preis, Kündigungsfrist usw.) übernommen – können beim Erstellen einer Zuweisung jedoch individuell angepasst werden.

Sobald du auf Ressource zuweisen klickst, wird die Zuweisung erstellt und in der Zuweisungs-Übersicht angezeigt.

💡 Die zugewiesenen Ressourcen werden auch im Profil des Mitglieds oder des Teams unter Zugewiesene Ressourcen aufgeführt.

Option 2: Zuweisung direkt über das Mitgliederprofil erstellen

Ressourcen lassen sich auch direkt über das Mitgliederprofil zuweisen – ideal für eine schnelle Verwaltung einzelner Mieter:

Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Mitgliedsnamen wählen
Scrolle nach unten zu Zugewiesene Ressourcen
Klicke auf +

Die Zuweisung wird sofort im Profil des Mitglieds/des Teams und in der Zuweisungs-Übersicht angezeigt. Mit einem Enddatum (z. B. 31. Dezember 2026) erscheint sie automatisch als Endet am 31.12.2026.

Option 3: Zuweisung direkt auf die Team-Seite erstellen

Für die Verwaltung von Teams kannst du Ressourcen direkt auf der Team-Seite zuweisen:

Gehe zu Verwalten » Teams » Teamnamen auswählen
Gehe zu Zugewiesene Ressourcen
Klicke auf +

Im nächsten Schritt kannst du:

Die Ressource auswählen, die das Team mieten möchte
Start- und Enddatum der Vermietung festlegen

Standardeinstellungen werden automatisch übernommen, können aber individuell angepasst werden. Nach der Zuweisung erscheint die Ressource unter Zugewiesene Ressourcen auf der Team-Seite sowie in der Team-Zusammenfassung.

Sobald die Ressource dem Team zugewiesen ist, siehst du sie auf der Team-Seite unter Zugewiesene Ressourcen sowie in der Team-Zusammenfassung oben.

Wenn du ein Enddatum hinzufügst (z. B. 1. Juni 2026), wird die zugewiesene Ressource automatisch als Endet am 01. Jun 2026 angezeigt.

💡 Pro-Tipp: Einem Mitglied oder Team können gleichzeitig mehrere Ressourcen zugewiesen werden – z. B. wenn ein Team mehrere Büros oder Räume gleichzeitig mietet.

Alle vermieteten Ressourcen zentral verwalten

Zuweisungs-Übersicht: Kalender » Zuweisungen

Alle aktuellen und bevorstehenden Zuweisungen sind unter Kalender » Zuweisungen aufgelistet. Auf einen Blick siehst du:

Status jeder Zuweisung (Zugewiesen, Frei oder Bevorstehend)
An wen sie zugewiesen ist
Start- und Enddatum
Preis
Kapazität und Größe
Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit
Tags

Du kannst bestehende Zuweisungen jederzeit bearbeiten oder einem Mitglied eine weitere Zuweisung hinzufügen.

💡 Pro-Tipp: Behalte alle aktuellen und bevorstehenden Zuweisungen im Blick – so weißt du immer, welches Büro für einen Einzug vorbereitet oder wann eine Reinigung nach einem Auszug geplant werden muss.

Freie Zeitfenster in Kalender » Timeline finden

Zuweisungen erscheinen gemeinsam mit regulären Ressourcen-Buchungen in der Timeline unter Kalender » Timeline – für einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit deines Coworking Spaces.

Mit den Filteroptionen nach Nutzungsart (Zuweisbar vs. Buchbar), Kapazität oder Tags findest du schnell die passende Ressource für deine Mieter.

Vermietete Ressourcen abrechnen

Wie Mitgliedschaftsgebühren werden langfristig gemietete Ressourcen automatisch zu den wiederkehrenden Rechnungen deiner Mitglieder oder Teams hinzugefügt.

Für eine optimale Übersicht empfiehlt es sich, das Startdatum der Zuweisung mit dem nächsten Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft abzustimmen.

💡 Stimmen Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft und Startdatum der Zuteilung überein – z. B. beide am 1. Mai – sind die Abrechnungszyklen perfekt synchronisiert.

Wenn die Daten nicht übereinstimmen, wird die Zuweisung in einem separaten Abrechnungszyklus abgerechnet.

Beispiel: Eine Mitgliedschaft verlängert sich am 1. Mai, die Zuweisung beginnt aber am 21. April. So würde das auf der Rechnung erscheinen:
- Mitgliedschaftsgebühr: 1. Mai - 31. Mai
- Zugewiesenes Office: 21. April - 20. Mai

Eine Zuweisung löschen

Pläne haben sich geändert und ein Mieter zieht früher aus? Kein Problem – lösche die Zuweisung, um die Ressource sofort freizugeben bzw. neu zu vermieten.

Option 1: In der Zuweisungs-Übersicht löschen

Gehe zu Kalender » Zuweisungen » Bearbeiten
Scrolle nach unten und klicke auf Diese Zuweisung löschen » Löschen

Option 2: Im Mitgliederprofil löschen

Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Mitgliedsnamen auswählen
Scrolle zu Zugewiesene Ressourcen » Bearbeiten
Scrolle nach unten und klicke auf Löschen

Option 3: Auf Team-Seite löschen

Gehe zu Verwalten » Teams » Teamnamen auswählen
Scrolle zu Zugewiesene Ressourcen » Bearbeiten
3crolle nach unten und klicke auf Löschen

Die zuweisbare Ressource wird sofort freigegeben und in der Übersicht als „Frei" angezeigt.

💡 Pro-Tipp: Möchte dein Mieter nur früher einziehen oder doch ein größeres Büro mieten? Bearbeite die Zuweisung einfach, statt sie zu löschen und neu zu erstellen.

Zuweisungs-Daten auswerten & Auslastung optimieren

Unter Auswertungen » Zuweisungen findest du wichtige Kennzahlen für deinen Coworking Space:

Gesamtauslastung deiner vermieteten Büros und Schreibtische
Gesamtumsatz sowie Umsatz und Auslastung pro Ressource

Du kannst diese Erkenntnisse für strategische Entscheidungen nutzen – z.B. im Bezug auf Preisanpassungen, Änderungen der Mietdauer oder Optimierung deines Marketings.

💡 Pro-Tipp: Nutze Buchungscodes für eine noch detailliertere Auswertung.