Cobot simplifica tus tareas administrativas automatizando el proceso de facturación de tus suscripciones, reservas de miembros, reservas externas, y cargos únicos.
Con la facturación automática, puedes centrarte en otros aspectos de la gestión de tu espacio, garantizando una experiencia más eficiente y sin complicaciones. Mejora aún más la experiencia del usuario añadiendo formas de pago automatizadas. De este modo, tus facturas no sólo se generan automáticamente, sino que también se cobran.
Puedes facturar a l@s no-miembros de tu espacio, como l@s visitantes que reserven una sala o adquieran pases diarios desde tu homepage. Haz clic aquí para obtener más información.
Esta guía cubre:
Facturación automática
Por defecto, Cobot genera y envía automáticamente facturas a tus miembros en dos ciclos:
La fecha de renovación de la suscripción es cuando se cobran las cuotas de suscripción. Su fecha de facturación mensual es cuando se procesan los cargos adicionales, como los cargos únicos y las reservas.
Cuando se genera una factura en cualquiera de los dos ciclos de facturación, Cobot:
Creará y publicará la factura en el perfil del miembro en Facturación » Facturas anteriores.
Cuando se conecte una forma de pago automática, y tu miembro tenga una forma de pago registrada (tarjeta de crédito, PayPal, etc.) Cobot intentará realizar el cargo en la forma de pago registrada.
La factura se publicará en su portal de miembros bajo 'Suscripción'. Para ocultar las facturas del portal de miembros, ve a Configuración » Configuración de facturación » y marca 'Ocultar facturas a tus miembros' » Guardar.
Si la opción 'Enviar facturas por correo electrónico' está activada en tu Configuración de facturación, Cobot también enviará la factura por correo electrónico al miembro con el estado de pago. Lo que va a hacer es:
Marcarla como "pagada" si se ha realizado el pago automático.
Intentar hasta tres veces procesar el pago si éste falla. Tu miembro recibirá una notificación por correo electrónico del fallo cada vez. Si deseas que te notifique cada fallo, activa la notificación por correo electrónico 'Problema temporal con el pago de un miembro' en tus ajustes de administrador.
Notificar tanto a ti como a tu miembro si el pago falla permanentemente.
Fecha de renovación de la suscripción
Cada vez que alguien se registra como miembro en tu espacio, se le asigna automáticamente una fecha de renovación. La fecha de renovación se basa en el ciclo establecido en el campo "Por" de la pestaña "Configuración básica" del plan de suscripción.
Por ejemplo, si añades "12" en el campo 'Por', al miembro se le cobrarán cada 12 meses las cuotas de suscripción, a partir del momento en que comience su suscripción.
Si tu miembro es facturad@ mensualmente, esta fecha coincidirá con su fecha de facturación mensual.
Puedes cambiar la fecha de renovación de tu miembro yendo a Administrar » Miembros » Haz clic en el nombre del miembro » Suscripción » Cambiar fecha de renovación.
Fecha de la facturación mensual
Junto con las facturas automáticas creadas en la fecha de renovación de tu miembro, Cobot también buscará cualquier cargo adicional en la cuenta del miembro, como cuotas de reserva o cargos/créditos únicos, y generará una factura mensual recurrente para ell@s.
Sólo se creará una única factura para todos los cargos si las cuotas de suscripción también son mensuales.
La fecha de facturación mensual también está vinculada a la fecha de inscripción del miembro, pero NO a la frecuencia de su cuota de renovación de suscripción.
Por ejemplo:
Un nuevo miembro se registra y comienza el 1 de agosto. Su cuota de suscripción está configurada para ser cobrada trimestralmente (cada 3 meses).
Al miembro se le cobrarán los 3 primeros meses el 1 de agosto.
Al miembro no se le volverá a cobrar la cuota de suscripción hasta 3 meses después, el 1 de noviembre.
Todas las demás cuotas acumuladas en las cuentas de tus miembros se cobrarán en su fecha de facturación mensual (1 de septiembre, 1 de octubre, 1 de noviembre, y sus cuotas de afiliación, etc.).
NOTAS IMPORTANTES:
Las facturas sólo pueden tramitarse entre el 1 y el 28 de cada mes.
Las cuotas de suscripción se cobran por adelantado, pero todos los demás cargos se abonan a tus miembros en su factura del mes siguiente.
Si cambia la fecha de renovación del miembro, la fecha de su factura mensual también cambiará a esa misma fecha. Actualmente no es posible dividir estos ciclos.
Las facturas sólo se cargan automáticamente cuando existe una forma de pago automatizada.
Previsualización de las próximas facturas
Es una buena práctica revisar las próximas facturas de tu miembro cada vez que realices cambios en su cuenta, como modificar su fecha de renovación o añadir un cargo único.
Ve al perfil del miembro » Facturación » Vista previa de la próxima factura para ver lo que está por venir
Facturas de forma libre para cargos únicos
Utiliza las facturas de forma libre cuando desees cobrar a tu miembro puntualmente en lugar de contabilizar los cargos en la cuenta del miembro para que se añadan a su próxima factura periódica.
Para crear una factura de forma libre, ve a su perfil de miembro » Facturación » Nueva factura de forma libre o Administrar » Facturas » Nueva factura.
Tras generar la factura, ésta se publicará en el perfil del miembro y en tu portal. Puedes cargar la factura (cuando exista una forma de pago automática) y enviársela por correo electrónico. Ambas acciones pueden verse en la vista general de la factura.
NOTA IMPORTANTE
Si otra persona paga para tu miembro, la creación de una factura libre a nombre del miembro la contabilizará en la cuenta del pagador principal, no en la del miembro.
Desactivación de la facturación automática
¿Quieres revisar tus facturas antes de cobrarlas a tus miembros? No hay problema.
Ve a Personalizar » Funciones » Pagos y activa 'Las facturas deben cobrarse manualmente'. Con esta función, todas las facturas se generan y se publican en el perfil de tus miembros, pero NO se cobran, incluso cuando existe una forma de pago automática.
Puedes ver todas las facturas generadas en el perfil de miembro » Facturación » Facturas anteriores y en tu sección general de facturas en Administrar » Facturas.
A partir de ahora, tus facturas deberán registrar los pagos manualmente.
NOTAS IMPORTANTES
Cuando la opción "Las facturas deben cobrarse manualmente" está activada, tus miembros seguirán recibiendo sus facturas por correo electrónico y se publicarán en sus portales de miembros. Si no deseas que esto ocurra, ve a tu Configuración de facturas y desactiva la configuración correspondiente.
Registro manual de pagos
Para procesar pagos manualmente, ve al perfil del miembro » Facturación » Facturas anteriores o a tu sección general de facturas en Administrar » Facturas. Haz clic en "Registrar pago".
Selecciona la forma de pago y guarda el registro del pago. También se pueden aplicar pagos parciales.
NOTA: Al seleccionar una forma de pago automática de esta manera NO se realizará ningún cargo en la tarjeta de miembro registrada. Para ello, debes hacer clic en "Cargar" en la página principal de la factura.
Haz clic en el botón "Guardar registro de pago". El resumen general de facturas mostrará ahora la factura como "pagada".
Edición, eliminación y anulación de facturas existentes
Ahora que tus facturas llegan con rapidez, puede que necesites hacer pequeños retoques de precisión, corregir duplicados borrándolos y decir adiós a los ingresos incobrables. Pero, ¿cuál debes hacer y cuándo?
Cómo y cuándo editar las facturas
Considera la posibilidad de editar una factura cuando detectes errores o inexactitudes. Esto resulta especialmente útil para perfeccionar detalles como los cargos o la información de facturación. Mantener la precisión en tus facturas es crucial para proporcionar a tus clientes información fiable.
Para editar una factura, ve a Administar » Facturas y haz clic en "Editar" en el menú de facturas.
Puedes editar los siguientes campos:
Número de factura
Fecha de emisión
Datos del miembro
Tipo impositivo
Ítems
Texto de la factura
Notas visibles para el administrador
Editar una factura no la reenviará automáticamente a tu miembro, tendrás que hacerlo manualmente. Sin embargo, actualizará automáticamente la factura en la sección de facturación de ese miembro en su portal de miembro.
Cómo y cuándo eliminar las facturas
En general, la eliminación se reserva para los casos en que no es posible corregir una factura mediante la edición o cuando se ha creado por error una entrada duplicada. La revisión periódica de las facturas ayuda a identificar las situaciones en las que puede ser necesario eliminarlas.
Es importante tener cuidado al eliminar facturas, ya que esta acción elimina permanentemente el registro.
Para eliminar una factura, ve a Administrar » Facturas y haz clic en "Editar" en el menú de facturas. Desplázate hasta la parte inferior de la página para encontrar la opción "Eliminar".
NOTAS IMPORTANTES:
Una vez que hayas eliminado una factura, se eliminará de forma permanente.
La eliminación de facturas eliminará ese número de factura de tu secuencia (es decir, si tienes facturas 1, 2 y 3, la eliminación de la factura 2 mostrará tu secuencia de facturación como 1, 3 y así sucesivamente). Esto puede no estar permitido en tu región, así que asegúrate de comprobar que es legalmente correcto.
Si deseas recuperar una factura eliminada, podemos ayudarte. Ponte en contacto con el servicio de soporte en support@cobot.me indicando el número de factura.
Cómo y cuándo anular las facturas
A diferencia de la eliminación de una factura, la anulación reconoce la deuda al tiempo que la elimina de las cuentas activas, conservando un registro del intento de transacción. Por lo tanto, sólo debes anular una factura cuando esté claro que el importe no se cobrará debido a la incapacidad o falta de voluntad de pago del cliente. De este modo se reconoce la pérdida financiera y se garantiza la exactitud de las cuentas.
Sigue siempre los procedimientos establecidos en tu región cuando decidas anular una factura, ya que esto afectará a tus cuentas de fin de año y a tus ingresos imponibles.
Para anular una factura, ve a Administrar » Facturas y haz clic en "Anular" en el menú de facturas.
Una vez anulados, los ingresos se eliminarán de tus cuentas impagadas en tus Análisis y aparecerán como ingresos perdidos.
Reembolso de facturas
Si has recibido un pago a través de una forma de pago automática, no se pueden procesar reembolsos a través de Cobot para esas facturas.
Para solicitar un reembolso, debes iniciar sesión directamente en la plataforma de tu proveedor de pagos. Allí podrás gestionar las transacciones y enviar solicitudes de reembolso de acuerdo con los procedimientos y políticas específicos del proveedor.
Una vez hecho esto, cree una nueva factura con el importe del reembolso contabilizado para que tus análisis sean correctos.
Créditos para tus miembros
Como alternativa a los reembolsos, puedes emitir un crédito a un miembro que se aplicará a su próxima factura. Haz clic aquí para saber cómo hacerlo.
Pero, ¿qué hacer con la factura existente?
Gestión de facturas pagadas en exceso: Las facturas pagadas en exceso se marcan como "impagadas", a pesar de haber sido pagadas oficialmente. Este etiquetado es un indicador de las acciones de seguimiento necesarias, como la emisión de un reembolso o la aplicación de un crédito a la cuenta del miembro.
Añadir créditos: Para añadir un crédito a una factura existente, haz clic en "editar" y añade una nueva partida. Introduce los detalles como lo harías para una partida estándar, pero con un importe negativo. La edición de facturas no supondrá un cargo, reembolso o crédito automático al usuario. Sólo cambiará la información de la factura.
Desactivar la generación automática de facturas
Si deseas que Cobot no genere ninguna factura, ponte en contacto con el servicio de soporte y las desactivaremos para ti!