Cobot vous permet de créer manuellement des factures pour les non-membres et les visiteurs en utilisant la fonction "Facture libre". Les non-membres et les visiteurs sont des individus ou des entreprises qui ne sont pas membres de votre espace.
Des factures automatiques sont également créées lorsque des visiteurs effectuent des réservations externes ou achètent des Passes drop-in sur votre page d'accueil. Ceci est expliqué plus loin.
Cobot simplifie également tes tâches administratives en automatisant le processus de facturation pour vos membres, les réservations des membres et les frais d'adhésion uniques. Dans ce guide, vous en apprendrez plus sur la facturation des membres.
Ce guide couvre :
Créer des factures manuelles pour les non-membres
Facturer les non-membres en utilisant la fonctionnalité de facturation manuelle de Cobot. Cela vous permet de proposer vos services ou produits à des personnes qui ne font pas partie de votre communauté de membres.
Pour créer une facture, allez dans Gérer » Factures » Nouvelle facture » Créer une facture pour une personne non-membre.
Remplissez les champs et, sous "E-mail de facturation", ajoutez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer la facture.
Ajoutez autant d'articles que vous le souhaitez sous "Ajouter un élément".
Cliquez sur "Enregistrer la facture". Vérifiez les informations et cliquez sur "Envoyer" pour envoyer la facture par e-mail à l'adresse de facturation.
Si vous avez configuré PayPal comme mode de paiement automatique, un lien vers le paiement via PayPal apparaîtra dans l'e-mail.
Si vous n'avez pas configuré PayPal, vous devez collecter et enregistrer le paiement manuellement, car il n'est pas possible de collecter les paiements des non-membres via un autre mode de paiement automatique.
REMARQUES IMPORTANTES :
Les factures manuelles ne sont visibles que dans votre tableau de bord de facturation sous Gérer » Factures et dans votre rapport sous Analyser » Chiffre d'affaires » Autre. Elles n'apparaissent nulle part ailleurs, contrairement à vos factures des membres.
Vous pouvez envoyer les factures impayées plusieurs fois. Si vous souhaitez qu'elles soient signalées comme étant en retard après un certain nombre de jours, consultez la fonctionnalité rappel de paiement.
Modifier, supprimer et annuler les factures
Dans les cas où vous devez apporter des corrections mineures, corriger des doublons ou dire adieu à des recettes irrécouvrables, la modification, la suppression ou l'annulation de vos factures est la solution. Mais comment cela fonctionne-t-il ?
Comment et quand modifier des factures
Si des erreurs ou des inexactitudes sont détectées, vous pouvez envisager de modifier la facture. Ceci est particulièrement utile pour affiner des détails tels que les frais ou les informations de facturation. L'exactitude de vos factures est essentielle pour fournir des informations fiables à vos clients.
Veuillez noter que : Dans certaines régions, il n'est pas permis d'éditer des factures. Si vous ne souhaitez pas que les administrateurs soient en mesure de traiter les factures, contactez support@cobot.me.
Modifiez une facture en allant sur Gérer » Factures » Clickez sur le menu hamburger » Modifier.
Vous pouvez modifier les champs suivants :
Numéro de facture
Date de la facture
Détails du membre
Taux d'imposition
Postes individuels
Texte de la facture
Notes visibles par l'administrateur
Lorsque vous modifiez une facture, elle n'est PAS automatiquement envoyée à nouveau à l'adresse e-mail de facturation que vous avez saisie. Une fois que vous avez effectué vos modifications, cliquez sur "Renvoyer". Une nouvelle facture sera alors envoyée. Si vous avez activé PayPal, le lien de paiement renverra à la nouvelle facture.
Comment et quand supprimer des factures
En général, la suppression est réservée aux cas où une correction par édition n'est pas possible ou lorsqu'une double entrée a été créée par erreur. Une vérification régulière des factures permet d'identifier les situations dans lesquelles une suppression peut s'avérer nécessaire.
Il convient d'être attentif lors de la suppression de factures, car cette opération supprime définitivement l'enregistrement.
Veuillez noter que : Dans certaines régions, il n'est pas autorisé de supprimer des factures. Si vous ne souhaitez pas que les administrateurs soient en mesure de supprimer des factures, contactez support@cobot.me.
Supprimez une facture en allant sur Gérer » Factures et en cliquant sur "Modifier" dans le menu Factures. Faites défiler jusqu'en bas de la page pour trouver l'option "Supprimer".
REMARQUES IMPORTANTES :
Une fois que vous avez supprimé une facture, elle est définitivement effacée. Si vous souhaitez restaurer une facture supprimée, nous pouvons éventuellement vous aider. Contactez l'assistance à l'adresse support@cobot.me en indiquant le numéro de facture.
La suppression de factures supprime ce numéro de facture de votre séquence (c'est-à-dire que si vous avez des factures 1, 2 et 3, la suppression de la facture 2 fera apparaître votre séquence de factures comme 1, 3, etc.) Il se peut que cela ne soit pas autorisé dans votre région, vérifiez donc ce qui est légalement correct.
Comment et quand annuler des factures
Contrairement à la suppression d'une facture, l'annulation reconnaît la créance et la retire des comptes actifs, ce qui permet de conserver l'enregistrement de la tentative de transaction. Par conséquent, vous ne devez passer une facture par pertes et profits que s'il est clair que le montant ne peut pas être recouvré en raison de l'insolvabilité ou de la mauvaise volonté d'un client. Cela permet de reconnaître la perte financière et de garantir une comptabilité correcte.
Lorsque vous annulez une facture, suivez toujours les procédures en vigueur dans votre région, car cela a une incidence sur vos comptes annuels et votre revenu imposable.
Pour annuler une facture, va dans Gérer » Factures » Clickez sur le menu hamburger » Annuler.
Après l'annulation, les revenus de vos comptes impayés seront supprimés de vos analyses et affichés comme revenus perdus.
Aucun e-mail ou notification supplémentaire ne sera envoyé à l'e-mail de facturation lorsque cette action est effectuée.
Remboursement des factures
Si vous avez reçu un paiement via un mode de paiement automatisé, les remboursements ne peuvent pas être traités directement via Cobot pour ces factures.
Pour demander un remboursement, vous devez vous connecter directement à la plateforme de votre prestataire de paiement. C’est là que vous pouvez gérer les transactions et soumettre des demandes de remboursement conformément aux procédures et politiques spécifiques du prestataire.
Une fois cela fait, créez une nouvelle facture avec le montant du remboursement pour que vos analyses restent exactes.
Facturation automatique pour les réservations externes
La facturation des réservations externes est automatisée par défaut. Lorsque les visiteurs réservent une ressource via votre page d'accueil de réservation, ils reçoivent toujours une facture, indépendamment des paramètres de paiement. Seule exception : lorsque la ressource est gratuite.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion de vos visiteurs et des réservations externes.
Facturation automatique pour les Passes drop-in
La facturation des Passes drop-in est automatisée par défaut. Lorsque vos visiteurs achètent un Pass drop-in via votre page d'accueil, ils reçoivent toujours une facture, indépendamment des paramètres de paiement. Seule exception : lorsque le Pass drop-in Pass est gratuit.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion de vos visiteurs et des Passes drop-in.
Étape suivante : si vous êtes un grand espace, nous vous recommandons d'utiliser des codes de facturation.
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