Auslastung verbessern und Umsatz steigern

Mit den Externen Buchungen können Nicht-Mitglieder deine Ressourcen über öffentliche Seiten buchen. So schöpfst du das volle Potenzial deines Spaces aus und generierst gleichzeitig zusätzliche Einnahmen.

Erste Schritte
Aktiviere die Funktion unter Kalender » Externe Buchungen und genieße eine 30-tägige kostenlose Testphase, einschließlich Besucherbuchungen.

Sobald du Externe Buchungen für deinen Space aktivierst, kannst du loslegen! Für deine bestehenden Ressourcen werden dir nun neue, zusätzliche Einstellungen angezeigt.

Gehe zu Produkte » Ressourcen » Bearbeiten. Unter allen bearbeitbaren Feldern siehst du nun ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Andere Kondition für externe Buchungen einrichten. Verwende diese Felder, um deinen Gästen andere Preise und Informationen anzuzeigen als die, die für deine Mitglieder gelten.

Nachdem du die Einstellungen für deine Ressourcen vorgenommen hast, aktiviere oben auf der Seite die Option Diese Ressource öffentlich machen, um die Ressource auf deiner Homepage zu veröffentlichen.

Nachdem du die Ressource veröffentlicht hast, wird ein öffentlicher Link angezeigt.

Du kannst zusätzliche Besuchereinstellungen für deine Ressource aktivieren.

Bestätigungen erforderlich für Besucher*innen und Besucher können später bezahlen.

Wenn 'Bestätigung erforderlich für Besucher*innen' aktiviert ist, wird Besuchern nach Abschluss einer Buchungsanfrage die folgende Seite angezeigt. Sie erhalten eine E-Mail, sobald ihre Buchung bestätigt wurde.

Wenn die Option 'Besucher können später bezahlen' aktiviert ist, wird die Zahlungsmethode deiner Gäste erst dann belastet, sobald du von deiner Seite manuell auf Belasten klickst. Dies kann vor ihrer Ankunft oder nach ihrer Buchung erfolgen. Du hast die Wahl!

*Weitere Informationen zu E-Mails findest du weiter unten hier.

Um eine Ressource nicht mehr öffentlich anzuzeigen, gehe zu Produkte » Ressource » Bearbeiten und deaktiviere die Option. Ganz einfach!

Jede Ressource erhält eine spezifische URL, welche z.B. auf deiner eigenen Website eingebettet oder auf anderen Seiten geteilt werden kann.

Um die eindeutige URL der einzelnen Ressource einzubetten, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten, kopiere die URL oben auf der Seite und füge sie in deine Website ein.

Um deine gesamte Cobot-Homepage einzubetten, gehe zu Kalender » Externe Buchungen » Homepage, kopiere die Haupt-URL und füge sie in deine Website ein.

Um eine Ressource von deiner Homepage zu entfernen, schalte den Schalter um, um sie wieder privat zu machen.

Besucher können deine öffentlichen Ressourcen ganz einfach über den Multi-Screen-Checkout buchen.

So sieht der Buchungsablauf aus:

Externe Buchungen werden mit dem Buchungskalender deiner Mitglieder synchronisiert und erscheinen sowohl im Dashboard für externe Buchungen als auch im Buchungskalender, wobei sie klar von den Buchungen deiner Mitglieder unterschieden werden.

Was passiert, wenn in letzter Minute etwas dazwischenkommt und der Besucher die Buchung stornieren muss?

Besucher können ihre Buchungen über den Link in ihrer Bestätigungs-E-Mail stornieren, solange die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Du, als Admin, kannst eine Buchung jederzeit über das Dashboard für externe Buchungen oder den Kalender stornieren.

Besucher können ihre Buchungen nicht bearbeiten. In diesem Fall, müssten sie diese stornieren und neu buchen. Als Admin kannst du sie über das Dashboard „Externe Buchungen” bearbeiten.

Mit individuellen E-Mails kannst du bei jedem Schritt einen guten Eindruck hinterlassen. Alle Vorlagen für externe Buchungen findest du unter Anpassen » E-Mails.

Sobald die Buchungen eingehen, werden alle Details in deinem externen Buchungen-Dashboard unter Kalender » Externe Buchungen angezeigt. Dort kannst du:

Buchungen genehmigen oder ablehnen:

Dies ist nur relevant, wenn du in der Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen” aktiviert hast. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird eine E-Mail an den Besucher versendet.

Vergangene (oder bereits begonnene) Buchungen können nicht genehmigt werden. Wende dich an den Support unter support@cobot.me, damit dieser das für dich erledigt.

Buchung bearbeiten:

Wenn du eine Buchung bearbeitest, wird eine E-Mail an den Besucher versendet, in der er über die vorgenommenen Änderungen informiert wird.

Buchung stornieren:

Du kannst können eine Buchung jederzeit stornieren, indem du auf „stornieren“ klickst. Der Besucher erhält dann eine Stornierungs-E-Mail. Du siehst zusätzliche Hinweise dazu, ob eine Rückerstattung erforderlich ist oder nicht.

Besucher zu Mitgliedern konvertieren:

Mit der Schaltfläche „Zu Mitglied konvertieren“ kannst du Besucher zu Mitgliedern machen. Sobald du ihnen einen Tarif zugewiesen hast, werden ihre Daten in ihrem neuen Mitgliederprofil vorausgefüllt. Hier erfährst du, wie du dein neues Mitglied verbinden kannst:

Du kannst automatische oder manuelle Zahlungsmethoden verwenden, um Besuchern/Gästen Zugang zu deinen Ressourcen zu verkaufen.

Verwalte deine Rechnungen über das Dashboard für externe Buchungen unter „Externe Buchungen“ oder im Bereich „Rechnungen“ unter Verwalten » Rechnungen.

Derzeit gibt es zwei Schnittstellen, über die du dich mit Cobot verbinden kannst, um automatisierte Zahlungen einzuziehen: STRIPE oder PayPal.

Eröffne zuerst ein Konto bei einem (oder beiden!) Anbietern und verbinde es dann unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen.

Nachdem du dein Konto verbunden hast, schalte es in den Einstellungen für die Zahlungsmethoden für externe Buchungen frei, und schon bist du startklar!

Hier erfährst du mehr darüber, wie automatisierte Zahlungen funktionieren und wie sie in Cobot integriert sind.

Manuelle Zahlungsmethoden ermöglichen es Gästen, eine Ressource zu reservieren, ohne sofort zu bezahlen. Tickets, die mit einer manuellen Zahlungsmethode reserviert wurden, müssen von einem Mitglied Ihres Teams manuell abgeglichen werden.

Du kannst unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen » Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen so viele manuelle Zahlungsmethoden hinzufügen, wie du möchtest, z. Bsp. Barzahlung oder Banküberweisung.

Im Feld Anleitung kannst du Infos für deine Besucher hinzufügen, z. Bsp. wie sie bezahlen sollen, wenn sie bei dir ankommen.

Hier erfährst du mehr über manuelle Zahlungsmethoden und deren Einrichtung.

Dein Gast kann nun während des Check-out-Vorgangs zwischen allen angezeigten automatisierten und manuellen Zahlungsmethoden wählen. Hier siehst du ein Beispiel dafür, wie dies aussieht, wenn du mehrere manuelle und automatisierte Zahlungsmethoden aktiviert hast:

Wenn die Zahlung erfolgreich war, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Kunde erhält eine E-Mail mit den Buchungsdetails. Du kannst die E-Mail-Vorlage unter Anpassen » E-Mails bearbeiten.

Rückerstattungen direkt über Cobot sind momentan nicht möglich; du musst das über dein Stripe- oder PayPal-Dashboard machen.
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Nachdem du die Rückerstattung erstellt hast, erstelle in Cobot eine Feiform Rechnung mit dem negativen Betrag, um die ursprüngliche Rechnung auszugleichen. So bleibt deine Auswertung korrekt.

Die Auswerten-Funktion spiegelt alle Einnahmen wider, die durch externe Buchungsverkäufe generiert wurden. Du erhältst erweiterten Zugriff auf wichtige Statistiken und Zahlungsdaten in deinem Auswerten-Dashboard.
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Du findest sie unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen.