Optimiere deinen Space & steigere deinen Umsatz mit externen Buchungen
Mit „externe Buchungen“ können Nicht-Mitglieder deine Ressourcen über öffentliche Seiten buchen, wodurch du das Potenzial deiner Räumlichkeiten maximieren und gleichzeitig zusätzliche Einnahmen generieren kannst.
Erste Schritte:
Aktiviere externe Buchungen unter „Kalender » Externe Buchungen” und genieße eine 30-tägige kostenlose Testphase, einschließlich Besucherbuchungen.
Preis:
Nach der Testphase kannst du alle Funktionen für 15 € / 19 $ pro Monat nutzen, zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 9 % auf alle Einnahmen, die du mit diesem Feature erzielst. Erfahre mehr über die Preise hier.
Bestehende Ressourcen bearbeiten
Sobald du externe Buchungen aktivierst, werden dir in deinen bestehenden Ressourcen ganz neue Funktionen angezeigt. Wenn du noch keine Ressourcen angelegt hast, klick hier, um zu erfahren, wie das geht.
Gehe zu Produkte » Ressourcen » Bearbeiten. Unter allen bearbeitbaren Feldern siehst du nun ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Andere Kondition für externe Buchungen einrichten”. Verwende diese Felder, um deinen Besuchern andere Preise und Informationen anzuzeigen als die, die deine Mitglieder sehen können.
Wenn du das Feld leer lässt, sehen Besucher dieselben Infos, Preise und Buchungsbeschränkungen wie deine Mitglieder. Hier sind die Felder, die du bearbeiten kannst:
Beschreibung
Steuersatz
Nur sichtbar, wenn "Kundenbezogene Steuersätze erlauben" unter Verwalten » Basis » Zahlungen aktiviert ist.
Buchungscode
Kostenstellen
Verfügbarkeit
Preisgestaltung
Stornierung
Verfügbare Extras.
Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Optionen findest du hier.
Nur für Besucher verfügbar. Mitglieder sehen diese Optionen NICHT in ihren Buchungsformularen im Mitgliederportal.
Ressourcen veröffentlichen
Nachdem du die Änderungen vorgenommen hast, aktiviere oben auf der Seite die Option „Diese Ressource öffentlich machen“, um die Ressource auf deiner Homepage zu veröffentlichen.
Jetzt gibt es einen öffentlichen Link auf der Ressourcenkarte. Wenn du darauf klickst, siehst du, wie es auf deiner Homepage aussieht, wenn Besucher eine Buchung vornehmen.
WICHTIGE ANMERKUNGEN
Alle Einstellungen, die du für vorhandene Ressourcen vorgenommen hast, bleiben erhalten. Das sind die Einstellungen, die deine MITGLIEDER sehen und mit denen sie buchen.
Um unterschiedliche Buchungsbeschränkungen für Besucher/Nichtmitglieder anzuwenden, klicke unter jedem Feld auf das Dropdown-Menü „Andere Kondition für externe Buchungen einrichten“.
Wenn du keine Änderungen vornimmst, gelten für deine Besucher dieselben Buchungsbeschränkungen wie für deine Mitglieder.
Die Ressourcen sind immer alphabetisch aufgelistet.
Genehmigung für Besucher erforderlich & Besuchern die spätere Bezahlung ermöglichen
Du kannst zusätzliche Besuchereinstellungen unten in deiner Ressource aktivieren: Genehmigung für Besucher erforderlich und Besuchern können später bezahlen.
Wenn „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen“ aktiviert ist, wird Besucher*innen nach Abschluss einer Buchungsanfrage die folgende Seite angezeigt. Außerdem erhalten sie eine E-Mail, sobald ihre Buchung bestätigt wurde.
Besuchern werden keine Gebühren für eine Buchung über automatisierte Zahlungsmethoden berechnet, bis die Buchung bestätigt ist.
Wenn „Besucher können später bezahlen” aktiviert ist, werden Besucher weiterhin aufgefordert, eine Zahlungsmethode anzugeben, aber es werden keine Gebühren berechnet, bis du die Zahlung manuell in ihrer Rechnung bearbeitest. Dies kann vor ihrer Ankunft oder nach ihrer Buchung erfolgen. Du hast die Wahl!
*Weitere Informationen zu E-Mails findest du weiter unten hier.
Ressourcen nicht mehr öffentlich anzeigen
Um eine Ressource nicht mehr öffentlich anzuzeigen, gehe zu Produkte » Ressource » Bearbeiten und legen den Schalter oben auf der Seite um. Ganz einfach!
Homepage & Besucheranmeldungen
Nachdem du deine Ressourcen eingerichtet hast, fragst du dich bestimmt, wie man sie buchen kann. Das geht über deine Homepage.
Jede öffentliche Ressource hat eine eindeutige URL. Bette diese einzelnen URLs oder deine gesamte Homepage direkt in deine Website ein. Auf deiner Homepage finden Besucher auch deine Mitgliedschaften und Pässe.
Um die eindeutige URL der einzelnen Ressource einzubetten, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten, kopier die URL oben auf der Seite und füge sie in deine Website ein.
Um deine gesamte Homepage einzubetten, gehe zu Kalender » Externe Buchungen » Homepage, kopiere die Haupt-URL und füge sie in deine Website ein.
Um eine Ressource von deiner Homepage zu entfernen, schalte den Schalter um, um sie wieder privat zu machen.
Neue Buchung
Besucher können ganz einfach über den Multi-Screen-Checkout eine Buchung vornehmen.
So sieht der Buchungsablauf aus:
Übersichtsseite – Zeigt Details zu Ressourcen, Kapazitäten und Verfügbarkeit an. Besucher wählen anhand deiner festgelegten Verfügbarkeit ihr gewünschtes Datum und ihre gewünschte Uhrzeit aus. Sie können nach Datum oder Ressource suchen.
Besucher & Extras – Besucher geben die Anzahl der Gäste an und fügen optionale Produkte/Services hinzu. Die Anzahl der Gäste kann später im Dashboard für externe Buchungen angepasst werden. Richte Produkte unter Produkte » Produkte & Services ein.
Kontaktformular – Besucher geben ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Rechnungsadresse ein und müssen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung (falls vorhanden) akzeptieren.
Zahlung – Besucher wählen eine Zahlungsmethode aus den unter Einrichten » Zahlungsmethoden aktivierten Optionen aus. Die Buchung wird erst nach Klicken auf „Jetzt buchen und bezahlen“ bestätigt.
Bestätigung – Zeigt die Buchungsdetails mit der Aufforderung an, die E-Mails zu checken.
Externe Buchungen werden mit dem Buchungskalender deiner Mitglieder synchronisiert und erscheinen sowohl im Dashboard für externe Buchungen als auch im Buchungskalender, wobei sie klar von den Buchungen deiner Mitglieder unterschieden werden.
Buchungen stornieren und bearbeiten
Was passiert, wenn in letzter Minute etwas dazwischenkommt und der/die Besucher*in seine Buchung stornieren muss?
Besucher können ihre Buchungen über den Link in ihrer Bestätigungs-E-Mail sicher stornieren, solange die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Du kannst eine Buchung jederzeit über das Dashboard für externe Buchungen oder den Kalender stornieren.
Besucher können ihre Buchungen nicht bearbeiten. Sie müssen diese stornieren und neu buchen. Als Admin kannst du sie über das Dashboard „Externe Buchungen” bearbeiten.
Jede Änderung, die zu einer Erhöhung des Buchungspreises führt, löst eine E-Mail aus, in der die Änderungen mitgeteilt werden, jedoch erfolgt keine automatische Rechnungsstellung. Du kannst die E-Mail Benachrichtigungen individuell anpassen.
E-Mail Benachrichtigungen
Mit individuellen E-Mails kannst du bei jedem Schritt einen guten Eindruck hinterlassen. Alle Vorlagen für externe Buchungen findest du unter Anpassen » E-Mails.
Deine Vorlagen umfassen:
Neue externe Buchung:
Wird an Besucher*innen versendet, wenn eine neue Buchung vorgenommen wird. Es enthält ihre Rechnung, einen Link zum Stornieren ihrer Buchung und einen Link, den sie an alle Personen weitergeben können, die am Tag der Reservierung mitkommen.
Neue ausstehende externe Buchung:
Wird versendet, wenn eine neue Buchung noch genehmigt werden muss. Besucher*innen erhalten eine weitere E-Mail, sobald du die Buchung abgelehnt oder genehmigt hast.
Bestätigung für die Stornierung der externen Buchung:
Wird versendet, wenn der/die Besucher*in oder jemand, mit dem er/sie den Buchungslink geteilt hat, versucht, die Buchung zu stornieren.
Externe Buchung von Admin storniert:
Wird versendet, nachdem du oder ein anderer Admin die Buchung storniert hat.
Externe Buchung storniert von Besucher*in:
Wird versendet, nachdem ein/e Besucher*in die eigene externe Buchung storniert hat.
Buchungserinnerung:
Diese E-Mail wird 24h vor Beginn einer Buchung verschickt.
Jede E-Mail enthält übersichtliche Zusammenfassungen der Buchung und der persönlichen Daten, sodass wichtige Informationen immer klar ersichtlich sind.
PRO TIPP
Füge Informationen hinzu, die deine Besucher*innen benötigen, um ihren Besuch zu erleichtern. Gib detaillierte Anweisungen zum Parken, zur Anfahrt, zum besten Café oder was auch immer ihnen dabei hilft, reibungslos zu dir zu gelangen.
Mit diesen Vorlagen ersparst du den Besucher*innen das Rätselraten über die nächsten Schritte.
Externe Buchungen-Dashboard
Sobald die Buchungen eingehen, werden alle Details in deinem externen Buchungen-Dashboard unter Kalender » Externe Buchungen angezeigt. Dort kannst du:
Buchungen genehmigen oder ablehnen:
Dies ist nur relevant, wenn du in der Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen” aktiviert hast. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird eine E-Mail an den/die Besucher*in versendet.
Buchung bearbeiten:
Wenn du eine Buchung bearbeitest, wird eine E-Mail an den/ die Besucher*in versendet, in der er/sie über die vorgenommenen Änderungen informiert wird.
Buchung stornieren:
Du kannst können eine Buchung jederzeit stornieren, indem du auf „stornieren“ klickst. Der/die Besucher*in erhält dann eine Stornierungs-E-Mail. Du siehst zusätzliche Hinweise dazu, ob eine Rückerstattung erforderlich ist oder nicht.
Besucher*innen zu Mitgliedern konvertieren:
Mit der Schaltfläche „Zu Mitglied konvertieren“ kannst du Besucher*innen zu Mitgliedern machen. Sobald du ihnen einen Plan zugewiesen hast, werden ihre Daten in ihrem neuen Mitgliederprofil vorausgefüllt. Hier erfährst du, wie du dein neues Mitglied verbinden kannst:
Zahlungen & Rechnungen
Du kannst automatische oder manuelle Zahlungsmethoden verwenden, um Besucher*innen/Gästen Zeit in deinen Ressourcen zu verkaufen.
Verwalte deine Rechnungen über das Dashboard für externe Buchungen unter „Externe Buchungen“ oder im Bereich „Rechnungen“ unter Verwalten » Rechnungen.
Automatisierte Zahlungen
Derzeit gibt es zwei Schnittstellen, über die du dich mit Cobot verbinden kannst, um automatisierte Zahlungen einzuziehen: STRIPE oder PayPal.
Nachdem du dein Account verbunden hast, aktiviere es in den Einstellungen für die Zahlungsmethode für externe Buchungen, und schon bist du startklar!
Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie automatisierte Zahlungen funktionieren und wie sie in Cobot integriert sind.
WICHTIGE ANMERKUNGEN
Wenn du die STRIPE-Integration aktivierst, wird dringend empfohlen, Zahlungen nur für einige Tage zurückzuhalten.
Wenn du länger mit der Genehmigung von Buchungen wartest, besteht die Gefahr, dass die Zahlung in STRIPE abläuft, bevor du die Buchung genehmigt hast.
Manuelle Zahlungen
Manuelle Zahlungsmethoden ermöglichen es Gästen, eine Ressource zu reservieren, ohne sofort zu bezahlen. Tickets, die mit einer manuellen Zahlungsmethode reserviert wurden, müssen von einem Mitglied Ihres Teams manuell abgeglichen werden.
Sie können unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen » Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen so viele manuelle Zahlungsmethoden hinzufügen, wie Sie möchten, z. B. Barzahlung oder Banküberweisung.
Geben Sie im Feld Anleitungen Details für deine Besucher*innen an, z. B. wie sie bezahlen können, wenn sie in deinem Space angekommen sind.
Klicken hier, um mehr über manuelle Zahlungsmethoden und deren Einrichtung zu erfahren.
Dein Gast kann nun während des Check-out-Vorgangs zwischen allen angezeigten automatisierten und manuellen Zahlungsmethoden wählen. Hier siehst du ein Beispiel dafür, wie dies aussieht, wenn du mehrere manuelle und automatisierte Zahlungsmethoden aktiviert hast:
Wenn die Zahlung erfolgreich ist, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Kunde erhält eine E-Mail mit den Details. Du kannst die E-Mail-Vorlage unter Anpassen » E-Mails bearbeiten.
Auswerten
Die Auswerten-Funktion spiegelt alle Einnahmen wider, die durch externe Buchungsverkäufe generiert wurden. Du erhältst erweiterten Zugriff auf wichtige Statistiken und Zahlungsdaten in deinem Auswerten-Dashboard.
Du findest sie unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen.
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