Así que has tomado la decisión y estás list@ para cambiar el software de gestión de tu espacio. A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso que te guiará por todo el proceso para garantizar una transición sin problemas de tu software actual a Cobot.

En primer lugar, debes abrir una cuenta de prueba aquí. Después, configura lo siguiente en la parte de administración de tu cuenta de Cobot:

1) Ajustes de espacio en Configuración » Básico (rellena todas las secciones allí).

2) Configuración de la factura en Configuración » Configuración de la factura.

3) Política de privacidad en Configuración » Privacidad.

4) Inicia tu suscripción a Cobot en Configuración » Detalles de facturación.

5) Configura tus recursos.

6) Configura tus planes. Asegúrate de que los nombres de tus planes en Cobot coinciden con los nombres de los planes en tu software actual, ya que esto afectará a la importación de miembros.

7) Configura tus pagos automatizados dentro de Cobot en Configuración » Pagos automáticos. Si utilizas el mismo proveedor de pagos en tu software actual que deseas utilizar en Cobot (Stripe, por ejemplo), podemos transferir los datos de pago de tus miembros sin problemas. En caso contrario, l@s administradores o l@s miembros tendrán que volver a introducir sus datos de pago.

Ponte en contacto con support@cobot.me para ver si somos compatibles con tu actual proveedor de pago.

8) Desactiva cualquier proceso de pago en tu software actual para evitar la doble facturación a cualquier persona en tu espacio.

9) Ejecutaremos una importación de miembros por ti. Tus facturas de Cobot se enviarán en la fecha de facturación de l@s miembros, a partir del primer día del mes siguiente a la importación. Puedes rellenar la hoja de cálculo que se encuentra en esta guía, o puedes darnos acceso a tu cuenta y podemos hacer una importación directa por ti. La importación directa depende del software que estés utilizando actualmente.

10) Añade a tu personal como administradores.

1) Notifica a tus miembros el cambio de software antes de su próxima fecha de facturación. Cuanto más tiempo les des para hacerse a la idea de que tu software va a cambiar, mejor. Comienza a colocar carteles visibles en tu espacio, así como a enviar correos electrónicos para que sean conscientes del próximo cambio de software.

2) Activa la función "todos los miembros deben introducir el método de pago" en Personalizar » Funciones » Pagos. De este modo, si no podemos transferir sus datos de pago, tus miembros no podrán acceder a su portal de miembros de Cobot hasta que hayan añadido su método de pago. Esto te ahorrará tener que localizarlos individualmente más tarde.

3) Una vez que la importación de miembros esté completa y los métodos de pago estén configurados, envía una solicitud de conexión masiva a tu lista de miembros para que puedan conectarse. Puedes hacerlo desde la lista de miembros en Administrar » Miembros. Puedes echar un vistazo a esta guía para ver cómo se ve el portal de miembros para tus miembros.

Esto es lo que verán sus miembros cuando les envíes la solicitud de conexión. Por favor, indícales que hagan clic en "Crear una cuenta nueva" a menos que estén segur@s de que tienen una cuenta en otro espacio de coworking que utiliza Cobot. Si es así, pueden hacer clic en "Sí, tengo una contraseña" y utilizar la información de su cuenta ya existente.
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Si tienes alguna duda, ponte en contacto con nosotros en support@cobot.me.
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Estaremos encantados de ayudarte!
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