Así que has tomado la decisión y estás listo para cambiar el software de gestión de tu espacio. A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso que te guiará por todo el proceso para garantizar una transición sin problemas de tu software actual a Cobot. ¡Es muy fácil!
💡 Antes de todo tienes que abrir una cuenta de prueba de Cobot aquí.
Una vez que hayas creado una cuenta en Cobot, solo tienes que seguir estos pasos:
Configurar los ajustes necesarios en tu cuenta de Cobot
1) Ajustes de espacio en Configuración » Básico (rellena todas las secciones allí).
2) Configuración de la factura en Configuración » Configuración de la factura.
3) Política de privacidad en Configuración » Privacidad.
5) Tus recursos
6) Tus planes
Nota importante: Asegúrate de que los nombres de tus planes en Cobot coinciden con los nombres de los planes en tu software actual, ya que esto afectará a la importación de miembros.
7) Tus formas de pago dentro de Cobot en Configuración » Pagos automáticos.
💡 Si utilizas el mismo proveedor de pagos en tu software actual que deseas utilizar en Cobot (Stripe, por ejemplo), contáctanos para ver si es posible transferir los datos de pago de tus miembros.
Completar la preparación
8) Desactiva cualquier proceso de pago en tu software actual para evitar la doble facturación a cualquier persona en tu espacio.
9) Contáctanos para ver si es posible importar tus miembros actuales por ti. Tus facturas de Cobot se enviarán en la fecha de facturación de los miembros, a partir del primer día del mes siguiente a la importación.
Puedes rellenar la hoja de cálculo que se encuentra en esta guía, o puedes darnos acceso a tu cuenta y podemos hacer una importación directa por ti.
10) Añade a tu equipo como administradores.
Transferir a tus miembros de forma eficaz
1) Notifica a tus miembros el cambio de software antes de su próxima fecha de facturación.
💡 Cuanto más tiempo les des a tus miembros para hacerse a la idea de que tu software va a cambiar, mejor. Comienza a colocar carteles visibles en tu espacio, así como a enviar correos electrónicos para que sean conscientes del próximo cambio de software.
2) Activa la función Todos los miembros deben introducir el método de pago en Personalizar » Funciones » Pagos.
De este modo, si no podemos transferir sus datos de pago, tus miembros no podrán acceder a su portal de miembros de Cobot hasta que hayan añadido su método de pago. Esto te ahorrará tener que localizarlos individualmente más tarde.
3) Una vez que la importación de miembros esté completa y las forma de pago estén configurados, envía una solicitud de conexión masiva a tu lista de miembros para que puedan conectarse. Puedes hacerlo desde la lista de miembros en Administrar » Miembros.
Puedes echar un vistazo a esta guía para ver cómo se ve el portal de miembros para tus miembros.
Lo siguiente es lo que verán sus miembros cuando les envíes la solicitud de conexión.
💡 Por favor, indícales a tus miembros que hagan clic en Crear una cuenta nueva a menos que estén seguros de que tienen una cuenta en otro espacio de coworking que utiliza Cobot.
Si tienes alguna duda, ponte en contacto con nosotros en support@cobot.me.
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