Cobot tient vos membres et vos visiteurs informés grâce à deux types d’e-mails : les e-mails automatisés, que Cobot envoie de lui-même pour des choses comme les confirmations d’adhésion, les factures et les mises à jour de réservation, et les e-mails manuels, que vous rédigez et envoyez vous-même, à un membre ou à un groupe. Vous pouvez aussi utiliser Cobot pour envoyer des e-mails directement à vos membres, par exemple au sujet des heures d’ouverture pendant les vacances ou de nouveaux évènements.

Ce guide couvre les deux : les e-mails automatisés qui existent et comment les personnaliser ou les désactiver, et comment envoyer vos propres e-mails manuels aux membres et aux visiteurs.
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Cobot a automatisé les e-mails transactionnels les plus courants pour alléger la charge de travail liée à des actions critiques comme la confirmation d’adhésion, la facturation, et plus encore. Vous pouvez modifier et personnaliser la plupart de ces modèles sous Personnaliser » E-mails.

De nombreux e-mails automatisés peuvent être désactivés en décochant la case Envoyer cet e-mail en bas de chaque modèle.
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Quelques-uns, en revanche, sont des e-mails système essentiels qui sont toujours envoyés et ne peuvent pas être désactivés. Ils sont signalés ci-dessous et détaillés plus bas.

Si vous souhaitez désactiver un e-mail qui n’est pas listé ici ou qui n’a pas de case Envoyer cet e-mail, contactez le support.

*L’e-mail Achat d’un billet d’évènement est distinct de l’e-mail Évènement publié : il est envoyé automatiquement au visiteur qui a acheté le billet, et les administrateurs reçoivent aussi une notification distincte pour cet achat. Aucun des deux n’est lié à la case Envoyer un e-mail à tous les membres lorsque l’évènement est publié : l’activer ou la désactiver n’a donc aucun effet sur l’un ou l’autre.

Quelques e-mails sont toujours envoyés et n’ont pas d’option de désactivation, car ils sont liés à la sécurité ou à l’information des participants à un évènement en cas de changements.

Les modèles d’e-mails Cobot sont déjà formatés avec toutes les informations essentielles pour vos membres et visiteurs. Vous pouvez les modifier pour ajouter des détails personnalisés comme l’adresse de votre espace ou ce que les visiteurs doivent prévoir.

Une liste des short-codes utilisables s’affiche sous chaque modèle.

Par exemple:

Le texte entouré de {{#condition}}comme ceci{{/condition}} est uniquement affiché si la condition est vraie. {{^condition}}ne pas afficher ceci{{/condition}} fait l’inverse.

Maintenant que nous avons couvert cela, parlons de la façon dont vous pouvez rendre vos e-mails plus personnels. Une fois dans votre modèle, ajoutez toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez partager.

Vous pouvez personnaliser davantage vos e-mails en mettant votre texte en gras, en italique ou en souligné. Vous pouvez également ajouter des titres, des citations et des liens pour rediriger facilement vos membres et visiteurs vers votre site web ou d'autres documents en ligne.

Il suffit de surligner un mot et de choisir parmi les options du menu contextuel.

Cobot propose un add-on gratuit qui permet de configurer des e-mails de rappel pour vos membres. Ces e-mails automatisés sont envoyés un certain nombre de jours avant la date de facturation afin de rappeler aux membres leurs frais à venir.

Consultez ce guide pour plus de détails.

La fonction d'e-mail intégrée de Cobot est conçue pour des e-mails courts et transactionnels. Il s'agit d'e-mails rédigés pour une personne spécifique ou un groupe de personnes de manière non récurrente.

Cobot n'est pas destiné aux newsletters ou aux e-mails au format plus long. Pour cela, nous recommandons l'intégration avec Mailchimp ou Zapier.

Quel que soit le mode d’envoi, Cobot enverra l’e-mail directement à l’adresse enregistrée du membre (généralement celle utilisée lors de l’inscription) et publiera le message dans son flux d’activité dans le portail membre.

Il y a plusieurs façons d'envoyer des messages à des individus:

Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre pour accéder à son Profil de membre, puis cliquez sur Envoyer un message.

Vous pouvez également voir tous les messages envoyés à ce membre depuis cet écran.

Ou bien, allez à Gérer » Messages » Nouveau message et recherchez le nom du membre dans le champ de recherche.

Vous pouvez envoyer des e-mails groupés de plusieurs manières :

Allez dans Gérer » Messages » Nouveau message et entrez les noms des membres à inclure dans le champ de recherche. Cliquez sur autant de noms que nécessaire.

Si vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe spécifique de personnes, comme les membres d’un forfait particulier, faites défiler vers le bas pour découvrir comment.

Envoyez facilement un e-mail à un groupe de membres, comme tous ceux d’un forfait spécifique ou tous ceux de votre liste de membres annulés en une seule fois.

La plupart des e-mails envoyés aux non-membres sont liés à l’une de nos fonctionnalités externes géniales. Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur le flux d’envoi des e-mails pour chaque cas :

Lorsqu’un non-membre utilise l’une des fonctionnalités ci-dessus, il est ajouté en tant que Contact. Vous pouvez envoyer un e-mail manuellement à n’importe quel non-membre depuis votre liste de contacts. Il suffit de cliquer sur son nom, puis sur l’adresse e-mail indiquée sur sa fiche contact.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement de la liste de contacts.

Vous pouvez voir un historique de tous les messages envoyés à vos non-membres sous Gérer » Messages.

Les membres peuvent se désabonner de certains e-mails, comme les e-mails Évènement publié et Notification d’anniversaire. Ils ne peuvent pas se désabonner des e-mails transactionnels, comme Nouvelle facture et Profil de la communauté publié.

Les membres peuvent se désabonner de trois façons :

Cobot automatise la facturation de vos membres pour leur adhésion, les ressources réservées, les tickets de coworking supplémentaires et d’autres types de frais.

Il automatise également la facturation des non-membres lorsqu’une action, comme une réservation via votre Portail de réservation externe, est effectuée.

Lisez la suite pour en savoir plus sur ces fonctionnalités.

Par défaut, Cobot génère des factures pour tous les frais de vos membres. Cela inclut les frais d’adhésion, les frais de réservation, les tickets de coworking et les options supplémentaires. Les factures sont publiées dans le portail membre de chaque utilisateur pour un accès facile.

Les factures ne sont PAS, cependant, envoyées automatiquement par e-mail à vos membres.

Pour en savoir plus sur les paramètres de facturation et le fonctionnement de la facturation des membres, consultez ce guide.

Il existe plusieurs façons pour vos non-membres de recevoir des factures par e-mail. Celles-ci sont généralement envoyées automatiquement après un achat ou une réservation.

Consultez ce guide pour en savoir plus sur le fonctionnement de la facturation des non-membres.

Cobot n'est pas conçu pour les newsletters ou les e-mails au format plus long. Nous vous recommandons d'utiliser Mailchimp ou un service similaire pour l'envoi de newsletters et d'autres matériels marketing. Les applications de newsletters garantissent la livraison de vos e-mails, et elles vous permettent également de suivre le succès de vos campagnes d'e-mails.

Consultez notre extension Mailchimp sous Extensions » Newsletters Mailchimp. Lorsqu'elle est activée, elle ajoute immédiatement vos membres à votre liste de diffusion Mailchimp.

Consultez ce guide pour plus de détails. Ou, consultez Zapier pour connecter Cobot à une autre application de newsletter.